Pentru ca compania să funcționeze eficient, în echipă ar trebui să predomine o atmosferă prietenoasă și sănătoasă. Nu întotdeauna proprietarul unei întreprinderi are puterea de a evalua în mod adecvat fiecare angajat și de a-și da seama de unde provin problemele de relație cu personalul. Pentru a rezolva situații neplăcute și a elimina posibilele conflicte, a scăpa de angajații ineficienți și a controla costurile financiare pentru personal, este necesară organizarea unui audit pe deplin al personalului organizației.
Despre ce vorbești?
Ce se înțelege în mod obișnuit prin termenul „audit”? Personalul din organizație este principala resursă, mai importantă decât banii. Iar auditul este o metodă de a determina cât de eficient este personalul. În timpul auditului, este posibil să aflați cât de bun este sistemul de control al personalului, precum și să găsiți metode de optimizare și îmbunătățire a eficienței. Scopul principal al unui astfel de eveniment este evaluarea productivității în contextul fiecărui angajat specific, ceea ce ne permite să calculăm în general cât de util este angajatul în termeni de rentabilitate.
Atunci când efectuați o analiză de specialitate, este posibil să efectuați un audit al calculelor cu personalul pentru remunerare, pentru a evalua cât de eficient este sistemul și modul de control al relațiilor din cadrul organizației:
- economică;
- socială;
- forței de muncă.
Sistemul de audit al personalului este indispensabil pentru cifra de afaceri ridicată a personalului la întreprindere, deoarece permite identificarea cauzei fenomenului.
Sarcini de analiză
Principalele sarcini atribuite specialiștilor care efectuează auditul personalului sunt de obicei următoarele:
- stabilirea dacă resursele umane corespund strategiei de creștere a companiei;
- identificarea conformității structurii manageriale și a procesului de lucru cu normele dreptului de stat;
- evaluarea eficacității angajaților care își rezolvă sarcinile;
- identificarea cauzelor problemelor de interacțiune cu personalul, găsirea modalităților de soluționare a situațiilor și reducerea impactului negativ
Cum merge?
În cazul general, auditul personalului se împarte în:
- de formare;
- colectarea datelor;
- analiza informațiilor;
- rezumare.
pregătire
Auditul și controlul personalului începe cu determinarea obiectivelor urmărite de eveniment. Pe baza acestui aspect, pregătesc suport documentar și stabilesc termene. În etapa pregătitoare, sunt numiți executorii de proiect, sunt selectați participanții și se creează un plan conform căruia datele vor fi colectate și analizate. De asemenea, este necesar să se decidă în favoarea acestui sau a acelui tip de raportare.
Lucrați cu informații
Colectarea datelor implică activități de monitorizare a fluxului de lucru al angajaților selectați. În același timp, specialiștii care efectuează auditul personalului documentației de studiu a personalului, rapoarte, efectuează sondaje și colectează chestionare, organizează interviuri cu angajații companiei. Statisticile obținute pe parcursul unui astfel de studiu sunt prelucrate în prealabil, apoi sunt supuse unei analize detaliate.
A treia etapă a activității de audit este procesarea tuturor datelor colectate anterior. Pe baza informațiilor primite se formează:
- de masă;
- grafică;
- diagrame;
- schemă.
Astfel de metode de prezentare a datelor sunt clare și inteligibile, permițându-vă să analizați rapid situația. Auditul sistemului de management al personalului se realizează ținând cont de algoritmul preselectat pentru analiza informațiilor, precum și de evaluarea eficienței angajaților.Indicatorii calculați sunt clar comparați cu companii similare, standarde științifice solide.
Pasul final
În etapa finală, auditul decontărilor cu personalul (forța de muncă, plata acestuia) a procesului de muncă ne permite să tragem concluzii. Specialiștii care au condus evenimentele formulează recomandări pentru îmbunătățirea eficienței procesului de lucru. Pe baza situațiilor identificate, devine clar modul în care resursele umane pot fi optimizate și costurile lor reduse.
Ce dă?
