Călătoriile de afaceri sunt reprezentate de călătoriile de afaceri în timpul cărora angajații întreprinderii rezolvă probleme importante pentru organizație. Excursiile pot fi în Rusia sau în alte țări. Acestea sunt plătite de angajator, pentru care angajatul pregătește un raport de cheltuieli pentru o călătorie de afaceri. Acest document include informații despre câți bani au fost cheltuiți în călătorie. Pe baza acestui raport, contabilul trebuie să transfere angajatului suma necesară de fonduri pentru a acoperi costurile suportate.
Conceptul documentului
Pentru călătoriile de afaceri, raportul avans în 2017 a fost întocmit sub forma AO-1. În 2018, forma acestui document a rămas neschimbată. Acest document este aprobat de autoritățile statistice, dar fiecare companie are posibilitatea de a efectua orice completări la acest raport.
Nu puteți adăuga doar coloane noi, dar puteți exclude și unele linii considerate redundante. Raportul de cheltuieli pentru o călătorie de afaceri este prezentat de documentul contabil principal. Servește ca confirmare că fondurile emise angajatului pentru călătorie au fost trimise într-un scop sau altul.
Nuanțe de compilare
Elaborarea unui raport de cheltuieli într-o călătorie de afaceri este destul de simplă. Acest proces este realizat de către o persoană responsabilă sau un angajat reprezentativ care a primit o anumită sumă de bani pentru călătorie de la șeful companiei. Pentru a vă asigura că aceste fonduri au fost efectiv utilizate în timpul călătoriei de afaceri, un raport este întocmit și transmis contabilului companiei.
Raportul este verificat de către contabilul șef, apoi este transferat către director pentru semnare. Dacă angajatul a cheltuit mai mult decât ceea ce a primit înainte de călătorie sub forma unui avans, atunci poate primi compensații. Acesta este emis în numerar de la casieria organizației. Pentru aceasta, un cetățean primește mai întâi un ordin de cheltuieli în numerar, care indică în ce scop au fost cheltuite fondurile.
Ce forme pot folosi?
La întocmirea unui raport de cheltuieli, angajații întreprinderilor pot utiliza următoarele documente:
- Formular AO-1 aprobat de statisticieni;
- un formular dezvoltat special de o anumită companie pe baza formularului AO-1;
- document electronic, în cazul în care compania folosește gestionarea electronică a documentelor.
Dacă compania decide să își dezvolte propria formă, atunci este important să introduceți câteva detalii necesare în ea. Dacă sunt absenți, acest lucru poate cauza anumite probleme cu inspectorii fiscali.
Cum este realizat?
Toți angajații companiei care merg în călătorii de afaceri ar trebui să înțeleagă cum să completeze un raport de cheltuieli pentru o călătorie de afaceri. Cu ajutorul acestui document vor putea confirma validitatea și legalitatea costurilor suportate. Normele de proiectare includ:
- un formular de raport este eliberat salariatului de către un expert din departamentul de contabilitate;
- Puteți completa documentația singură sau cu ajutorul unui contabil;
- datele sunt introduse imediat după călătorie;
- unele informații se încadrează în contabilii companiei.
Angajatul trebuie să atașeze alte documente la un astfel de raport, care servesc ca confirmare a anumitor cheltuieli. Sunt prezentate prin diferite cecuri, chitanțe sau alte documente de plată.
Un exemplu de raport de cheltuieli de călătorie poate fi găsit mai jos.
Ce informații sunt incluse?
Completarea acestui document se realizează pe baza documentelor oficiale disponibile angajatului companiei, care a ajuns dintr-o călătorie de afaceri.Dacă calculele au fost făcute în numerar, atunci documentele de plată sunt atașate la raport. Dacă s-au utilizat cheltuieli fără numerar, atunci va fi necesar un extras de la bancă.
Următoarele informații sunt incluse în documentație:
- informații despre cetățeanul călător;
- date despre contabilul care completează mai multe paragrafe din acest raport;
- numele organizației în care lucrează cetățeanul;
- numărul personalului;
- scopul plății în avans, reprezentat de cheltuielile casnice sau de divertisment;
- informații despre depășiri de costuri sau solduri de numerar;
- listează documentele care confirmă costurile cetățeanului în timpul unei călătorii de afaceri;
- Suma totală cheltuită de un angajat al companiei în timpul unei călătorii de afaceri
- semnătura cetățeanului.
După ce a studiat acest raport, contabilul își pune semnătura pe el. În plus, aceștia indică numărul și data raportului. Cheltuielile care urmează să fie contabilizate sunt date, precum și numărul de conturi contabile. Un document întocmit și verificat corect este transferat directorului companiei pentru studiu și semnare.
Un exemplu de completare a raportului de cheltuieli pentru o călătorie de afaceri este mai jos.
Ce documente sunt atașate?
Un angajat al companiei în timpul unei călătorii de afaceri trebuie să salveze toate documentele de plată care confirmă anumite cheltuieli. Acestea sunt înregistrate în raport în timpul finalizării acestuia. Această documentație poate fi prezentată sub diferite forme. Prin urmare, la raport sunt atașate următoarele lucrări:
- cecurile casieriei au considerat documentația cea mai comună;
- formulare stricte de raportare;
- mandate de numerar;
- chitanțe;
- aeriene;
- alte documente de plată.
Toate aceste lucrări trebuie verificate cu atenție și depozitate în condiții optime. Dacă sunt pierduți, angajatul nu va putea dovedi că a cheltuit cu adevărat fondurile primite de la angajator în scopurile necesare. În acest caz, contabilitatea poate refuza rambursarea cheltuielilor.
