Înainte de a compila un mesaj, trebuie să vă amintiți cum diferă eticheta unei scrisori de afaceri și a unei scrisori personale. Cel mai important este să respectați nivelul de încredere în prezentarea subiectului ales. Destinatarul este mai probabil să se imperecheze de această sau acea problemă și va încerca să se implice în rezolvarea întrebărilor puse dacă simte o comunicare în direct în rândurile scrisorii. De aceea, cei care cunosc eticheta modernă de scriere în afaceri nu includ în text asemenea anacronisme, cum ar fi „plecarea de la faptul”, „ar trebui” sau chiar mai uitat „te informez”.
Caracteristici importante
S-a păstrat orientarea în afaceri și definirea clară a obiectivului, coerența în expunerea faptelor, specificul propunerilor și solicitărilor și conținutul informațional al mesajelor despre acțiuni și fapte. Scrierile de afaceri au început să fie compilate într-o manieră mai relaxată, cu toate acestea, nu au dobândit expresii emoționale deschise, epitete și comparații din trăsăturile corespondenței personale, vechea etichetă a scrisului de afaceri încă prevalează aici. Și numai pentru că scopul unui astfel de mesaj este, ca și înainte, de a trimite o propunere, la care trebuie să urmeze în mod necesar un răspuns specific, influența autorului unei scrisori de afaceri ar trebui să fie foarte mare, deoarece motivează destinatarul la acțiuni de natură specifică. Mai mult, textul este compilat în așa fel încât punctul de vedere al autorului să nu reprezinte propria sa atitudine față de problemă, ci interesele reciproce avantajoase în soluția sa.
Eticheta unei scrisori de afaceri prescrie să nu folosești pronumele „eu”, așa cum se obișnuiește în corespondența personală, dar accentul pe un alt pronume - „tu” este de asemenea potrivit aici. Dacă un mesaj de afaceri este scris fără erori, este tipărit cu exactitate, textul este plasat în conformitate cu toate regulile și cerințele existente și, prin urmare, nu este doar ușor de citit, dar și cu plăcere, corespondența va avea cu siguranță o continuare. Deși astăzi este foarte adesea necesar să descifreze fraze răsucite capricioase, căutând subiectul și predicatul pentru a ajunge la fundul sensului lor. Regulile scrierii afacerilor se schimbă foarte repede acum. Ce ton bun era să scrii de mână. Atunci s-a putut fi sigur că mesajul nu a fost făcut în copie de carbon. Câtă personalitate a putut fi văzută în acest mesaj și respect a fost întotdeauna adăugat la relația dintre destinatar și autor. Pacat ca acest obicei este complet invechit si aproape toate scrisorile au devenit acum electronice.
Reguli moderne
O scrisoare de afaceri, a cărei probă va fi prezentată mai jos, reprezintă corespondența cu un act civilizat modern. Astăzi, nu există reguli mai puțin diverse care trebuie respectate. Deși, în comparație cu limba oficială care exista în țară în urmă cu cincizeci de ani, aceste reguli par mai degrabă nuanțe sau subtilități speciale. În primul rând, așa cum prevede regulile de redactare a afacerilor, trebuie să folosiți un salut în adresa personală destinatarului dvs. înainte de începerea textului. Deși corporațiile și orice organizații nu atât de mici au acum o conexiune internă a formatului ISQ, unde răspunsul urmărește întrebarea, întrebarea după răspuns și în această corespondență rapidă, adresarea pe nume nu este necesară de fiecare dată. Cu toate acestea, executarea corectă a unei scrisori de afaceri implică o concentrare individuală, și, prin urmare, este necesar un recurs personal.
Subiectul scrisorii în corespondență modernă este de obicei plasat într-un câmp separat și trebuie completat corespunzător, adică în funcție de conținut.Formulați corect subiectul scrisorii - obțineți jumătate din succes, deoarece acesta este primul lucru pe care îl vede destinatarul. Formularea exactă îl va ajuta să ajusteze într-un mod corect și să perceapă informațiile primite rapid și complet. Și cu siguranță trebuie să informați destinatarul despre primirea răspunsului său - acesta este un ton bun, arătând respect față de colegi și parteneri, acest lucru a fost făcut în urmă cu o sută două sute de ani și atunci nu vă grăbiți să trăiți și știți exact cum să scrieți o scrisoare de afaceri. Astăzi trebuie să răspundeți rapid la mesaj, care ajută la e-mail - comunicarea are loc foarte repede. Dacă nu puteți răspunde imediat, trebuie să trimiteți un mesaj despre primirea răspunsului, unde indicați ora următoarei sesiuni de comunicare.
