Fiecare funcționar are anumite drepturi și obligații legate de activitățile sale oficiale. Sunt indicate direct în fișa postului său, sunt indicate în contractul de muncă. În articol vom analiza drepturile și obligațiile managerului de documente în acest sens. Luați în considerare ce cerințe sunt prezentate acestui angajat, că ar trebui să știe ce responsabilitate este oferită pentru el.
categorie
Ce înseamnă „responsabilitățile de serviciu ale unui manager de documente din categoria 1”? Această poziție este reprezentată de mai multe categorii - în ceea ce privește pregătirea, experiența profesională a lucrătorului:
- Primul. Prezența învățământului profesional profesional în domeniul managementului documentelor, experiență în funcția de manager de documente din categoria a II-a - cel puțin 3 ani.
- Al doilea. Prezența învățământului profesional superior în domeniul relevant, experiență de muncă ca specialist în documente - cel puțin 3 ani.
- Grefier de documente. Acest angajat trebuie să aibă o educație profesională superioară în domeniul managementului documentelor. Angajatorul nu are cerințe pentru experiența sa de muncă.
În ceea ce privește îndatoririle unui manager de documente, setul lor maxim este prevăzut pentru specialiști din prima categorie. Minim - pentru lucrătorii care nu au încă o categorie.

Cunoștințe profesionale
Responsabilitățile unui manager de documente încep cu faptul că un specialist trebuie să aibă un anumit corp de cunoștințe necesar pentru a se implica în activități oficiale.
Următorul set standard este prescris în fișele postului:
- Acte normative, legislative, juridice, ordine, ordine, alte decizii ale structurilor superioare referitoare la documentarea activităților angajatorului.
- Principalele prevederi ale sistemului unificat de gestionare a înregistrărilor de stat.
- Standarde pentru o structură unificată a documentelor organizatorice și administrative.
- Metode de planificare, proiectare și dezvoltare ulterioară a sistemelor de documentare.
- Tehnici de proiectare, planificare, realizare de suport pentru documentație folosind echipamente de calcul și computer.
- Procedurile de înregistrare, clasificări, stocare, examinarea documentației de lucru.
- Procedura de exercitare a controlului asupra executării documentației.
- Cerințe pentru gestionarea diferitelor documente - intrare, internă, ieșire.
- Cerințe pentru planificarea și raportarea documentației privind vectorii de activitate ai unităților structurale ale unei organizații.
- Organizarea arhivării.
- Documente de reglementare și evoluții metodologice privind proiectarea și utilizarea sistemelor informatice de gestionare automată.
- Bazele documentării.
- Bazele programării.
- Experiență internă și străină în domeniul suportului de documentare pentru activitățile angajatorului.
Cunoștințe generale
Responsabilitatea managerului de documente va fi, de asemenea, deținerea cunoștințelor necesare pentru orice membru al echipei, un angajat al sectorului de servicii, care lucrează în birou:
- Procedura de funcționare a unui computer, a unui alt birou, a unui echipament informatic.
- Fundamentele sociologiei, ergonomiei, psihologiei sociale.
- Fundamente ale economiei, precum și managementul personalului, conducerea, organizarea muncii.
- Legislatia muncii ruseasca.
- Normele programului intern de lucru al companiei angajatoare.
- Carta, contractul colectiv al organizației angajatoare.
- Prevederile Constituției Ruse.
- Normele și regulile existente privind protecția muncii.
- Etica de birou.
- Cultura comunicării.
- Bazele dreptului administrativ.
- Reglementări de securitate la incendiu.
Conducere în activități
Atribuțiile unui manager de documente la școală, la o întreprindere, într-o societate comercială sunt, de asemenea, gestionarea următoarelor acte în activitățile lor:
- Constituția Federației Ruse.
- Legislația rusă actuală.
- Carta organizației angajatoare.
- Contractul colectiv al angajatorului.
- Reglementările interne ale muncii în organizarea angajatorului.
- Comenzi, decrete, ordine directe ale salariatului.
- Descrierea postului.
Responsabilități funcționale ale unui manager de documente
Acesta este un element esențial al tuturor fișelor postului. Responsabilitățile unui manager de documente dintr-o organizație depind, desigur, de vectorul activității sale, de numărul managerilor de documente și de alți factori.
Setul standard este următorul:
- Dezvoltarea și implementarea proceselor tehnologice de lucru cu documentație (date documentare) bazate pe utilizarea echipamentelor de calculator și birou. Aceasta include contabilitatea, controlul, execuția, eliberarea certificatelor, stocarea operațională.
- Participarea la planificarea, organizarea, îmbunătățirea departamentului de gestionare a documentelor din organizația angajatoare. Monitorizarea stării generale a activității de birou.