Dacă fondurile sunt cheltuite în organizații și magazine în care nu este emis un cec al casieriei, va trebui să solicitați verificări de mărfuri.
Care sunt dificultățile?
În procesul de completare a unui raport de cheltuieli pentru o călătorie de afaceri, pot apărea diverse dificultăți. Acestea includ:
- dacă o persoană este trimisă într-o altă țară, atunci trebuie să confirme cheltuielile cu documentele de plată primite de la străini, dar dacă nu are cunoștințe de o limbă străină, atunci este posibil să nu aibă chitanțe și cecuri diferite;
- adesea, imediat după o astfel de călătorie, un cetățean pleacă în vacanță, deci nu are timp să întocmească un raport imediat după sosire, dar poate fi necesar să formulați documentație imediat după o perioadă de odihnă;
- toate documentele primite de la străini vor trebui traduse în rusă.
Depinde de corectitudinea completării raportului și a pregătirii altor documente dacă cheltuielile vor fi rambursate corect cetățeanului.
Caracteristici atunci când călătoriți în străinătate
Călătoriile de afaceri pot fi efectuate nu numai în Rusia, deoarece de multe ori este necesar să vizitați parteneri străini, de aceea este necesară o călătorie de afaceri în străinătate. Cum se emite un raport de cheltuieli în acest caz? Pentru aceasta, caracteristicile sunt luate în considerare:
- revenind dintr-o călătorie, angajatul trebuie să întocmească un raport în termen de trei zile lucrătoare;
- dacă banii au fost eliberați în monedă străină, atunci acest lucru este indicat cu siguranță în documentație;
- informațiile privind cheltuielile în valută trebuie introduse fără transfer la cursul de schimb al rublei;
- dacă documentele care confirmă anumite cheltuieli sunt întocmite într-o limbă străină, va trebui să vă ocupați de traducerea lor în linie în rusă;
- procesul de traducere poate fi realizat de un angajat direct al companiei sau de angajați ai unor companii specializate;
- dacă biletele pentru vehicule diferite sunt create într-o limbă străină, atunci transferul detaliilor, la care se referă numele complet, este cu siguranță necesar.pasager, locul sosirii, zborul, data plecării și sosirii, precum și prețul biletului;
- nu este necesară traducerea informațiilor care nu au nicio semnificație, de exemplu, aceasta include regulile de zbor sau caracteristicile transportului bagajelor;
- nu este nevoie de transfer dacă un cetățean are un bilet electronic, deoarece toate informațiile sunt completate pe baza cerințelor Codificatorului Internațional Unificat;
- un transfer este necesar pentru toate celelalte documente justificative, care includ o factură de hotel sau un cec pentru închiriere de mașini.
Doar atunci când sunt luate în considerare toate cerințele de mai sus, un angajat al companiei va putea confirma cheltuielile țintă de bani primite de la angajator. Dacă angajații companiilor specializate sunt implicați în transfer, costurile acestor servicii sunt incluse în alte cheltuieli ale companiei.
Un angajat poate pleca în concediu după o călătorie?
Adesea călătoriile de afaceri durează destul de mult, așa că imediat după o astfel de călătorie, angajatul are nevoie de odihnă. Este permis să-și ia imediat o vacanță după o astfel de călătorie. Pentru aceasta, nu este necesar să veniți la muncă și să transferați imediat un raport avans într-o călătorie de afaceri.
Este permisă întocmirea documentației imediat după ieșirea din vacanță și nu în trei zile de la întoarcerea din călătorie.
Termenele de livrare
Documentul este închiriat în termen de trei zile. Numărătoarea inversă începe cu următoarele puncte:
- întoarcere dintr-o călătorie de afaceri;
- iesirea din vacanta;
- întoarcerea din concediul medical.
Prin urmare, numărătoarea inversă în trei zile începe din momentul în care cetățeanul se întoarce la muncă pentru a-și continua cariera. Dacă termenele pentru transferul raportului avans într-o călătorie de afaceri sunt încălcate, acest lucru duce la faptul că angajatul nu primește bani de la companie pentru a acoperi cheltuielile efectuate de acesta. În plus, această situație poate deveni baza pentru responsabilizarea companiei dacă încălcările sunt identificate de inspectorii fiscali.
Ce cablare este folosită?
Pentru a aproba un formular corect completat al unui raport avans într-o călătorie de afaceri, este necesar să introduceți datele relevante în registrele contabile. Pentru a face acest lucru, contabilul folosește înregistrări pentru a reflecta tranzacțiile de venituri sau cheltuieli. Cheltuielile sunt înregistrate în contul 71.
Dacă un cetățean a cheltuit mai mult într-o călătorie decât a primit de la angajator, poate conta pe compensații pentru astfel de cheltuieli. Pentru a face acest lucru, el trebuie să le confirme cu documente oficiale. Doar în acest caz, informația necesară este introdusă de către contabil în contabilitatea companiei.
concluzie
Călătoriile de afaceri pot fi solicitate de orice companie din diverse motive. Pot fi realizate în Rusia sau în alte țări. Muncitorii aflați în călătorii de afaceri se pot aștepta să primească compensații pentru cheltuielile lor. Pentru a face acest lucru, ei trebuie să salveze documentele de plată care confirmă cheltuielile efectuate.
După o călătorie de afaceri, un raport de avans este pregătit de către angajatul companiei. Conține informații despre toate cheltuielile din timpul călătoriei. Alte documente atașate acestuia sunt studiate de către contabil și directorul companiei. Pe baza acestui raport, datele necesare sunt introduse în contabilitatea companiei.