Este important ca șefii de organizații să organizeze activitatea angajaților, astfel încât să obțină cel mai mare randament și să își dezvăluie pe deplin potențialul. Pentru a face acest lucru, trebuie să știți cum să delegați practic autoritatea, folosită pentru a îmbunătăți performanțele companiei, fără a prejudicia starea actuală.
definiție
Delegarea se manifestă ca o împărțire uniformă a drepturilor și obligațiilor între subiecții sistemului. Principiile sale au fost formulate la începutul secolului XX de P. M. Kerzhentsev.
Delegarea este acordarea autorității pentru a îndeplini sarcini unei persoane responsabile cu o atribuire simultană către aceasta responsabilitate pentru rezultat. Delegarea vă permite să distribuiți corect sarcinile între angajați și este utilizată pentru atingerea obiectivelor finale ale organizației.
Responsabilitatea constă în angajamentul angajatului de a face treaba într-o manieră de calitate și de a o duce la o concluzie satisfăcătoare. Angajații sunt responsabili în domeniul activităților lor în fața autorităților superioare.
Puterile (puterile) acționează ca drepturi limitate de a utiliza resursele implicate pentru a îndeplini anumite sarcini. Fiecare poziție din organizație este însoțită de puteri specifice. O schimbare de post duce, de asemenea, la înlocuirea competențelor angajatului.
cerere
Delegarea reprezintă transferul anumitor puteri și responsabilități către angajații companiei și distribuirea uniformă a diferitelor funcții între ei. Se realizează un act care definește sarcinile oficiale de delegare ca un lider care este capabil să rezolve rapid toate problemele actuale și să folosească cu îndemânare angajații care sunt cei mai capabili să facă față fiecărui tip specific de sarcină.
goluri
Delegarea de autoritate este utilizată pentru a atinge anumite obiective de către organizație, cum ar fi:
- conectarea „factorului uman” - creșterea activității și a interesului angajaților de nivel inferior;
- o creștere a eficienței (eficienței) angajaților datorită perfecționării calificărilor și dobândirii de noi abilități;
- descărcarea conducerii superioare cu eliberarea timpului pentru rezolvarea problemelor strategice, operaționale și manageriale.
Delegarea sarcinii
Următoarele tipuri de sarcini sunt potrivite pentru delegare:
- rutină;
- probleme neimportante;
- lucrări pregătitoare;
- munca de specialitate.
Dar nu toate sarcinile pot fi transferate angajaților obișnuiți. Datoria fiecărui lider este de a rezolva acele sarcini care pot afecta activitățile viitoare ale organizației.
Acestea sunt întrebări de natură de încredere și probleme strategice non-standard și situații neașteptate care necesită o rezolvare promptă.
Prin urmare, nu este delegat:
- stabilirea obiectivelor;
- managementul subordonaților;
- sarcini riscante;
- lucru neobișnuit;
- luarea deciziilor strategice și manageriale;
- Sarcini confidențiale
- elaborarea de politici organizaționale.
Cerințe pentru subiecții delegației
În procesul de transfer al instrucțiunilor, atât superiorul, cât și angajații pot întâmpina o serie de dificultăți.Gestionarea eficientă a delegării autorității este posibilă numai prin analizarea tuturor obstacolelor existente și probabile care afectează administrarea și monitorizarea activităților curente.
Probleme care apar uneori cu directorul sau șeful de departament și care împiedică delegarea:
- teama de a pierde poziția actuală și puterea asociată;
- îndoieli despre pregătirea altor angajați, caracteristicile de evaluare scăzute ale activităților lor;
- stima de sine excesivă, ambițiozitate excesivă;
- îndoială de sine, teama că acțiunile sale vor fi înțelese greșit.
Probleme identificate uneori de angajați în îndeplinirea sarcinilor atribuite:
- îndoieli cu privire la corectitudinea deciziilor utilizate;
- lipsa de experiență;
- dezacorduri fundamentale cu șeful;
- dorința de a conduce alți interpreți, în special în ceea ce privește penalitățile.
În caz de dificultăți, managerul competent trebuie să se ocupe mai întâi de obstacolele personale care împiedică reglementarea eficientă a muncii și apoi să examineze cu atenție problemele subordonatului. O analiză a situației va indica posibile erori de gestionare și vă va permite să luați decizii informate și informate, de exemplu, în ceea ce privește înlocuirea interpretului sau eliminarea volumului de muncă inutil sau în ceea ce privește rezolvarea dificultăților psihologice, atât ale dvs., cât și ale celui care le realizează.
Procesul delegării
Fiecare lider ar trebui să se străduiască să se asigure că atunci când organizează procesul de lucru, el planifică în mod uniform responsabilitățile de muncă în întreaga echipă, folosind puterea și nu renunțând la responsabilitatea pentru procesul de finalizare a sarcinilor.
Delegarea într-o organizație este împărțită în mai multe etape:
Etapa I - transfer de instrucțiuni către executor;
Etapa II - oferirea contractantului de autoritate și resurse;
Etapa III - formularea obligațiilor angajatului care indică rezultatul necesar al implementării.
