Ca răspuns la întrebarea: „Ce este EDI?” se oferă o scurtă excursie în istoria fluxului de lucru, se determină tipurile și scopul circulației interne și externe a documentelor organizației. Sunt dezvăluiți factorii de succes ai implementării sistemelor EDI la întreprindere și rolul managementului electronic al documentelor ca mijloc de optimizare a achizițiilor publice. Semnăturile electronice, centrele de certificare și operatorii sunt considerați ca componente cheie ale EDI. Organizarea fluxului de lucru cu agențiile guvernamentale este prezentată ca un mijloc de reducere a timpului și a costurilor. Sistemul EDM al guvernului de la Moscova este prezentat ca un exemplu de implementare a fluxului de lucru fără hârtie pe o scară de megalopolis.
Ce este EDI?
Fluxul de documente - mișcarea documentelor unei organizații din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea executării sau trimiterii; un complex de lucrări cu documente: recepție, înregistrare, corespondență, controlul executării, formarea cazurilor, stocarea și reutilizarea documentației, lucrări de referință. Conceptul de gestionare a documentelor electronice este stabilit în standardul de stat. Dă o definiție strictă, dar îngustă:
Gestionarea electronică a documentelor (FED) este un mecanism unic pentru lucrul cu documentele prezentate în formă electronică, cu implementarea conceptului de „documente fără hârtie”.
(GOST R 7.0.8-2013).
Flux de lucru: de la tablete de lut la Industry 4.0
Primele sisteme de gestionare a documentelor au apărut odată cu invenția scrierii, sau mai bine zis, a scrierii simbolice. Șeful familiei a notat cu tăieturi pe o etichetă de lemn numărul de saci de cereale colectate și mieii născuți. Acest lucru poate fi considerat începutul fluxului de lucru intern al întreprinderii.
Preoții asirieni și oficialii regatelor antice chineze, primind scris de la inventatori, au adaptat-o imediat sarcinii administrației publice - colectarea impozitelor, codificarea legilor, trimiterea ordinelor guvernatorilor și diplomației. Acest flux de lucru a fost mai mult sau mai puțin formalizat.
Era deja un flux de documente interstatale și chiar interstatale.
Odată cu dezvoltarea civilizației, regulile pentru schimbul de informații înregistrate pe un mediu au devenit mai complicate. Prima revoluție în fluxul de lucru a venit odată cu inventarea hârtiei accesibile. Cărturarii notând cele mai importante pe sulurile de pergament înmulțite cu numărul și au format masele funcționarilor de rang inferior - nu decidenți, ci copiază documentele altor persoane, realizează copii, eliberează certificate, scriu cereri, ținând cont de documentele care curgeau în reviste și livrează documente importante unui alt departament.
Și chiar în acel moment, curieri, curieri, curieri ... vă puteți imagina singur treizeci și cinci de mii de curieri!
A. Griboedov
Birocrația, ca tehnologie de management, a primit un instrument de o putere enormă. Uneori, aceasta a zdrobit statul, economia și societatea.
A doua revoluție a venit odată cu invenția mașinilor de scris. Tehnologia de management nu s-a schimbat, productivitatea birocraților și puterea lor au crescut.
Al treilea - cu apariția computerelor și a e-mailului. În prima etapă, care se încheie astăzi, tehnologiile pentru producerea și livrarea documentelor s-au schimbat. Tehnologiile de management au rămas practic neschimbate. Birocrația a digerat această revoluție. În această etapă a apărut conceptul de EDI. La început, gestionarea electronică a documentelor a reprodus meticulos toate procesele de gestionare, procedurile și rutele circulației tradiționale a documentelor.
Al patrulea - vine și bate la ușă. Esența sa este că programele și dispozitivele încep să facă schimb de date și să ia decizii fără intervenție umană. Frigiderul comandă livrarea produselor, sistemul clasei RTE (întreprinderea în timp real) primește comenzi, achiziționează materii prime, reconfigurează linia de producție și expediază produsele către client. În această etapă, umanitatea are șansa de a scăpa de armatele funcționarilor care nu iau decizii și nu produc valoare adăugată. Întreprinderile și statele avansate fac deja acest lucru.
Locul sistemelor EDI printre sistemele informaționale
În funcție de gradul de maturitate al sistemului informațional din întreprindere sau instituție, sistemul EDI poate fi:
- Un produs software implementat separat schimbă ocazional date cu alte subsisteme prin interfețe sau manual.
- Software separat, profund integrat cu sistemul de management al întreprinderii, schimbul de date este organizat online sau la apariția unui anumit eveniment.
- Modulul unui sistem de management al întreprinderilor mari (ERP de clasă sau PLM).
Printre sistemele prezentate pe piața mondială, sistemele EDI ocupă un loc între sistemele de flux de lucru și sistemele de gestionare a înregistrărilor.
