Proiectarea inventarului arhivistic din țara noastră în ultimii ani este deosebit de relevantă datorită modificărilor, reformelor, restructurărilor și modificărilor în curs de desfășurare a sectorului economic. Informațiile stocate în arhive sunt considerate importante și valoroase. Vă permite să înțelegeți de ce situația s-a dezvoltat într-un mod specific, precum și să înțelegeți care sunt perspectivele pentru viitor. Arhivele sunt o sursă de informații neprețuită, dar abia atunci sunt utile atunci când o poți naviga. Pentru aceasta a fost introdus un sistem de organizare a arhivelor.
Relevanța problemei
Arhivele țării noastre vizează acumularea de informații fiabile. Principala funcție a inventarului arhivistic este de a simplifica căutarea informațiilor necesare în cele mai mari depozite de informații. Pentru aceasta, este oferit un sistem de referință, o bază metodologică care se aplică tuturor instituțiilor arhivistice ale statului. De fapt, vorbim despre un aparat științific și de referință, datorită căruia funcționează o arhivă la nivel național. Eficiența acestui dispozitiv depinde de cât de eficient și atent sunt formate directoarele, adică de inventar.
Realitățile actuale ale activității sunt astfel încât un inventar arhivistic de cazuri este un ghid de referință cheie pentru a ajuta la navigarea printre marea de informații. Inventarul este un document care listează fișierele stocate, în același timp este folosit pentru înregistrarea documentației. Sarcina informațională este estimată ca fiind mare, inventarul servește drept bază pentru compilarea indicatoarelor și ghidurilor. În multe feluri, cât de bun este inventarul, determină cât de ușor și rapid se găsesc informațiile de care aveți nevoie. Ele vorbesc despre două funcții principale ale unei astfel de documentații: informații și contabilitate.
Despre terminologie
Fișierul arhivistic al cazurilor este directorul principal care structurează activitatea unei organizații de arhivare. Inventarul este un registru contabil, în același timp este un obiect științific și de referință, oferind posibilitatea de a găsi rapid ceea ce căutați. Inventar - ultima etapă a documentației cu documentație care trebuie să fie stocată în arhiva de stat sau organizată cu un departament. Pentru ca arhiva să fie complet echipată, este necesar să se întocmească inventare pentru toate chestiunile destinate depozitării permanente sau mai mult de un deceniu. Este necesară crearea de directoare care să descrie care documentație personală legată de stat a fost evaluată de experți și recunoscută ca fiind valoroasă, de aceea trebuie să fie și stocată.
În lucrările moderne de birou, vorbind despre inventarele arhivistice și scopul lor, acestea observă că documentația aparține categoriei de referință. Este format pentru a descrie compoziția și conținutul unităților stocate, precum și pentru a consolida sistemul de sistematizare și contabilitate adoptat într-un anumit fond. Obiectele care sunt luate în considerare în inventar sunt unități. Fiecare inventar este la un nivel. Ar trebui să existe suficiente informații în ea, astfel încât să puteți găsi datele necesare în unitate, fără a petrece mult timp pe ea.
Care și unde
Conform recomandărilor metodologice, compilarea inventarelor arhivistice ar trebui individualizată pentru cazurile care sunt destinate să fie stocate permanent, mai mult de un deceniu și cu privire la informații personale despre personal. Separat, este necesar să se întocmească un inventar al cazurilor strict unei singure persoane juridice. De exemplu, poate fi vorba de documente oficiale de investigație, judiciare sau rapoarte științifice - totul depinde de natura instituției.De obicei, inventarul este format în aceeași instituție în care documentele care urmau să fie stocate au fost compilate și transferate cu acestea în arhivă. Organizațiile arhivistice de stat au un aparat științific specializat. Dacă descrierea primită nu corespunde standardelor sale, inventarul este întocmit din nou, ținând cont de cerințele locale.
Compilarea unui inventar de arhivă vă permite să dezvăluiți compoziția documentației, să descrieți conținutul acesteia, să simplificați contabilitatea numărului total de fișiere stocate și să ajute la stabilizarea sistematizării interne a gestionării circulației documentare. Fiecare caz este descris pe un card special. Trebuie indicat titlul, din care este clar ce tip de documente sunt stocate în interior și conținutul unei astfel de unități. Un inventar completat corect descrie clar conținutul întregului fond de documentare.