În timpul controlului asupra activităților subordonaților, este important un teren de mijloc. Custodia excesivă poate duce la stagnare și lipsă de inițiativă a salariatului. Dacă nu controlați procesul, rezultatul va fi în mod critic departe de cel dorit datorită fluxului de lucru necoordonat. Este necesar să stabiliți feedback în avans și să obțineți respect și înaltă autoritate în rândul angajaților.
Adesea, administratorii păcătuiesc prin schimbarea muncii nedorite și neinteresante asupra subordonaților lor, mai ales dacă ei înșiși sunt familiarizați superficial cu acest subiect. Dar acest lucru nu este întotdeauna corect, deoarece șeful este încă responsabil pentru fluxul de muncă. Dacă șeful însuși nu are un indiciu ce rezultate ar trebui să fie așteptate la ieșire, cum va putea el să controleze activitățile subordonatului? Răspunsul este evident.
Superiorii cu experiență preferă încredințarea angajaților cu sarcini puțin mai complicate decât le-au îndeplinit anterior. Astfel de sarcini ajută la dezvăluirea maximă a potențialului subordonaților. Cu toate acestea, în acest caz, este mai bine să emite ordine pe hârtie pentru a spori motivația angajaților.
Atunci când distribuim competențe în sistemul organizațional, este extrem de important să luăm în considerare următoarele aspecte:
- puterile ar trebui să respecte pe deplin planul stabilit al sarcinii, este scopul care determină sfera puterilor și nu invers;
- puterile tuturor angajaților ar trebui să fie conectate în mod competent într-un singur complex fără inconsistențe și să asigure echilibrul întregii structuri;
- toată autoritatea ar trebui să fie clară și concretă, astfel încât angajații să își poată da seama întotdeauna ce li se solicită și ce resurse sunt disponibile pentru ei.
Gestionarea corectă a autorității crește eficiența întregii organizații. Angajații obțin o înțelegere clară a muncii care i-a fost imputată și a obiectivelor stabilite pentru ei, obținând astfel cele mai bune rezultate.
Beneficiile
În general, procesul de delegare se caracterizează prin prezența a două aspecte pozitive:
- Timpul șefului este eliberat pentru a rezolva problemele care necesită participarea personală. Există o oportunitate de concentrare asupra planificării perspectivelor de creștere a companiei și a strategiei de administrare.
- Delegarea este una dintre cele mai bune metode de a motiva angajați dezvoltați creativ și activ care doresc să crească și să învețe. Poate fi folosit pentru antrenament înainte de a obține o poziție mai înaltă. Ajută la dezvoltarea angajaților de noi cunoștințe, abilități și abilități utilizate pentru activități mai de succes.
Principiile delegării
Pentru o abordare structurată a delegării autorității, este recomandabil să respectați principiile de mai jos. În caz contrar, eșecul lor poate duce la dificultăți în gestionare și, în consecință, la funcționarea nesatisfăcătoare a sistemului în ansamblul său.
Principiul definiției funcționale
Se bazează pe conștientizarea deplină și clară de către fiecare manager de integritatea structurală a organizației: cu ce drepturi și obligații este înzestrată fiecare entitate a sistemului, cu ce conexiuni de informații și servicii se realizează între ele, direcția și rezultatele activității lor. Cu alte cuvinte, un administrator cu experiență știe întotdeauna la ce să se aștepte și de la cine exact.
Principiul scalar
Se bazează pe o separare clară a îndatoririlor. Fiecare contractant ar trebui să știe cui ar trebui să raporteze în mod direct pentru rezultatele activității sale și despre activitățile pe care ar trebui să le reglementeze independent. Acest principiu indică un lanț de relații oficiale între subordonați și conducătorii întregului sistem organizațional. Cu cât această linie este mai expresivă, cu atât este mai eficient managementul și comunicarea între angajați. Orice subordonat are nevoie de o înțelegere exactă a cine îi delegă autoritatea și cui să transfere chestiuni care nu intră în sfera de competență a acestuia.
Principiul nivelului autorității
Combină cele două principii de mai sus. Fiecare angajat ar trebui să fie clar conștient de cantitatea de autoritate care i-a fost delegată și să-și rezolve propriile probleme cu problemele care corespund nivelului său de putere și să nu trimită aceste probleme unui management superior.
În caz contrar, poate apărea un impas atunci când managerii vor fi din nou obligați să se confrunte cu probleme care au fost deja delegate subordonaților. Când se utilizează această regulă, nu numai transferul de competențe, ci și delegarea responsabilității ar trebui să aibă loc.
Principiul bazat pe rezultatele scontate
Arată că toate activitățile organizației au nevoie de o planificare atentă. Toate sarcinile ar trebui să aibă obiective clar definite și rezultate specifice așteptate. În caz contrar, managerul nu va putea pur și simplu să distribuie în mod competent sarcinile între angajați, neavând o idee completă dacă subordonații au autoritate suficientă pentru munca delegată acestora.