Implementarea directă a gestionării electronice a documentelor bazată pe sisteme occidentale la o întreprindere (organizație) rusă este rareori reușită. Vederea lumii și diferențele etice între modelele de afaceri și modelele de servicii sunt prea mari. Un obstacol emoționant este și dragostea emoționantă a Rusiei pentru birocrație, nu ca tehnologie și mijloc, ci ca un obiectiv de sine stătător al unui funcționar sau al unui funcționar.
Gestionarea electronică a documentelor: tipuri și scop
Circulația documentelor unei întreprinderi sau organizații se împarte în două tipuri principale - externe și interne. Istoric, s-a dezvoltat pentru prima dată automatizarea fluxului de lucru intern.
Într-un mediu informațional bine construit al unei întreprinderi sau organizații, toate subsistemele de gestionare a documentelor sunt interconectate, fac schimb de date între ele și sunt echipate cu un sistem de referință încrucișată. Astfel, de exemplu, textul convenit final al contractului este disponibil pentru logistică pentru formarea cererilor de plată, finanțatorilor pentru control, tehnologilor și proiectanților - în termeni de referință etc.
Scopul principal al sistemului intern EDI este de a oferi participanților la sistem informațiile necesare pentru activitatea lor și adoptarea deciziilor manageriale, tehnice, financiare și de personal. Organizarea controlului asupra implementării deciziilor luate este, de asemenea, una dintre cele mai importante funcții ale EDI. Gestionarea documentelor electronice este, de asemenea, un mijloc de organizare a unei arhive electronice.
EDI extern are funcții suplimentare - permite organizațiilor să facă schimb de documente semnificative din punct de vedere juridic și financiar prin canale de comunicare. Un rol important îl joacă aici semnătura electronică, care permite identificarea expeditorului chiar mai fiabilă decât semnăturile și ștampile obișnuite pe documentele tradiționale.
Automatizarea fluxului de lucru în cadrul întreprinderii
La momentul deciziei privind automatizarea, compania are un sistem de flux de lucru din hârtie. Angajații creează documente în diferite programe, își transmit reciproc prin e-mail. Are un anumit nivel de maturitate și se reflectă în documente de reglementare: regulamente, instrucțiuni și reglementări.
Echipa care va fi implicată în automatizare ar trebui să studieze cu siguranță setul acestor documente, să înțeleagă cât reflectă procesele de afaceri care s-au dezvoltat efectiv în organizație. În sistemul electronic de gestionare a documentelor, fiecare flux de informații trebuie să reflecte fluxul real:
- materiale;
- financiar;
- forței de muncă.
Și serviți un proces specific de afaceri.
Modelul de afaceri creat pe baza unei astfel de analize nu trebuie să fie pus în aplicare numai în sistemul informațional, ci ar trebui să fie reflectat și în documentația de reglementare actualizată.
Angajații organizației creează majoritatea documentelor în formă electronică în diferite programe, se transmit reciproc prin e-mail. Forma documentelor este reglementată, însă, regulile pentru astfel de trimiteri, calendarul și conținutul reacției nu sunt foarte formalizate. Acesta poate fi numit deja un sistem EDI la nivel de dezvoltare embrionară. Acum putem vorbi despre automatizarea gestionării electronice a documentelor - construirea unui sistem pentru crearea, completarea, procesarea, rutarea documentelor electronice. Un plus important la sistem va fi un subsistem pentru monitorizarea performanței și raportarea.
Dacă maturitatea proceselor la întreprindere este suficientă, există toate șansele ca tranziția la gestionarea electronică a documentelor să aibă succes. Principalul factor de succes în implementare îl reprezintă angajații întreprinderii. Ele constituie, de asemenea, principalul risc.
În timpul organizării sistemelor electronice de gestionare a documentelor, echipa de implementare trebuie să ajusteze nu numai formele de documente și căile de aprobare standard, ci deseori - logica de bază a sistemului. În caz contrar, este imposibil să satisfacă cerințele unui client care este convins că procesele de afaceri care s-au dezvoltat istoric în organizația lor nu pot fi îmbunătățite și nu pot fi atinse în niciun caz.
Un astfel de compromis duce la o creștere a prețului atât a implementării în sine, cât și a suportului sistemului - fiecare instalare a actualizărilor de la furnizor se transformă într-o implementare în miniatură. Calitatea sistemului este redusă.
Așa cum a arătat Gartner Group, procesele de afaceri cu adevărat unice, precum cele care oferă companiei un avantaj competitiv, sunt chiar mai puțin de 1-5% la întreprinderile de frunte. Procesele rămase, fără a aduce atingere organizației, pot (și ar trebui) să fie înlocuite cu cele standard din configurația de bază a sistemului.
