Directorul administrativ: responsabilități, funcții și cerințe

Pentru ce este descrierea postului? Acest document important limitează funcțiile funcționale ale angajatului, își asigură autoritatea oficială, stabilește cerințe obligatorii pentru solicitantul unui loc vacant, introduce cetățeanului drepturile sale inalienabile (la locul de muncă), responsabilitatea deplină pentru acțiuni / inacțiune, decizii. Astăzi vă vom prezenta fișa postului directorului administrativ. Anume, cu principalele prevederi ale acestui document, structura și conținutul standard. Ne începem povestea cu o cunoștință generală cu postarea.

Despre poziție

Directorul administrativ este o unitate cu normă întreagă, cea mai caracteristică marilor corporații cu un sistem extins de management. Ce face un specialist? Cel mai adesea, acesta este directorul adjunct pentru activitatea administrativă. Cu toate acestea, următoarele sunt adesea în viziunea sa:

• Oficiul;
• Departamentul IT;
• secretariat;
• arhive și așa mai departe.

Domeniul de aplicare al funcționarului

Direcția administrativă se ocupă în principal de problemele organizaționale. În unele cazuri, domeniul de aplicare al autorității și atribuțiilor sale include următoarele:

• Siguranța în organizație.
• Etica corporativă.
• Întrebări privind disciplina muncii într-o companie sau întreprindere.

Directorul administrativ - un manager de nivel suficient de înalt. Sarcinile oficiale ale acestui angajat înseamnă că este autorizat să se angajeze în conducerea generală a activității unităților sale din subordine. Și asta înseamnă că angajații lor sunt direct subordonați acestui funcționar. De aici rezultă direct că cerințele de calificare destul de stricte sunt impuse directorilor administrativi.

Reglementarea legislativă

De regulă, la întocmirea fișelor de post, specialiștii din serviciul personalului organizației sunt îndrumați de CEN (Ghidul de referință pentru calificări unificate pentru manager, specialiști și alți angajați). Actul a fost aprobat prin ordin al Ministerului Muncii nr. 37 în 1998.

Dar în TSA nu există un director administrativ (fișa postului de angajat). De aici rezultă că, atunci când pregătesc un document pentru acest angajat, specialistul în resurse umane se poate baza pe acte pentru posturi similare:

• Șeful unității de afaceri;
• șeful biroului;
• administrator șef (senior);
• Șeful departamentului de arhivă și așa mai departe.

Planul de descriere a postului

Nu există un model strict definit aici. Cu toate acestea, fișa postului directorului adjunct pentru munca administrativă trebuie să conțină în mod necesar următoarele secțiuni:

• Dispoziții generale
• Principalele obiective ale activității.
• Responsabilități funcționale ale unui specialist.
• Drepturile unui funcționar.
• Responsabilitatea angajatului.

Pe baza acestui document, invităm cititorul să se familiarizeze cu aspectele activităților șefului activității administrative.

Dispoziții generale din fișa postului

Începem să analizăm structura acestei secțiuni a documentului:

1. Numele complet al poziției. În cazul nostru, totul este simplu: „director administrativ”.
2. Descrierea poziției, cerințele de subordonare. În cazul nostru, specialistul este subordonat CEO-ului. El, la rândul său, poate avea unități mai mici și conducătorii lor.
3. Condițiile de admitere a solicitantului într-un loc vacant, precum și condițiile pentru eliberarea din funcție a acestuia, care nu contravin legislației rusești în vigoare în domeniul muncii. În cazul nostru, primirea și demiterea au loc la ordinele directorului general al organizației.
4. Indicație a salariatului care va acționa temporar ca director al părții administrative în absența acestuia din urmă la locul de muncă.

Cerințe de calificare pentru solicitantul pentru funcție

Deoarece activitatea directorului administrativ nu este indicată în mod direct în TSA, este destul de dificil să distingeți singuri cerințele de calificare pentru funcționarul personal. Cel mai adesea indică faptul că este necesar un angajat cu studii superioare (într-o specializare legată de activitățile companiei angajatoare în domeniul managementului personalului), precum și experiență în funcții de conducere.