Ora și locul
Trebuie amintit că psihologic, limita răspunsului în timp, în valoarea sa critică, este de patruzeci și opt de ore. Aceasta se întâmplă dacă nu există nicio funcție de răspuns la robot. După ce au trecut două zile, destinatarul este deja plin de încredere că scrisoarea sa a fost lăsată nesupravegheată sau, în cel mai bun caz, pierdută. Regulile scrisorii de afaceri conțin acest punct: nu amâna niciodată răspunsul, deoarece aceasta este o pierdere indispensabilă a clientului, iar partenerul va începe să se îngrijoreze și să se gândească la ruperea tuturor tipurilor de relații. În orice caz, aceasta este o încălcare gravă a eticii corespondenței de afaceri. Dacă aveți nevoie să trimiteți aceleași informații, puteți pur și simplu să extindeți lista de corespondență. Punerea tuturor adreselor într-un câmp „la” reduce foarte mult termenul de livrare, iar transparența este menținută în parteneriate: fiecare persoană care primește scrisoarea vede lista formată.
O mare promisiune de a continua parteneriate este expresia politicoasă „mulțumesc anticipat”. După cum este scris într-o scrisoare de afaceri și în ce parte este plasată - fiecare decide pentru sine. Desigur, destinatarul ar trebui să o vadă după ce informațiile au fost deja obținute și impulsul de a acționa. La sfârșitul scrisorii, în fața blocului de contact este cel mai bun loc pentru această frază. Apropo, despre informațiile de contact: ar trebui să fie în fiecare literă, nu numai în prima. Numerele de telefon ale autorului, poziția și orice altceva nu poate fi obligat să se uite. Realizarea unei scrisori de afaceri nu depinde de durata corespondenței. Regulile trebuie respectate întotdeauna. Și pentru a nu ghici dacă destinatarul a primit scrisoarea, există o funcție de solicitare. Numai în acest caz puteți fi sigur că este citit. Istoricul corespondenței trebuie păstrat, nu puteți scrie un răspuns cu un nou mesaj. Cu toate acestea, atunci când trimiteți întreaga bandă de comunicare pentru a rezolva o anumită problemă, este necesar să ne amintim nu numai subordonarea, ci și confidențialitatea. Dacă informațiile personale sunt prezente în corespondență, acestea trebuie șterse înainte de citirea de către terți.
Prima opțiune și introducere
Cum să scrii o scrisoare de afaceri, astfel încât destinatarul să se intereseze imediat de acest mesaj, iar interesul său să nu se estompeze până la sfârșitul lecturii? Există trei puncte care sunt aproape magice pentru cei care le folosesc. În primul rând, acesta este un subiect pe care o persoană îl vede înainte de a deschide un e-mail. Depinde de ea dacă aceasta va avea loc, dacă destinatarul dorește să se familiarizeze cu mesajul. Al doilea punct este prima frază introductivă, care stabilește persoana să citească. Și desigur, finalul este important. Expresia „mulțumesc anticipat” funcționează foarte bine. După cum scrie într-o scrisoare de afaceri, finalul este cel mai important moment, există un număr imens de opțiuni pentru frazele finale, principalul lucru este să alegeți tonul potrivit. Din partea democratică „Ce spuneți?” la oficialul „Care va fi părerea dvs. despre această problemă?”
Acum, să încercăm să analizăm în detaliu scrisoarea cu mostre de afaceri.
Opțiunea 1
Subiect: Scrisoare de afaceri
Data: 02 iunie, vineri
de la: Ivan Petrov
Pentru: Anna Sidorova
Bună ziua, salut!
Vă invităm la un interviu cu angajatorii, pe 12 iunie, la ora 14.00. Întrucât vor fi alți candidați, iar angajatorii au planificat să țină o ședință doar două ore, este mai bine să nu întârzie.
Cu stimă,
Ivan Petrov.
A doua opțiune și cuvânt de cuvânt
Subiect: scrisoare de afaceri. Întâlnire cu angajatorii
Data: 02 iunie, vineri
de la: Ivan Petrov
Pentru: Anna Sidorova
Bună ziua, salut!