De fapt, configurația de bază este experiența generalizată a celor mai de succes întreprinderi din industrie. Tranziția la procesele standard de afaceri duce la reducerea costurilor tranzacției și la creșterea eficienței generale a afacerii. Gestionarea electronică a documentelor va fi ușoară și convenabilă. Aceasta va plăti integral efortul unic pentru schimbarea organizațională, ajustarea de reglementare și pregătirea angajaților. În timpul instruirii, este necesar să explici cu răbdare și în mod constant utilizatorilor ce este EDI, cum își va schimba viața și viața întregii întreprinderi în bine.
EDI între întreprinderi. Ecosisteme de flux de lucru
Sistemele EDI (Electronic Data Interchange) au apărut în Occident în anii 70 ai secolului XX.
Au efectuat circulația electronică a documentelor între organizații, au permis întreprinderilor să plaseze și să primească comenzi pe piață, să organizeze expedierea produselor fabricate către client și să genereze documente logistice și financiare adecvate în formă electronică.
Dacă este necesar, documentele pe hârtie au fost întocmite la sfârșitul lunii sau trimestrului, formarea, livrarea, acceptarea, livrarea lor nu a încetinit procesul comercial și de producție. În același timp, a fost format standardul de schimb de date EDI, care a supraviețuit implementării XML.
Conectarea la sistemul electronic de gestionare a documentelor EDI a accelerat considerabil activitățile comerciale și de producție ale întreprinderilor.
EDI cu guvern
De asemenea, își are originea în Occident. Subiectele activității financiare și economice au putut depune la sfârșitul secolului trecut o declarație de venit în formă electronică. În secolul XX, actorii ruși au primit și această oportunitate. În ultimii ani, transmiterea informațiilor către inspectoratul fiscal, fondul de pensii (Fondul de pensii), inspecția muncii în formă electronică a devenit obligatorie, mai întâi pentru mari, apoi pentru mijlocii și în ultimele etape - pentru întreprinderi mici și organizații.
Întreprinderile trebuie să încheie un acord cu FIU privind gestionarea documentelor electronice. Cetățenii au avut, de asemenea, oportunitatea de a-și traduce comunicarea cu biroul fiscal în format electronic. În fiecare an, popularitatea acestor servicii crește în rândul populației.
Elemente de sisteme externe EDI
Client - organizație sau persoană care participă la o EDI și are o semnătură electronică. Operatorul EDI pune la dispoziția clienților săi o platformă pentru schimbul de documente.
Semnătura electronică (ES) - un set de date special format, care vă permite să identificați în mod unic EDI participant. Acest kit este atașat la un document electronic și confirmă autenticitatea acestuia.
O semnătură electronică este informația în formă electronică care este atașată la alte informații în formă electronică (informații semnate) sau este asociată altfel cu astfel de informații și este utilizată pentru a determina semnatarul informațiilor. (Legea federală din 6 aprilie 2011 nr. 63-FZ "privind semnătura electronică „)
În Federația Rusă sunt acceptate trei clase de semnătură electronică. Ele diferă în ceea ce privește nivelul de protecție și scop.
- Semnătura simplă - certifică faptul că documentul a fost trimis de o anumită persoană - proprietarul acestei semnături. Acesta este utilizat pentru a confirma identitatea expeditorului de e-mail la adresa instituțiilor oficiale de la diverse niveluri sau funcționari specifici.
- Semnătura necalificată îmbunătățită - certifică atât trimiterea unui document electronic de către o anumită persoană, cât și faptul că nu au fost aduse modificări documentului din momentul semnării. Se utilizează la certificarea documentelor pentru care imprimarea este opțională. Această semnătură este generată cu instrumente de criptare, sunt permise certificate eliberate de o autoritate de certificare neacreditată.
- Semnătura electronică calificată îmbunătățită (CEP) - este generată folosind un software de criptare certificat de FSB. CEP folosește un certificat de la o autoritate de certificare acreditată care acționează ca garant al autenticității semnăturii. ED semnat de CEP are drepturi egale cu un document pe hârtie certificat prin semnătură personală. Protestul CEP este posibil numai prin ordonanță. CEP este utilizat pentru interacțiunea dintre agențiile guvernamentale folosind sisteme de informații de stat
Autoritatea de certificare (CA) - o organizație de stat sau publică care emite semnături electronice (certificate).
Reputația CA este acceptată de toate părțile implicate în circulația documentelor electronice. CA emite certificate pentru organizații și persoane fizice - participanți la cifra de afaceri. În timpul tranzacțiilor, CA confirmă autenticitatea unei anumite semnături electronice.
Centrul de certificare acreditat se află într-o relație contractuală cu CA de origine și este obligat să respecte toate cerințele legislației din țara de locație.