De ce avem nevoie de un audit? Personalul se teme categoric de astfel de evenimente, convingându-se dinainte că managerii vor pur și simplu să concedieze pe cineva. De fapt, beneficiile auditului sunt mult mai mari decât își poate imagina un laic. După ce verificarea este completă, puteți:
- evaluați dacă este nevoie de alți angajați;
- verificați dacă compania are personal;
- identificarea structurii manageriale;
- să stabilească dacă să antreneze angajații;
- înțelegeți ce stil de management este aplicat;
- evaluați climatul psihologic, social în organizație;
- identificați unde începe rezistența la inovație;
- să înțelegem dacă potențialul de inovare este mare;
- stabiliți ce distribuție a personalului în companie.
Dacă a fost efectuat un audit de calitate, personalul și liderul devin un ansamblu coeziv. Studiul identifică muncitori periculoși, neproductivi și, de asemenea, încearcă să elimine situațiile de conflict. Auditul vă permite să creați un astfel de sistem motivațional. Ceea ce se va aplica condițiilor unei anumite organizații.
Niveluri de audit
Auditul sistemului de management al personalului se împarte în trei niveluri:
- socială și psihologică;
- financiar;
- organizațional și tehnologic.
În ceea ce privește problemele monetare, se acordă atenție:
- competitivitatea companiei, pentru a evalua pe care le compară indicatorii cu media și cea mai bună pentru acest domeniu;
- eficacitatea departamentului de personal, rolul său în îmbunătățirea calității procesului de muncă;
- modul în care sunt legate costurile activităților de audit și rezultatele acestora.
Organizațional și tehnologic - un nivel care implică studiul documentelor, analiza indicatorilor pentru a vorbi despre legalitatea funcționării, eficiența. În acest aspect, auditul și controlul personalului implică o analiză detaliată a:
- muncă de rutină;
- cazuri în care angajații nu au mers la locul de muncă;
- reclamații;
- leziuni la locul de muncă;
- atitudinile angajaților față de sarcinile lor;
- nivelul de plăcere al angajaților;
- programe de dezvoltare.
În cele din urmă, socio-psihologic - un astfel de audit, care implică o analiză a relațiilor din cadrul companiei, permițând identificarea factorilor motivaționali. În același timp, sarcina este de a determina modul în care este posibilă îmbunătățirea activităților companiei în ansamblu și a fiecărui angajat în special.
Caracteristici importante
Managerul trebuie să comunice imediat în mod clar tuturor angajaților în ce scop este planificat auditul. Personalul va fi gata să se întâlnească numai dacă fiecare angajat înțelege că evenimentul este benefic și util pentru el. Desfășurarea unui training special sau a unui seminar care explică principalele obiective, momentele auditului pot fi cea mai bună soluție a problemei și un bun început de comunicare între specialiștii invitați și personalul permanent.
La verificarea indicatorilor obținuți în timpul etapelor descrise mai sus, aceștia sunt analizați în ansamblu, adică cuprinzător. Această abordare este o garanție că rezultatul va reflecta dinamica companiei.
Mai mult, un audit nu este doar o verificare a modului de funcționare eficientă a unui angajat sau a unei unități. În cadrul evenimentelor, este analizat sistemul de management al personalului implementat în organizație. Inspectorii vor acorda o atenție considerabilă managerilor companiei, precum și managerilor de la diferite niveluri.
Gestionăm firma cu pricepere
Managementul întreprinderilor este, în primul rând, managementul priceput al resurselor umane. În același timp, munca este împărțită în trei niveluri:
- liniar;
- strategică;
- funcțional.
Rezultă că verificarea ar trebui să urmeze și aceste niveluri. Dar rezultatele auditului ar trebui să fie utile în planificarea pe termen lung a viitoarei firme. Unele concluzii vor ajuta la înțelegerea care sunt nevoile pe termen scurt ale anumitor lucrători. În cele din urmă, un audit vă permite să aflați dacă este nevoie de mai mulți manageri în organizație.
Un audit strategic este o analiză din punctul de vedere al înalților funcționari ai companiei. În același timp, experții examinează practicile de management din companie și analizează modul în care funcționează serviciul de personal. Pentru a obține date, este necesar să intervievăm întreaga echipă de management, să studiem planul de afaceri, să evaluăm activitatea serviciului de personal. Această abordare ne permite să înțelegem cum să facem compania mai competitivă prin identificarea caracteristicilor puternice, slabe, a riscurilor și potențialului întreprinderii.
