În condițiile unor relații comerciale moderne între producător și cumpărător, poate apărea o situație atunci când plata pentru bunurile sau serviciile primite este primită în contul companiei cu întârziere. Întârzierea poate fi cauzată de diverși factori. Datoriile clienților, clienții pot acumula. Acest lucru duce la încetinirea ciclului cifrei de afaceri, incapacitatea întreprinderii de a-și finanța activitățile.
Pentru a evita consecințele negative, conducerea companiei este obligată să controlul creanțelor conturilor. Acest lucru vă permite să luați măsurile necesare pentru a-l reduce în timp util. Cum se întâmplă acest proces ar trebui să fie cunoscut fiecărui manager financiar.
Conceptul de creanțe
Controlul creanțelor și creanțelor efectuate de orice întreprindere, indiferent de domeniul său de activitate. Acest lucru este necesar pentru a asigura condiții pentru funcționarea normală a tuturor componentelor companiei.
Datoria debitorilor face parte din capitalul de lucru al organizației. Acestea sunt fonduri care lipsesc temporar din contul întreprinderii. Acestea sunt folosite de ceva timp de către debitori (debitori) în activitățile lor. Acestea sunt drepturile de proprietate ale companiei, care sunt unul dintre obiectele cetățenilor.
Cel mai tipic exemplu de conturi de primit este datoria de contrapartide ale unei companii care nu a plătit imediat după expedierea mărfurilor, executarea lucrărilor sau serviciilor, valoarea lor convenită. Mai rar, o companie primește astfel de drepturi de proprietate în cazul obligațiilor necontractuale, de exemplu, atunci când cauzează daune materiale din partea persoanelor fizice sau juridice.
Necesitatea controlului
Când lucrați cu clienții, problema controlului datoriilor lor a apărut în mod natural. Necesită un studiu atent și atent. Contabilitatea și controlul creanțelor și creanțelor se referă la probleme de stabilitate financiară a organizației, securitatea acesteia. De asemenea, o astfel de procedură afectează primirea companiei de profit net, cifra de afaceri de capital și rentabilitatea afacerii. Prin urmare, o astfel de analiză nu poate fi neglijată.
Controlul conturilor de primit permite managementului companiei să răspundă la timp la problemele care apar în acest domeniu. Dacă contrapartidele nu își achită datoriile la timp, compania nu poate achiziționa materialele necesare pentru producție la timp, nu își poate achita propriile datorii pentru serviciile furnizate de alte organizații.
Ciclul invers în acest caz încetinește. Profitul net al companiei este în scădere. Toți indicatorii de stabilitate și stabilitate financiară sunt în scădere. Ca urmare, organizația va eșua. Pentru a preveni acest lucru, analiștii și conducerea ar trebui să implementeze controlul creanțelor și creanțelor.
Consecințele lipsei de control
Analiza și controlul creanțelor trebuie efectuate la fiecare unitate. Dacă managementul nu acordă atenția cuvenită acestei probleme, apar o serie de probleme grave.
Compania pierde numerar. Dacă cumpărătorul primește o amânare fără motive întemeiate și perspectiva rambursării datoriei, chiar și într-o instanță de judecată nu va fi posibilă rambursarea datoriei sale. Acest lucru reprezintă daune grave oricărei organizații.
Indicatorii de stabilitate financiară scad și ei. Compania nu va putea să își achite eventual obligațiile fiscale, să plătească salariile personalului etc. Indicatorii de eficiență ai utilizării resurselor sunt reduse.Fondurile care sunt în circulație, de fapt, nu participă temporar la activități de producție. Ar putea fi direcționate către dezvoltarea întreprinderii, dar în acest moment acest capital este absent.
Odată cu creșterea creanțelor, compania își pierde treptat reputația de afaceri și competitivitatea produselor.
Obiectivele controlului
Contabilitatea și controlul creanțelor urmărește anumite obiective. Gestionarea datoriei contrapartidei este necesară pentru a limita suma lor la un nivel acceptabil. De asemenea, controlul vă permite să alegeți condițiile de vânzare care garantează primirea la timp a plății după vânzarea de bunuri sau servicii.
Analiza creanțelor vă permite să dezvoltați o abordare specifică pentru fiecare client. Pentru un grup de cumpărători este necesar un sistem de reduceri, iar pentru altul, dimpotrivă, cote.
De asemenea, controlul vă permite să solicitați rapid o restituire a datoriei, să reduceți datoria bugetară. Managerul va putea evalua costurile asociate gestionării datoriilor, oportunităților ratate ca urmare a înghețării fondurilor în circulație.
Clasificarea datoriilor
Contabilitatea și controlul creanțelor implică împărțirea datoriilor în neexpirate și restante. Prima categorie include obligațiile clienților a căror perioadă de rambursare specificată în contract nu a ajuns încă. De asemenea, acest grup include datorii a căror durată de viață nu depășește 1 lună. Acestea sunt asociate cu procesul normal de efectuare a așezărilor (acest lucru este indicat în acord).
Datoria restantă include suma fondurilor pe care cumpărătorul ar fi trebuit să le depună deja în contul vânzătorului, dar acest lucru nu s-a întâmplat. În acest caz, compania poate acționa în judecată contrapartida sa.
Există, de asemenea, o asemenea datorie îndoielnică. În acest caz, furnizorul de bunuri sau servicii nu este sigur că cumpărătorul își va plăti datoria. Cu toate acestea, datoriile dubioase și proaste nu trebuie confundate. Conturile de creanță de acest tip din urmă pot fi debitate din bilanțul întreprinderii, deoarece termenul de prescripție a trecut deja. Datoriile îndoielnice sunt contabilizate de întreprindere până când devin lipsite de speranță.