Cunoașterea și îndrumarea necesară

Această secțiune a descrierii postului indică următoarele:

1. Lista cunoștințelor pe care ar trebui să le posede un funcționar. Acesta este Codul Muncii din Rusia, procedura de raportare (inclusiv evidența personalului) etc.
2. Lista actelor normative prin care directorul administrativ trebuie ghidat în activitățile sale oficiale. Acestea sunt legislația rusă, actele locale și ordinele organizației angajatoare, reglementările interne ale muncii etc.

Principalele funcții ale funcționarului

În această secțiune, pentru directorul departamentului administrativ, este important să se indice principalele sarcini ale specialistului la locul de muncă. Valoarea implicită este următoarea:

1. Controlul asupra activităților subdiviziunilor structurale ale organizației.
2. Lucrați cu o varietate de documentații economice și administrative.
3. Căutare de birouri și instalații de producție pentru companie.
4. Oferirea angajaților corporației de papetărie, echipament de birou, mobilier etc.
5. Selectarea personalului pentru posturile vacante din unitățile structurale subordonate.
6. Luarea deciziilor responsabile pentru încurajarea angajaților distinși din subordine, penalizarea celor care încalcă disciplina muncii.

Atribuțiile funcționale ale unui funcționar: versiunea nr. 1

La întocmirea instrucțiunilor pentru directorul administrativ (șef adjunct), ofițerul de personal ar trebui în această secțiune să concisă, dar în detaliu și să descrie în mod clar îndatoririle unui specialist. Deoarece nu există recomandări specifice în CEN, vă oferim mai multe versiuni ale conținutului acestei secțiuni.

Primul va arăta astfel:

1. Menținerea programului de vacanță.
2. Înregistrări de timp.
3. Controlul disciplinei muncii în companie.
4. Comunicarea directă către angajații obișnuiți a instrucțiunilor conducerii companiei.
5. Monitorizarea executării în timp util de către lucrătorii departamentali a ordinelor șefului.
6. Stabilirea de contacte cu parteneri, contractori, agenții guvernamentale. Solicitarea documentației de la ei, participarea la discuții, soluționarea problemelor care nu necesită prezența obligatorie a directorilor corporativi superiori.
7. Organizarea de evenimente corporative de masă pentru lucrătorii din companie.
8. Control asupra asigurării siguranței bunurilor organizației angajatoare.
9. Implementarea măsurilor care contribuie la prevenirea și eliminarea conflictelor oficiale în cadrul companiei.
10. Organizare curățare birouri, spații industriale, teritoriu adiacent.
11. Furnizarea angajaților companiei cu birou, accesorii de producție, utilaje, echipamente etc.
12. Efectuarea unui briefing inițial cu angajații nou-angajați - cu privire la măsurile de siguranță, reglementările de securitate la incendiu, protecția muncii
13. Evaluarea contribuției lucrătorilor la dezvoltarea corporației, luarea de decizii responsabile cu privire la promovarea angajaților.
14. Participarea la rezolvarea problemelor de încălcare a disciplinei muncii, supunerea conducerii superioare a propunerilor de acțiune disciplinară.

Atribuțiile funcționale ale unui funcționar: versiunea nr. 2

Acum imaginați-vă o altă versiune a descrierii postului. Anume - secțiunea care reprezintă îndatoririle directorului administrativ al companiei:

1. Managementul general al activităților administrative ale organizației.
2. Organizarea și implementarea documentației pentru compania angajatoare. Cu alte cuvinte, organizarea fluxului de lucru.
3. Pregătirea bugetului administrativ. Monitorizarea deșeurilor, optimizarea costurilor.
4. Administrarea personalului administrativ - biroul, secretariatul, AHO (biroul administrativ).
5. Participarea la selectarea personalului direct pentru unitățile administrative.
6. Monitorizarea respectării normelor de protecție a muncii, a reglementărilor împotriva incendiilor, a măsurilor de siguranță.
7. Organizarea activității structurilor de comunicare internă - regulile pentru interacțiunea departamentelor, sistemelor informaționale, angajaților și unităților structurale.
8. Configurarea proceselor de afaceri și îmbunătățirea ulterioară a acestora.
9. Sprijin metodologic al companiei: elaborarea standardelor de serviciu, reglementări, precum și monitorizarea implementării acestora.
10. Managementul achizițiilor (echipamente, consumabile, papetărie, mobilier de birou etc.).
11. Interacțiune cu organizații, parteneri care susțin activitățile companiei angajatoare, licitație.

