Chiar și cea mai bogată companie care deține cel mai rentabil produs, se gândește la economii rezonabile. Numai în acest caz, ea va avea mai multe mijloace și oportunități pentru a-și menține propria afacere la plutire și dezvoltarea ulterioară.
Nu este un secret că, cu cât întreprinderea este mai mare, cu atât costurile ei sunt mai mari. Mai mult, elementele bugetare secundare, care includ tipărirea documentelor, ocupă împreună partea sa de leu. Și având în vedere cursul actual de schimb al dolarului, fișierele tipărite pot fi cu adevărat „aur”.
Câți bani este nevoie pentru a tipări documente?
Conform statisticilor publicate de Hewelett-Packard, fiecare întreprindere care poate fi clasificată ca o întreprindere medie sau mare cheltuie aproximativ 6% din profiturile sale pe costurile de hârtie. Pentru unii, acest procent, în procente, poate părea mic, dar nu este deloc.
Dacă venitul mediu lunar al companiei este de 10 milioane de ruble, atunci tipărirea documentației costă aproximativ 600 de mii de ruble! Este foarte dificil să numim o astfel de cifră mică sau nesemnificativă.
Optimizarea rezonabilă a costurilor de imprimare va ajuta un serviciu nou, dar nu foarte popular - externalizarea tipăririi.
Ce este externalizarea tipăririi și cum funcționează
Acest serviciu va ajuta la economisirea de bani doar pentru întreprinderile mijlocii, mari și foarte mari, cu fluxuri de lucru interne și externe mari. Externalizarea de tipărire este uneori denumită „întreținere de copiere”.
Calcularea exactă a costului tipăririi este uneori nu doar dificilă, ci pur și simplu incredibilă. Acest lucru se întâmplă pentru că achizițiile sunt făcute de diferite departamente:
- Biroul (hârtie) este achiziționat de către administratorul biroului, secretar, orice alt angajat AXO.
- Departamentul IT este responsabil pentru achiziționarea și repararea la timp a echipamentelor de imprimare.
- Cartușele de reumplere, ca orice alte consumabile, sunt îngrijite de departamentul de achiziții.
În diferite orașe și regiuni, zeci, sute și chiar mii de lucrători își dublează reciproc munca zi de zi. Echipamentele de birou din când în când necesită nu numai reglare sau realimentare, ci și reparații. Costurile cresc atunci când fondurile companiei sunt utilizate irațional: imprimanta rămâne fără cerneală, iar contractul pare decolorat, foi de imprimare „test”, când trebuie să verificați operativitatea echipamentelor de imprimare etc.
Externalizarea tipăririi nu este altceva decât un serviciu complet al echipamentelor de imprimare. Tot beneficiul său este că clientul plătește numai pentru copiile documentelor realizate.
Cum se păstrează contabilitatea de tipărire și cum se scoate contorul de copii din imprimantă?
Pe toate modelele noi de tehnologie de imprimare, este oferit un contor de copii produse. Este posibil să luați manual lecturile de la acest contor sau este posibil și în modul automat.
Metoda manuală, care prevede tipărirea obișnuită a unei pagini de configurare, nu este cea mai convenabilă, dar cea mai precisă. Folosirea diverselor programe software care ajută la monitorizarea imprimantelor (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor etc.) este populară.
Toate programele listate afișează cantitatea de cerneală conținută în cartușe, prezența foilor tipărite, timpul aproximativ până la înlocuirea cartușului etc.
Un minus semnificativ pe care îl are metoda automată este integrarea obligatorie cu Internetul. Nu toate instituțiile publice sau private vor risca scurgerea de date interne.
Beneficiile evidente ale utilizării
Indiferent de metoda aleasă, externalizarea tipăririi poate fi numită un mijloc mai eficient de contabilizare a procesului de tipărire a documentelor. În plus, vă permite să colaborați cu un alt furnizor de servicii de tipărire și să optimizați programul de lucru al departamentului IT, care se ocupă nu numai de întreținerea regulată a imprimantei, ci și de realimentare, configurare și reparare a acesteia.
În acest caz, puteți uita complet de eficiența cantitativă a cartușelor, de caracteristicile lor tehnice, de realimentare.