Metode de control
Controlul creanțelor în întreprindere realizat pe baza unui inventar de decontări cu cumpărători și clienți. Această lucrare este făcută în mod necesar de către analiști înainte de pregătirea raportului anual.
Cu toate acestea, un inventar al datoriilor o dată pe an nu este suficient. Probleme pot apărea și se acumulează pe parcursul mai multor luni. Prin urmare, măsurile de control ar trebui să fie efectuate în mod regulat. Cel mai bine este să acordați atenție acestei probleme o dată pe lună. Pentru unele întreprinderi, se recomandă inventarierea datoriilor contrapartidelor de două ori pe lună, datorită factorului uman.
Managerii de vânzări ar trebui să fie motivați de principiul colectării banilor de la clienți. De asemenea, este necesar controlul financiar al creanțelor. Acest lucru vă permite să vă întoarceți în circulație o sumă semnificativă de fonduri.
măsuri
Sistemul de control al creanțelor bazat pe anumite activități. Ele sunt împărțite condiționat în două grupuri. Prima categorie include măsuri organizatorice, iar a doua - evaluarea diverșilor indicatori ai datoriei.
Pentru a desfășura activități organizaționale, este numit un angajat care este responsabil de monitorizare. Cel mai adesea poate fi un auditor intern sau un auditor.
După aceea, managerul stabilește datele cheie în care vor fi evaluați indicatorii relevanți. Sunt elaborate condițiile de acordare a amânării, precum și documentația acestuia. Regulamentul este controlat de persoana responsabilă de audit.
Valoarea creanțelor trebuie luată în considerare în motivarea managerilor de vânzări. Pentru toate contrapartidele, sunt stabilite limite de credit. Pentru starea creanțelor trebuie să fie director comercial responsabil.
Suport tehnic
Pentru a efectua controlul intern al creanțelor, multe întreprinderi folosesc programe de calculator speciale. Acestea simplifică foarte mult procesul de prelucrare a datelor. Cel mai popular la întreprinderile țării noastre este programul 1C. Cu ajutorul său, puteți crea un registru de debitori, precum și să monitorizați îmbătrânirea obligațiilor lor de datorie.
Dacă managerii păstrează evidența datoriilor într-un astfel de program, vor putea urmări care cumpărători au acumulat datorii relativ recent și care sunt deja depășite semnificativ.
Pentru aceasta, este necesar să se genereze un raport adecvat în program. În ea, creanțele vor fi sortate după data apariției sale. În raport se pot afișa contrapartide a căror datorie a fost formată cu o săptămână, două săptămâni, o lună și un an în urmă. Având în vedere tipul de activitate al întreprinderii, datele obținute sunt clasificate ca datorii vechi sau proaspete.
Evaluarea performanței
Controlul creanței contului se bazează pe anumiți indicatori. În timpul implementării sale, este necesar să se pregătească un buget de datorie pentru fiecare omologă (folosind programul). La sfârșitul fiecărei luni, rata de colectare este calculată. Acest lucru ne va permite să estimăm ponderea mărfurilor plătite în volumul total al mărfurilor expediate.
Pe baza condițiilor contractelor cu contrapartide, se întocmește un plan de rambursare a datoriei. Dinamica raportului cifrei de afaceri a contrapartidelor este monitorizată.
Pe baza datelor obținute, se calculează și durata cifrei de afaceri a debitorilor. Această analiză vă permite să evaluați eficacitatea controlului creditului, pentru a determina gradul de fiabilitate al contrapartidelor.
Probleme interne
Controlul creanței contului trebuie să fie condus de un analist experimentat. În același timp, este posibil să găsiți probleme interne care ar fi putut provoca datorii. Poate că angajații responsabili de vânzări nu respectă standardele stabilite pentru furnizarea de plăți amânate. Faptele fraudei evidente a angajaților companiei se întâmplă și ele.
Astfel, de exemplu, pentru a primi un bonus la sfârșitul lunii, angajatul responsabil de vânzări încearcă să includă mai multe mijloace de vânzare în raport. Prin urmare, el poate solicita clientului să cumpere produsul în mod fictiv. Adică, clientul nu transferă fondurile, ci ca și cum ar fi expediat un lot de mărfuri. Aceste fonduri sunt creditate cumpărătorului. Managerul primește bonusul său, iar clientul primește ocazia să strângă fonduri suplimentare în circulație. Mai mult, clientul poate plăti, de asemenea, o anumită primă managerului de vânzări. În acest caz, compania pierde.
Limita de credit
Controlul creanței contului poate returna o cantitate semnificativă de bani în circulație. Pentru a preveni posibile daune aduse activităților companiei, se utilizează o abordare care implică stabilirea unei limite de credit. Acesta este nivelul creanțelor care vor fi sigure pentru companie.
Mai mult decât atât, limita de credit este stabilită atât pentru organizație în ansamblu, cât și pentru fiecare contrapartidă individual. O limită similară poate fi, de asemenea, stabilită pentru fiecare departament de vânzări. Se disting prin principiul industriei. Limita de credit este stabilită în funcție de valoarea veniturilor din ultima lună pe care o aduce unitatea. Acest indicator este aprobat de directorul general al organizației.
Controlul creanței contului necesare fiecărei întreprinderi. Acest lucru vă permite să creșteți rentabilitatea și stabilitatea financiară a organizației.