Funcționalitate și compilare: o serie de nuanțe
Compilarea unui inventar de arhivă vă permite să determinați câte unități sunt în fond. Prin aceasta, sunt implementate siguranța documentației și controlul asupra ajustării volumului. Deoarece cazurile li se atribuie numere de serie, puteți găsi rapid informații utile. În același timp, inventarul ajută la stabilirea și setarea unei aranjări raționale a documentației corespunzătoare logicii clare. Clasificarea documentației în cadrul arhivei este o grupare bazată pe unele calcule științifice. În acest caz, sunt luate în considerare caracteristicile structurale acceptate istoric într-o anumită instituție, precum și specificul activității fondului.
Clasificarea, care este un element integrant în inventarul arhivistic, presupune mai întâi elaborarea unui sistem de împărțire a tuturor cazurilor în grupuri, apoi distribuirea directă a acestuia. După ce au clasificat toate cărțile, puteți crea un inventar pentru ele. Uneori se face un inventar care reflectă toate treburile fundației. Acest lucru este de obicei necesar dacă întreprinderea nu mai există. Dacă o parte a persoanei juridice încetează să existe, atunci se formează un inventar al tuturor cazurilor pentru toți anii de existență a acestei unități.
Inventare: pentru ce sunt ele?
Documentația care explică ce probleme sunt inventate inventarele arhivistice există la nivel federal - aceasta este legislație. De asemenea, actele locale care guvernează această problemă pot fi adoptate la întreprindere. De regulă, inventarele se fac într-un an, dar pot fi întocmite și pentru o perioadă diferită. Astfel clasifică afacerile apărute în companie în această perioadă. Inventarele pot îndeplini funcții diferite, pot fi tematice. Puteți lăsa un inventar al tuturor afacerilor unui fond, puteți crea un document independent independent pentru diferite părți ale acestui fond.
De fapt, un inventar de arhivă este o listă de fișiere stocate, rezultatul final, o foaie de certificare, un director. Descrierea indică ce unități sunt stocate în fișier. Pentru a face acest lucru, utilizați numere, indexuri, rubrici, termene, numărul de foi și note. De obicei, inventarul este compilat într-un tabel și fiecare parametru listat are propria coloană. Documentația principală pentru persoana responsabilă de formarea inventarului este nomenclatura adoptată în activitatea de serviciu a întreprinderii. Înainte de a începe să lucrați în arhive, ar trebui să verificați dacă titlurile documentației se potrivesc cu numele cazului, cât de corect este formatată, dacă documentația este corectă în interior. Pentru ca inventarul să fie considerat compilat corect, toate unitățile de stocare trebuie numerotate, ținând cont de regulile interne de sistematizare. Un sistem unificat de norme este aplicat atât afacerilor, cât și obiectelor din interiorul acestora. Pentru a completa corect un articol descriptiv, trebuie să transferați toate rubricile cu cea mai mare precizie. Când introduceți elemente ale căror rubrici se potrivesc, trebuie să scrieți „Același”. Dacă anteturile diferă, informațiile sunt transferate complet.
Reguli de bază
Lista documentelor de arhivă poate consta din mai multe foi.Pe fiecare nouă, toate rubricile ar trebui să fie prezentate într-o redactare completă, corespunzând exact documentației originale, chiar dacă foaia anterioară avea aceleași nume. În note este necesar să descrieți starea fizică a documentației, precum și să puneți o notă în cazul în care cazul a abandonat. Dacă un caz conține documentație timp de câțiva ani, este necesar să o sortați, punând accent pe data de începere a întreținerii. La numerotare, valoarea „9999” nu trebuie depășită. Numere de cinci cifre nu sunt aplicabile pentru acest lucru. Dacă este posibil, totul trebuie sistematizat și descris, ținând cont de cronologie. A doua regulă de sortare este structura internă a întreprinderii.