Atribuțiile funcționale ale unui funcționar: versiunea nr. 3

Și cea mai recentă versiune a îndatoririlor directorului administrativ:

1. Monitorizarea executării complete și în timp util de către societatea de administrare, locatorul spațiilor de birouri (dacă este cazul) a prevederilor acordurilor încheiate cu acestea. În special, pentru a asigura viața companiei.
2. Planificarea, îndrumarea și monitorizarea activităților lucrătorilor din AHO, precum și a firmelor contractante care lucrează în beneficiul companiei angajatoare (apă, alimente, curățenie etc.).
3. Asigurarea bunei funcționări a organizației.
4. Organizare reparații, restaurare, restructurare de birouri, spații industriale (inclusiv cu implicarea antreprenorilor). Coordonarea acestor acțiuni cu proprietarul, compania de administrare etc.
5. Organizarea de locuri de muncă pentru noi lucrători.
6. Furnizarea companiei cu mobilier, aparate, echipamente, consumabile noi.
7. Căutarea și organizarea ofertelor.
8. Întreținerea contractelor cu contractorii, furnizorii de servicii necesare.
9. Plata facturilor, finanțarea proiectelor administrative.
10. Flux de lucru cu contractori, parteneri, proprietar.
11. Organizarea transportului angajaților, livrarea documentației.
12. Organizarea locurilor de muncă.

Drepturi de specialitate

Fișa postului este necesară pentru a garanta specialistului îndeplinirea sarcinilor sale oficiale. Drepturile standard ale unui director administrativ sunt următoarele:

• Capacitatea de a lua măsurile necesare pentru a elimina situațiile de conflict.
• Emiterea ordinelor (în limitele competenței oficiale) obligatorii pentru angajații din subordine.
• Depune propuneri către conducerea superioară pentru impunerea sancțiunii disciplinare, angajarea de noi angajați, eliberarea lucrătorilor de la sarcinile de muncă.
• Încheiați acorduri cu partenerii și contractanții pentru achiziționarea de echipamente și materiale necesare. Efectuarea operațiunilor bancare relevante.
• Desfășura negocieri în cadrul autorității lor în numele întregii companii angajatoare.

La cererea angajatorului, lista de drepturi de mai sus a unui funcționar poate fi extinsă.

Responsabilitatea unui funcționar

Această secțiune a fișei postului oferă informații despre responsabilitatea disciplinară, penală și administrativă a directorului AXO. Următorul lucru este standard aici:

• Răspunderea disciplinară pentru încălcarea reglementărilor interne ale muncii, nerespectarea ordinelor unui management superior, precum și atribuțiile prevăzute de fișa postului.
• Pentru comiterea acțiunilor (inacțiunea), a cărei responsabilitate apare în baza Codului infracțiunilor administrative, Codul penal al Federației Ruse.
• Pentru că a provocat daune materiale atât companiei angajatoare, cât și angajaților acesteia. Responsabilitatea revine Codului civil al Federației Ruse.

Directorul administrativ, ca orice alt angajat, trebuie să respecte cu strictețe cerințele din fișa sa. Înainte de începerea îndeplinirii atribuțiilor de muncă, angajatul trebuie să se familiarizeze cu conținutul acestui document, să-l asigure cu semnătura sa. Descrierea postului prezentată mai sus reflectă, în termeni generali, toate aspectele activităților directorului adjunct pentru ACh într-o companie mare, într-o întreprindere.