Am examinat cu atenție CV-ul dvs. și vă invităm la un interviu cu angajatorii pe 12 iunie, la ora 14.00. Deoarece și alți solicitanți vor fi intervievați, iar angajatorii intenționează să țină o întâlnire doar pentru două ore, este mai bine să nu întârziați. Și vă rog, specificați în răspuns dacă veți veni și, de asemenea, avertizați-ne dinainte dacă nu ne puteți vizita în acest moment.
Cu stimă,
Ivan Petrov.
Iată o scrisoare de afaceri tipică despre o întâlnire și, conform celor două opțiuni prezentate, devine clar care dintre ele este mai eficient. În a doua variantă, atenția destinatarului este atrasă asupra subiectului scrisorii, iar acesta înțelege imediat ce se va discuta. În plus, el va găsi cu ușurință această scrisoare în zece zile, până la ora întâlnirii, pur și simplu uitând la subiect, chiar dacă primește zilnic cincizeci până la o sută de scrisori. Subiectul identifică perfect mesajul. Adică, această scrisoare este exact despre întâlnire și nu despre documente, nu despre plăți, nu despre clienți și altele asemenea - totul este clar indicat. Expresia introductivă specifică ușor situația, adăugând respect reciproc interlocutorilor: primul respectat și scris „atent considerat”, plus rezultatul - un interviu, iar al doilea ar trebui să fie recunoscător pentru acest lucru. De asemenea, conține motivul scrisorii. Ultima frază obligă destinatarul să scrie un răspuns.
Poziția de afaceri
Normele generale pentru scrierea scrisorilor de afaceri se aplică oricărei corespondențe, fie că este vorba despre o scrisoare în care se negociază o întâlnire sau aceasta este o scrisoare de refuz către un partener eșuat. Structura este aproape întotdeauna aceeași, poate fi amintită pur și simplu, dar conținutul îl caracterizează pe autor și în persoana sa compania pe care o reprezintă ca un interlocutor civilizat, corect și competent. Corespondența este foarte des o muncă costisitoare și complexă din punct de vedere emoțional, deoarece comunicarea prin mijloace electronice a devenit una dintre principalele și, în principiu, parte integrantă a activității unei persoane de afaceri.
Scriu colegilor despre muncă, le scriu managementului, partenerilor de afaceri și clienților. Ei scriu oamenilor cunoscuți și celor care, probabil, nu vor trebui să vadă niciodată ceva. Practic nu există cerințe pentru compilarea scrisorilor de afaceri conform unui singur model, manualele nu au fost încă scrise, dar etica comunicării de afaceri s-a dezvoltat deja, deoarece tocmai acesta este motorul afacerilor de succes. O scrisoare de vizită este o carte de vizită a unei companii care reflectă poziția sa oficială. Depinde de corespondență dacă cooperarea va fi confortabilă și productivă și dacă va avea loc deloc. Prin urmare, respectarea regulilor bunelor maniere din fiecare mesaj este cheia succesului.
Corespondență în afaceri
Regulile și normele corespondenței de afaceri în mod electronic sunt exact aceleași cu care comunitatea de afaceri operează în oricare dintre interacțiunile sale - acestea sunt conversații telefonice, negocieri și altele asemenea. Există mai multe caracteristici distinctive care corespund corespondenței electronice cu modalitățile de comunicare de afaceri de lungă durată și, mai ales, acesta este imperativul timpului. Totuși, principiile rămân aceleași și nu depind deloc de modul în care se desfășoară corespondența de afaceri - indiferent dacă este vorba despre o scrisoare electronică sau pe hârtie.
1. Opozanții trebuie să se respecte reciproc atât pe individ, cât și pe poziția de afaceri reciprocă.
2. Opozanții sunt întotdeauna atenți la interesele de afaceri reciproce.
3. Confidențialitatea este întotdeauna respectată.
4. Schimbul de informații trebuie să fie însoțit de punctualitate.
Sunt respectate aceste principii dacă câmpul Subiect nu este proiectat sau nu este formatat în mod clar și corect? Nu. Expeditorul nu apreciază timpul destinatarului, iar sarcina sa nu este îndeplinită prompt. Un client sau partener pe un subiect specificat va aprecia instantaneu conținutul mesajului și prioritatea lecturii. De asemenea, este important să știți cum să începeți o scrisoare de afaceri. Acesta este un salut personal. Acest lucru determină încrederea interlocutorilor, conferă un anumit accent personal. Ignorarea numelui destinatarului este inacceptabilă, deoarece este considerat incorect.