Acest format de serviciu prevede plata la finalizarea lucrărilor, adică se plătesc bani pentru documentele tipărite de calitate. Ca și alte acorduri, acordul de externalizare prevede termene clare pentru furnizarea de servicii, costul acestora și timpul de plată.
O companie care a încheiat un astfel de contract se scutește complet de multe griji mici: cumpărarea de hârtie, echipamente și alte materiale consumabile, nu-și face griji cu privire la repararea echipamentelor, economie de energie electrică și tipărirea documentelor pentru nevoile personale ale angajaților.
Ce timbru nu va fi plătit?
Într-adevăr, acordul nu prevede decât o imprimare de calitate. O foaie tipărită de calitate nu trebuie să includă:
- diverse puncte pe hârtie;
- dungi și amprentă;
- diverse zgomote externe;
- blocaje de hârtie și avarii mecanice;
- distorsionarea imaginii;
- particule de toner.
Care sunt modalitățile de plată a serviciului?
Costul unei copii a documentului, care este plătit de client, a inclus deja toate cheltuielile pentru materiale, întreținere și repararea echipamentelor.
Contrapartida poate oferi mai multe moduri posibile de plată pentru serviciile sale:
- Cel mai adesea, întreprinderile încheie acorduri tradiționale care includ costul fiecărei copii.
- Întreprinderile mari cu un flux de muncă uriaș sunt interesate de un contract de preț unic. Cu alte cuvinte: pentru utilizarea nelimitată a echipamentelor, compania plătește lunar o singură tarifă.
- Clienții care își cunosc clar nevoile mici sunt mai bine utilizând un contract cu preț fix. În acest caz, plata lunară obligatorie include o limită de pagină la un preț special, iar în cazul în care compania tipărește mai mult decât standardul specificat, un preț tipărit, care a fost făcut peste excesul normei, este cumpărat la prețul obișnuit.
Capcanele și contra ascunse
În ciuda numeroaselor avantaje ale serviciului, acesta are multe dezavantaje ascunse:
- Datorită costului ridicat al serviciului, este recomandabil să folosiți doar organizații mari. Prețul se datorează exclusiv cartușelor și pieselor de schimb originale pentru echipamentele lor.
- Fiecare furnizor oferă servicii exclusiv pentru produsele sale, iar trecerea la imprimante de o marcă diferită poate duce la un ban destul de bun. Având în vedere situația actuală pe piața valutară globală, dependența de un producător străin nu poate fi numită sigură. Nu există un singur echipament de birou și întreținerea gratuită a acestuia costă riscuri.
- Când instalați echipament, insistați pe un laser. Cert este că este mult mai ușor și mai convenabil să păstrezi o evidență clară a copiilor tipărite.
- Unele imprimante nu includ contoare de imprimare.
- Niciun furnizor nu are în vedere imprimarea pe alte formate decât A4. Dacă organizația trebuie să imprime un document în format A3, acesta va fi contorizat ca 2 coli A4.
- Trecerea la externalizarea prin imprimare de birou este un proces îndelungat. Practica arată că coordonarea tuturor clauzelor contractului poate dura până la două luni, în timp ce organizația va avea mari dificultăți cu transferul sucursalelor din regiuni. Experții observă că, în medie, procesul de introducere a unui serviciu poate dura mult timp (de la 3 la 6 luni). Administratorii de filiale din regiuni pot intra în conflict cu inovația. Pot exista multe motive, dar cel mai des întâlnit dintre acestea este interesul personal de a lucra cu un anumit furnizor.Pentru astfel de oficiali, centralizarea presei nu poate fi visată decât în vise îngrozitoare, iar acest lucru poate deveni o problemă serioasă. Înainte de a lua o decizie atât de serioasă - trecerea la externalizarea tipăririi de birou, gândește-te cu atenție și analizează situația cu fluxul de lucru din companie.
Încercați să calculați costurile de tipărire de birou pe lună, trimestru și an. Cifra trebuie să fie exactă! În același timp, luați în considerare toate costurile ascunse (consumul de energie, timpul petrecut în service-ul imprimantelor, tipărirea fișierelor personale de către angajați etc.). Consultați ofertele de outsourcing de birou de astăzi. Nu alegeți niciodată un furnizor, ghidat de un preț excepțional de mic. O astfel de cooperare este plină de dureri de cap. Experiență și reputație importante, numărul de proiecte de succes.