Competitivitatea ca cale spre succes
În timpul auditului, este posibilă creșterea competitivității companiei pe piață datorită următoarelor măsuri:
- eliminarea deficiențelor structurale, menținând în același timp potențialul personalului, astfel încât compania își consolidează poziția, eliminând elemente inutile și nedorite din structura sa. De regulă, procesul implică reorganizarea întreprinderii, în care unele unități sunt excluse, angajații renunță și strategiile companiei se schimbă;
- identificarea caracteristicilor unice ale organizației, făcând-o atractivă pentru potențialii angajați și clienți.
În general, competitivitatea este determinată de cât de eficient utilizează compania potențialul fiecărui angajat. Gestionarea personalului se realizează nu numai prin mecanisme bine cunoscute de gestionare a documentelor, ci și indirect prin:
- inovare;
- de introducere pe piață;
- serviciu.
Nu uitați că, cu cât productivitatea companiei este mai mare, cu atât fiecare angajat își respectă compania.
Nuanțe semnificative
Pentru a evalua compania pe piața personalului, sunt folosiți următorii indicatori:
- personalul companiei;
- nivelul de satisfacție a angajaților
Un audit vă permite să evaluați strategia companiei la nivel operațional, când rezultatele lucrărilor sunt analizate direct. Auditorul studiază:
- corelarea scopului și rezultatului;
- capacitatea de a îmbunătăți, de a simplifica fluxul de lucru;
- capacitatea de a obține același rezultat cu o investiție mai mică.
Aplicând metode eficiente, este posibilă dezvoltarea resurselor umane, creșterea personalului și îmbunătățirea sistemului de gestionare a informațiilor. Toate procesele legate de serviciul personalului sunt supuse direct și indirect unui studiu atent.
caracteristici ale
În cercetarea la întreprindere:
- persoana responsabilă iese în evidență;
- obiectivele sunt formulate;
- studierea politicii, metode practice de realizare a obiectivelor;
- Rapoartele de resurse umane sunt analizate;
- rapoartele sunt pregătite cu recomandări privind situația;
- se formează un plan de dezvoltare a companiei;
- analizează consecințele corectării deficiențelor detectate cu un plan.
Nu este atât de simplu
Fiecare direcție a auditului necesită mult timp și efort. Un audit extern este destul de scump și este disponibil numai pentru firmele care sunt „în siguranță pe picioare”. În același timp, este necesar un audit dacă există dorința de a crește eficiența și de a obține rezultate mai bune decât cele existente.
Multe companii mari din vremea noastră introduc în personalul lor specialiști implicați în audit în cadrul organizației. Această practică a demonstrat eficacitate cu un serviciu descentralizat de personal și prezența sucursalelor regionale.
Odată cu executarea corectă a procesului, un audit intern permite detectarea în timp util a defectelor din activitatea companiei și luarea de măsuri pentru eliminarea acestora.Principiile unui astfel de audit:
- independența specialiștilor;
- responsabilitate;
- competență.
Dar banii?
Cu măsuri cuprinzătoare, este obligatoriu un audit al decontărilor cu personalul pentru salarii. Se acordă atenție măsurii în care compania respectă cerințele actelor normative, legale și ale legilor care reglementează relațiile de muncă. Specialiștii în verificare analizează cât de corect și corect calculează:
- de retenție;
- plata;
- deduceri fiscale;
- plăți de salarizare;
- componentă socială.
Auditul reglementărilor de personal se bazează pe coduri care reglementează relațiile de muncă, dreptul civil și legislația fiscală.
Pentru a obține date, sunt necesare documente privind registrele de transfer, recrutare, disponibilizări, primare, raportare, contabilitate.
Ce ai nevoie?
Dacă planificați un audit al decontărilor cu personalul pentru remunerare, nu uitați că analiza este posibilă în prezența contabilității primare, pentru care sunt utilizate formulare uniforme.
Șeful companiei trebuie să furnizeze documentele:
- ordine de angajare;
- Carduri T2;
- comanda trimiterea personalului in vacanta la alte posturi;
- documente privind încetarea angajării.