- Pregătirea propunerilor pentru a asigura un set de măsuri pentru condiții de lucru ergonomice, raționalizarea locurilor de muncă ale lucrătorilor pe suportul documentației organizației.
- Dezvoltarea de sisteme de documentare unificate, fișe de documente de afaceri pentru diverse scopuri, nivel de management, clasificatoare de date de documente.
- Organizarea și implementarea unui sistem de gestionare a documentelor.
- Măsuri de eficientizare a compoziției documentației, diverși indicatori de informații, reducerea numărului acestora, organizare de căutări pentru documente de afaceri.
- Participarea la selectarea documentelor prezentate pentru depozitarea statului, la examinarea valorii documentelor de afaceri.
- Participarea la stabilirea obiectivelor, planificarea, proiectarea, operarea și îmbunătățirea sistemelor auto informaționale, sistemele de gestionare a informațiilor.
- Participarea la dezvoltarea tehnologiilor informaționale inovatoare, care se bazează pe utilizarea microprocesoarelor și tehnologiei computerizate, proiectarea și actualizarea suplimentară a bazelor de date.
- Studiul și sinteza experienței avansate rusești și străine în domeniul activităților de susținere a documentației.
- Elaborarea documentației normative și metodologice în domeniul competenței lor.
- Participarea la selecția, plasarea, instruirea și pregătirea avansată a personalului din departamentul de documentare.
Desigur, responsabilitățile unui manager de documente din grădiniță pot fi oarecum diferite. Direcția activităților organizației afectează direct completarea acestei secțiuni a fișei postului.

A doua variantă
Dacă vorbim despre responsabilitățile de serviciu ale unui manager de documente la școală, atunci următorul set poate fi prezentat aici:
- Ținerea evidenței în conformitate cu documentația administrativă.
- Asigurarea performanței complete, de înaltă calitate și moderne a sarcinilor oficiale.
- Utilizarea rațională a resurselor materiale, tehnice ca parte a îndeplinirii sarcinilor de muncă.
- Păstrarea documentației încredințate din dezvăluirea secretelor comerciale, oficiale.
- Înregistrarea corespondenței primite.
- Monitorizarea execuției la timp a documentației.
- Pregătirea și livrarea la arhiva documentelor executate.
- Monitorizarea securității documentelor de afaceri de încredere.
- Pregătirea raportării, documentația de planificare.
- Tipărirea și duplicarea documentelor de birou.
- Pregătirea proiectelor de ordine pentru activități educaționale.
- Emiterea certificatelor către angajați și studenți.
- Menținerea și furnizarea de fișe de contabilitate (lunare).
- Executarea altor instrucțiuni ale conducerii lor directe.
Drepturi de specialitate
Am stabilit responsabilitățile de serviciu ale unui manager de documente din instituție. Acum menționăm drepturile acestui lucrător:
- Făcând sugestii privind îmbunătățirea organizării suportului de documentare, raționalizarea acesteia în cadrul standardelor existente.
- Cerința serviciilor, departamentelor, angajaților individuali care pregătesc documentația din organizație pentru a urma anumite standarde și norme.
- Elaborarea și implementarea sistemelor de documentare unificate, unificate, fișe de timp ale documentelor de afaceri, respectarea cerințelor și a orientărilor în domeniul gestionării documentelor.
Drepturi extinse
Un angajator poate completa lista drepturilor unui manager de documente cu următoarele dispoziții:
- Dreptul de a solicita managerilor, angajaților întreprinderii documentația necesară pentru a asigura performanța.
- Dreptul de a utiliza o bibliotecă comună, fonduri de informații, servicii ale unităților sociale, medicale, gospodărești ale companiei angajatoare.
- Dreptul, în modul prescris, de a ataca ordinele atât ale șefului departamentului, cât și ale conducerii companiei.
responsabilitate
Responsabilitățile unui manager de documente, desigur, vor fi mai ample decât responsabilitățile funcționale ale unui specialist obișnuit. Dar ambii sunt responsabili pentru activitățile lor. În mod implicit, este următoarea:
- Pentru nerealizarea funcțiilor funcționale (indicate în fișele postului).
- Pentru date de realitate inconsistente privind starea executării instrucțiunilor și sarcinilor.
- Pentru încălcarea regulilor din programul de lucru intern în organizarea angajatorului.
- Pentru încălcarea reglementărilor de securitate la întreprindere, standardele de securitate la incendiu.
Am examinat drepturile și obligațiile de bază ale unui manager de documente. După cum se poate observa din articol, angajatul trebuie să aibă, de asemenea, o anumită cantitate de cunoștințe atunci când solicită acest post. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor este responsabil.