Când este inventat un inventar de documente de arhivă, ultimul pas în formarea acestuia este un număr unic. Pentru a-l determina, acestea sunt ghidate de un registru al stocurilor. Dacă organizația primește stocuri de la unitatea structurală și le folosește în activitatea lor, pentru a genera o descriere a întregii arhive a întreprinderii, este necesar ca departamentul să transfere toate documentele în două exemplare. Inventarul pentru anul este realizat în patru exemplare, pentru afacerile personalului sunt necesare trei inventare identice. Pentru cazurile destinate depozitării mai mult de două decenii, trebuie făcut un inventar în cantitate de două exemplare. Atunci când compilați un inventar de documentație aferent personalului, trebuie să adăugați mai întâi toate comenzile, apoi listele, cardurile. Doar atunci fișierele personale sunt sortate, apoi facturile și foile de plată. În ordinea următoare sunt cărțile de lucru, partea finală este actele întocmite în cadrul accidentelor industriale. Pentru sistematizarea afacerilor personale, recurgeți la ordonarea alfabetică. Este necesar să se facă cazuri în inventar, cu accent pe anul în care persoana a fost concediată.
Structura și conținutul: subtilități de design
Pentru formarea diferitelor tipuri de inventare arhivistice sunt responsabile pentru diferite structuri ale întreprinderii. Așadar, timp de un an, un astfel de document structural ar trebui să fie format din departamente, iar responsabilitatea pentru formarea unui inventar consolidat revine arhivei departamentale. Un astfel de document va sta la baza activității specialiștilor arhivei de stat care primesc documente de la întreprindere. Ei folosesc un inventar sumar pentru a-și forma documentația internă de arhivă în așa fel încât fișierele personale și documentele destinate depozitării permanente să fie în diferite compartimente ale arhivei.
Orice formă de inventar arhivistic începe cu o pagină de titlu. Titlul este urmat de un cuprins, apoi de o prefață, după care inventarul începe direct. Asigurați-vă că enumerați toate abrevierile utilizate în document, descifrându-le, puneți indicatoare și pictați tabele de traducere. Un element necesar al inventarului este bibliografia. Apoi urmează un glosar de termeni și o foaie de certificare închide documentul. Titlul trebuie să indice complet numele arhivei și companiei care a creat documentele, numele fondului și plăcuțele de înmatriculare, numele inventarelor și datele.
Despre ce scriu?
Cuprinsul inventarului arhivistic este destinat să indice ce secțiuni se află în interior, pe ce pagini încep. Prefața acumulează informații despre întreprinderea care a format fondul de documentare, despre fondul în sine. Aici ei scriu o adnotare, descriu ce fel de documentație este stocată în interior. Prefața este, de asemenea, o listă a aparatului de referință.
Textul principal este o descriere. Pentru fiecare unitate indicați numărul de serie, titlul și autenticitatea acestuia. Dacă înainte ca firma să folosească numerele de inventar, acestea trebuie înregistrate în partea principală a inventarului. De asemenea, menționează ce unități de contabilitate sunt, câte foi sunt într-o anumită unitate, în ce limbă este compusă și în ce versiune este reprodusă. În inventar pot indica unele caracteristici vizuale ale carcasei stocate. Dacă se intenționează să stocheze documentații deosebit de importante și valoroase, descrierea poate da adnotări acestor obiecte.
O listă de prescurtări utilizate în inventarul arhivistic este necesară dacă în lucrare au fost utilizate anumite abrevieri specifice dintr-o anumită întreprindere. Prin pointe reflectă conceptele subiectului. Uneori, indicatoarele sunt asociate cu geografia, numele, datele. Adnotările sunt permise. Dacă în lucrare au fost folosiți termeni specializați, aceștia trebuie descifrați în dicționarul care însoțește inventarul. Fișa de certificare este destinată să indice informațiile totale despre document. Se spune câte foi sunt numerotate în interior, câte unități sunt stocate, dacă compoziția sa schimbat în timpul depozitării. Compilatorul inventarului este obligat să semneze o foaie de certificare. Dacă sunt necesare modificări, acestea sunt înregistrate pe fișa de certificare de către inițiator sau de altă persoană responsabilă cu procedura.