Principiul unității de comandă
Se bazează pe relația strânsă dintre contractant și manager. Cu cât nivelul de cooperare este mai mare, cu atât este mai puternic sentimentul responsabilității personale a unui subordonat și cu atât este mai puțin probabil să primești ordine conflictuale. Este important ca sarcina să fie delegată angajatului de către un singur șef pentru a evita confuzia și situația în care „mâna stângă nu știe ce face mâna dreaptă”.
Principiul răspunderii necondiționate
Deși atunci când delegăm instrucțiuni unui subordonat, competențele și responsabilitatea pentru rezultatele muncii depuse sunt transferate simultan, acesta nu este un motiv pentru a elimina obligațiile care i-au fost impuse din cap. Șeful este cel care decide să delege sarcina, deci el este încă responsabil pentru activitatea subordonaților și pentru executarea sarcinii. Interpreții sunt responsabili pentru munca depusă, iar managerii sunt responsabili pentru acțiunile subordonaților.Acest principiu are o importanță deosebită atunci când delegăm puteri de stat și altele cu un nivel ridicat de putere.
Principiul corelației autorității și responsabilității
Indică faptul că autoritatea delegată trebuie să respecte obligațiile atribuite subordonatului. Dacă domeniul de aplicare al autorității este mai mic decât responsabilitatea, atunci antreprenorul nu va putea să îndeplinească pe deplin lucrările care i-au fost transferate;
Fiecare administrator trebuie să organizeze în mod competent delegarea de autoritate și responsabilitate. Principiile discutate mai sus îl vor ajuta în acest sens.
Tipuri de autoritate
În sistemul organizației, în conformitate cu obiectivele și cerințele actuale, se pot distinge diferite tipuri de autoritate. Acestea sunt determinate de activitățile departamentelor și de funcționalitatea lor generală.
liniar
Aceste puteri sunt transferate direct de la administrator la contractant și mai departe conform schemei. Un șef cu autoritate liniară este capabil să ia decizii în limitele competenței sale fără o coordonare prealabilă cu alți șefi. Schema secvențială a acestor puteri formează o ierarhie a nivelurilor de administrare.
Mai mult, delegarea autorității și a responsabilității are loc numai atunci când se ține seama de principiul unității de comandă și, în același timp, de standardele de gestionare. În ceea ce privește principiul unității de comandă, a fost considerat mai sus.
Acest principiu arată că fiecare angajat este dominat de un singur lider, iar angajatul se raportează numai superiorului său imediat. Iar rata de gestionare este numărul de angajați care raportează la un anumit lider.
Cu toate acestea, cu o creștere semnificativă a numărului de circuite din schema de conducere, există o încetinire puternică a schimbului operațional de informații. Din această cauză, este necesară introducerea altor puteri în structura organizațională.
personal
Pentru a determina ce categorii de puteri există, trebuie să analizați mai întâi tipurile de aparate ale personalului, dintre care se disting următoarele:
- Aparatul consultativ este utilizat pentru rezolvarea sarcinilor de specialitate. Poate funcționa atât temporar, cât și continuu.
- Participant - folosit pentru a efectua servicii specificate (de exemplu, departamentul de resurse umane).
- Personal - o subcategorie a dispozitivului de servire. Se formează atunci când este angajat de către șeful unui asistent sau secretar. Toți membrii de aici au o înaltă autoritate formală.
În consecință, puterile care pot fi transferate pe oricare dintre dispozitive sunt împărțite:
- Consultativ - utilizat de sediul consultativ, ale cărui drepturi sunt limitate de recomandările profesionale.
- Aprobări obligatorii - se extind la considerarea de către manageri a deciziilor lor împreună cu aparatul.
- Paralel - sunt utilizate în cazurile în care dispozitivul poate răsturna deciziile conducerii, sunt folosite pentru a preveni încălcările grave. De exemplu, utilizarea puterilor paralele este justificată la cumpărături pentru sume mari, când sunt necesare două semnături.
- Funcțional - sunt la cel mai înalt nivel, pot permite atât acțiuni, cât și anulare. Utilizarea lor este răspândită, în special în domenii precum controlul ocupării și metodele de contabilitate.
Utilizarea dispozitivelor suplimentare ajută la simplificarea semnificativă a structurii de management în companii cu un număr mare de angajați. Datorită interacțiunii strânse și structurate corespunzător a tuturor subiecților companiei, eficacitatea organizației în ansamblu crește. Pentru o conducere eficientă, trebuie luate în considerare alte aspecte: principiile delegării autorității, cerințele, caracteristicile, tipurile etc.
Utilizarea delegării este importantă pentru orice manager.Ajută la organizarea competentă a procesului de muncă, împărțind clar drepturile și îndatoririle tuturor angajaților. Interpreții sunt mult mai ușor de lucrat atunci când știu ce li se solicită și ce rezultate ar trebui să obțină. În plus, delegarea este un factor important care este utilizat pentru a crește eficiența fiecărui angajat și pentru a elibera timp suplimentar pentru ca managerul să rezolve sarcini importante din punct de vedere strategic, ceea ce duce la o creștere a productivității și a productivității întregului sistem.