Operator EDO - organizație comercială care oferă participanților o platformă tehnologică pentru implementarea EDI. Furnizarea este realizată pe bază comercială cu încheierea unui acord. Operatorul EDI este supus certificării obligatorii în organismele de stat
Platforma de tranzacționare electronică (ETP) este un complex de canale de comunicare, software și hardware, concepute pentru a organiza comerțul între organizațiile comerciale și de stat, precum și persoanele private.
Platforma de tranzacționare electronică unește vânzătorii și cumpărătorii de produse și servicii diferite într-un singur mediu informațional, oferindu-le o serie de servicii conexe. Multe resurse ale rețelei globale oferă servicii pentru a reuni furnizori și consumatori, îi ajută să încheie o tranzacție și să acționeze într-o măsură mai mare sau mai mică în calitate de garant al unei astfel de tranzacții.
Pentru a minimiza costurile lor, cumpărătorii pot organiza licitații electronice sub formă de licitații directe și invers, achiziții competitive, cereri de oferte și oferte, optimizând costurile.Vânzătorii au acces ușor, rapid și comod la piață și o platformă convenabilă pentru promovarea produselor lor.
- Un ETP pentru plasarea unei comenzi de stat este un ETP selectat de Ministerul Dezvoltării Economice RF și FAS pentru licitații deschise în format electronic.
- ETP pentru vânzarea proprietății debitorilor (falimentată). Au devenit toate site-urile electronice care efectuează achiziții publice.
- ETP pentru plasarea comenzilor sub 223-ФЗ.
- ETP pentru clienții comerciali - întreprinderile comerciale licitează aici în conformitate cu reguli mai flexibile.
- ETP-uri comerciale specializate create pentru o anumită corporație. De exemplu: un site Gazprom pentru vânzarea de produse petroliere.
- Platforme comerciale de tranzacționare electronică multidisciplinare cu un set universal de produse și servicii.
ETP-uri precum Aliexpress și E-bay sunt foarte cunoscute.
Pentru ei, drepturile consumatorilor sunt protejate atât de regulile platformelor, cât și de sistemul de rating - fiecare cumpărător evaluează vânzătorul.
Servicii guvernamentale
Site-ul Servicii de Stat integrează portalurile de internet ale multor agenții și servicii guvernamentale într-un singur portal consolidat. A fost creat în dezvoltarea conceptului de stat „Fereastră unică” pentru a simplifica comunicarea cu autoritățile statului pentru cetățeni. După ce s-a autentificat odată cu o semnătură electronică calificată, un cetățean al Federației Ruse poate primi informații despre:
- Proprietatea.
- Impozite.
- Educație.
- Prestații de pensie.
- Pentru transport.
- La documente.
Și multe alte puncte importante.
Puteți verifica și plăti impozite, amenzi și taxe guvernamentale. De asemenea, un cetățean are oportunitatea de a solicita eliberarea oricărui document oficial, certificat, pașaport, viză, certificat etc. copii ale documentelor necesare.
După pregătirea documentului solicitat, este suficientă o vizită la MFC, unde documentele vor fi verificate, o înregistrare a parametrilor biometrici (dacă este necesar) și eliberarea documentului necesar. Acest tip de gestionare a documentelor electronice economisește mult timp atât pentru cetățeni, cât și pentru angajații instituțiilor - nu trebuie să aloce timp recepției inițiale a cetățenilor și a documentelor, pentru completări și corecturi, nu este necesară prezența personală.
Sistemul electronic de gestionare a documentelor al Guvernului Moscovei
În Capitală, sistemul MosEDO a fost format și funcționează cu succes din 2011. Circulația electronică a documentelor cu ajutorul său se realizează între ele de către organisme guvernamentale, servicii, organizații comerciale și publice. Sistemul este bine pus la punct și se bucură de o binemeritată recunoaștere în rândul muscovenilor.
Sistemul este implementat și întreținut de Electronic Moscow OJSC și reunește peste 78.000 de utilizatori din 3.000 de organizații. Lucrările de birou, fluxul de lucru organizatoric și administrativ și de management al guvernului din Moscova sunt transferate complet sistemului MosEDO. Circulația documentelor electronice ale guvernului celui mai mare oraș este o dovadă excelentă a perspectivelor și viabilității sistemelor EDI în organismele guvernamentale.
Odată cu dezvoltarea tehnologiei, managementul electronic al documentelor îl va înlocui pe cel tradițional în următorii ani. Principalele motive în favoarea EDI sunt cele pe care le oferă:
- Viteză.
- Cost redus.
- Convenabilitate tuturor participanților.
- Securitate ridicată.
- Control efectiv.
Deja, cea mai mare parte a achizițiilor din țară se realizează cu ajutorul EDI. Documentația tradițională este întocmită după tranzacțiile finalizate. În curând, documentele pe hârtie vor fi emise doar în cele mai importante cazuri excepționale, iar întrebarea „Ce este EDI?” în sfârșit își pierde relevanța.