Detaliat și precis
După cum puteți concluziona din eșantioanele înregistrărilor de arhivare a cazurilor, obiectul final ar trebui să fie proiectat în conformitate cu standardele lucrărilor de birou. Este necesar să formați un birou de asistență, datorită căruia recuperarea datelor devine mai rapidă și mai eficientă. Printr-un astfel de dispozitiv, puteți obține rapid date suplimentare pe fondul de documentare. Aparatul de referință care însoțește inventarul trebuie să conțină o pagină de titlu și conținutul documentului, o prefață, o listă de abrevieri și abrevieri utilizate, precum și indexuri. În unele cazuri, pot exista elemente suplimentare - tabele, dicționare.
Titlul trebuie să indice numele arhivei în care este stocată documentația, care este numele fondului, inclusiv abrevierea, precum și numărul acestuia. Indicați numărul inventarului și numele acestuia. Cuprinsul trebuie să includă o listă completă a tuturor secțiunilor și a aparatului de referință, inclusiv prefața, lista prescurtărilor utilizate și numele pieselor. Fiecare titlu este însoțit de un număr de pagină atribuit acestuia la întocmirea unui inventar. Se consideră în mod justificabil faptul că pentru personalul de anchetă una dintre cele mai semnificative părți este cuvântul principal, care descrie istoria instituției care a format fondul. Scriu mediul istoric, condițiile în care compania a fost activă, data apariției acesteia și structura ierarhică a subordonării. Prefața indică modul în care a fost organizată documentația, cât de mare a fost instituția și ce funcții a îndeplinit, de ce a fost reorganizată sau lichidată și când s-a întâmplat.
Despre prescurtări
O astfel de listă este compilată ținând cont de alfabet. Acesta trebuie să conțină toate prescurtările utilizate la compilarea inventarului. Documentul trebuie să conțină numele complet al fiecărui cuvânt care a fost redus cel puțin o dată. De obicei, abrevierile sunt utilizate pentru a economisi spațiu, doar cuvintele folosite frecvent se schimbă. În plus, biroul de asistență decriptează toate prescurtările. Compilarea corectă a acestui element ajută la realizarea unui inventar uniform, fiecare element fiind cât se poate de informativ și transmite clar informațiile necesare cititorului.
Există unele abrevieri care sunt în general acceptate și utilizate în mod activ în vorbirea scrisă - simboluri care codifică lungimea și masa, alte unități de măsură, precum și prescurtările „t. d. "," t. e. ”și altele similare. Nu trebuie să fie pictate. Nu este necesar să se acorde o decodare acelor prescurtări care sunt cuvinte folosite de fapt. De exemplu, „comitetul sindical” se referă tocmai la această categorie de abrevieri, pe scară largă folosită în discursurile colocviale.
Cum a început totul
Din istoria omenirii se știe că inventarul arhivistic este poate cel mai vechi tip de manual de referință introdus pentru arhive. Utilizarea stocurilor în secolul al XIII-lea a fost confirmată oficial.În acele zile au fost folosite pentru a ține cont de documente importante și pentru a asigura siguranța. Datorită inventarelor, a devenit mai ușor să căutați documente, astfel încât a fost posibil să apelați la ele ca surse de informații valoroase.În perioada secolelor 13-15, inventarele au fost scurte, compilate fără sistematizare specială, doar cărți, manuscrise descrise pe scurt. De fapt, acestea erau liste informale.
În secolul al XVI-lea, abordarea inventarului a devenit mai responsabilă. Listele includeau o listă a diverselor opțiuni de documentare. Au existat inventare în care obiectele erau grupate în funcție de un anumit atribut, deși în același timp erau încă utilizate, în care informațiile erau înregistrate fără sistematică. În secolul al XVII-lea, progresul formării inventarelor a mers mai departe, au început să fie create ghiduri detaliate, care diferă unele de altele. Au fost foarte utili și chiar cercetătorii moderni, folosind astfel de inventare, obțin de la ei câteva informații importante despre cazurile realizate anterior, apoi au redactat documente. În secolul al XVII-lea, inventarele consolidează în sfârșit un caracter descriptiv sistematic.