Un audit corect cu personalul de salarizare este posibil dacă specialistul în verificare are la dispoziție:
- salarizare;
- foaia de ore lucrate;
- fișă de timp;
- declarațiile T-49;
- cont personal.
Inspectorul primește informații suplimentare din documentele primare care fixează plata lucrărilor, luând în considerare și dezvoltarea.
Set de măsuri
În timpul auditului, se acordă atenție următoarelor registre:
- rezumat;
- în al 76-lea cont;
- reviste numărul 8, 10;
- bilanț;
- contor general.
În timpul verificării auditului:
- respectarea legii;
- contabilitate, controlul plăților de plată în cazul lucrărilor de piese;
- controlul timpului;
- calculul deducției;
- seif pentru plată;
- Impozite pe salarizare;
- salariul depus.
Acest lucru este important!
Contabilitatea analitică a companiei ia în considerare toate persoanele fizice:
- în liste;
- neintră în ele.
Luând în considerare:
- plata;
- premium;
- beneficii;
- altele;
- diverse deducții, inclusiv impozit.
Informațiile despre acest lucru sunt de obicei stocate într-un cont personal, în decontare, documente de plată. Studiul datelor este simplificat prin documentație în format electronic. Se recomandă păstrarea de registre separate pentru diferite articole de numărul menționat mai sus.
La verificare, specialistul angajat examinează dacă există o contabilitate ca atare, află cât timp sunt stocate date, din care este posibil să se obțină rentabilitatea anuală a întreprinderii, veniturile anuale ale angajaților acestei companii.
Venitul total se formează datorită:
- taxe directe;
- profit în natură;
- profit din rezultatele unei anumite perioade;
- prețuri pentru angajații companiilor de turism într-o serie de regiuni;
- nutriție gratuită;
- plăți unice.
Regiunile specializate includ:
- latitudine nordică;
- teritorii echivalate cu ele;
- Extremul Orient.
Auditorul efectuează controlul calculelor prin analizarea următoarelor documente din fluxul de lucru intern al organizației:
- declarații, plăți;
- documentație primară;
- conturile personale ale angajaților.
În acest caz, se verifică rezultatele companiei și rezultatele fiecărui departament al companiei. Apoi, auditorul stabilește dacă deducerile s-au făcut corect și s-au plătit salariile. Asigurați-vă că acordați atenție impozitului social unic. Pentru a monitoriza situația, specialistul solicită acces la baza de impozitare. Deducțiile acoperă următoarele domenii:
- pensii;
- asigurare medicală;
- asigurare socială.
Atunci când analizăm corectitudinea remunerației muncii, se acordă atenție celui de-al 76-lea cont, potrivit căruia există o interacțiune cu creditorii, debitorii. În același timp, auditorul află care carduri au fost păstrate și cum au fost completate, precum și dacă s-a acordat atenție sumelor depuse, modul în care au fost emise angajaților.
Trebuie amintit că există mai multe greșeli comune în calcularea salariilor inerente unui număr mare de companii. Auditorul verifică fără greș pentru fiecare întreprindere, prin urmare, proprietarul întreprinderii, pregătindu-se în prealabil pentru audit, poate controla el însuși astfel de momente. Acestea sunt următoarele defecte grave:
- lipsa foilor de timp;
- lipsa formularelor standard pentru documentația de plată primară;
- evaluare improprie a impozitelor;
- calcularea incorectă a sumelor pentru diferite tipuri de plăți;
- contabilizarea incorectă a veniturilor totale ale angajaților (adesea nu include bonusuri, cadouri etc.).
Pentru a rezuma
Efectuarea unui audit al personalului și a așezărilor cu angajații ne permite să formulăm o serie de propuneri pentru îmbunătățirea eficienței procesului de lucru. În cadrul personalului, acest lucru este exprimat în recomandarea de a reorganiza întreprinderea, de a introduce noi sisteme de motivație sau de a aplica alte metodologii.
În ceea ce privește calculele de salarizare, cea mai comună recomandare este introducerea unui sistem automatizat de salarizare care să conțină forme standard de documente. Acest lucru simplifică procesul și îl face mai rapid, eliminând practic probabilitatea unei erori provocate de factorul uman.