adresare
Aici totul ar trebui gândit până la cele mai mici detalii. Câmpurile „To”, „Copiere” sau - mai important - „Bcc” sunt cele mai importante instrumente pentru comunicarea etică și eficiența acesteia. Mediul de afaceri modern a dezvoltat deja elementele de bază privind utilizarea acestor câmpuri. Dacă numele se află direct în câmpul „către”, destinatarul trebuie să răspundă la această scrisoare, expeditorul acestui răspuns așteaptă, deoarece scrisoarea a pus probabil întrebări. Dacă există mai multe nume în același câmp, aceasta înseamnă că expeditorul va primi răspunsuri de la fiecare destinatar. Dacă numele se află în câmpul „Copiere”, nu este necesar să răspundeți, doar expeditorul are nevoie să fiți la curent. Cu toate acestea, dacă materialul scrisorii este interesat și te face să participi la corespondență, atunci ai nevoie de o frază specială la început, care va servi ca semn al bunului gust. Exemple de fraze dintr-o scrisoare de afaceri dacă numele destinatarului apare în câmpul „copiere”: „Permiteți-mi să vorbesc și eu despre această problemă ...”, „Permiteți-mi să mă înscriu în discuție ...” sau, mai democratic, „Îmi pare rău să intervin ...”.
Eticheta indică în mod particular situația în care numele destinatarului se află în câmpul „Bcc”. În acest caz, etica în afaceri este mai vulnerabilă ca niciodată, deoarece aceasta este percepută ca un instrument de informare și control secret. Nimeni nu vede acești destinatari. Și văd pe toți și toate. Multe companii din corespondența corporativă interzic acest instrument, deoarece sunt scrupuloase în ceea ce privește etica în afaceri. Singura dată când acest lucru este permis este prin invitații în masă (aniversare, eveniment corporativ, întâlnire importantă sau negocieri), caz în care articolele vor merge la multe adrese, dar niciun destinatar nu va vedea adresa de e-mail a altcuiva. Desigur, destinatarii din câmpul Bcc nu intră niciodată în corespondență.
Conținut informațional
Format, structură, volum, limbaj - toate acestea se referă la munca corectă cu informația. Particularitatea și natura transmiterii acesteia este, de asemenea, un instrument, un indicator al dorinței de a corespunde și a capacității de a compune un text competent al scrisorii - respectuos și cât mai corect posibil în ceea ce privește destinatarul. Textul este cel mai bine perceput în volumul care se potrivește pe un ecran, adică în format de foaie A4. Fișierele atașate trimise cu o scrisoare nu trebuie să depășească trei megabyte, deoarece este posibil să nu fie ratate de serverul de mail al destinatarului. Fișierele care sunt trimise nu vor provoca probleme destinatarului dacă se utilizează codări universale rar sau Zip. Textul răspunsului trebuie plasat în partea de sus, și nu în partea de jos, adică la începutul scrisorii, ceea ce va salva destinatarul de căutări.
Răspunsul, așa cum am menționat mai sus, nu poate fi scris ca o nouă scrisoare, trebuie să salvați istoricul corespondenței, astfel încât destinatarul să nu caute mesajul original. Limbajul scrisului de afaceri trebuie să fie cât se poate de simplu și de înțeles, cu un minim de utilizare internă, vocabular profesionist, argou, engleză, acronime și abrevieri. Cu toate acestea, este posibil să se aplice toate acestea în cadrul companiei în timpul corespondenței, deoarece în acest fel atât eficiența, cât și viteza de comunicare sunt semnificativ crescute și, prin urmare, este considerată acceptabilă și complet etică. Corespondența internă constă de obicei din abrevieri, iar argoul constă aproape complet. Dar în comunicarea cu parteneri externi sau clienți de afaceri, astfel de cazuri aproape că nu apar.
Un pic despre termeni
Uneori este imposibil să faci fără terminologie, mai ales în companii specializate. O altă întrebare este aceea că cuvintele necesare introduse în contextul de afaceri trebuie explicate, iar interlocutorul trebuie învățat cum să le folosească. De exemplu, un client dorește să își facă reclamă produsele pe internet, iar un manager care vinde aceste servicii scrie fraze complet de neînțeles pentru un străin cu rânduri cum ar fi „cuvinte cheie”, „banner contextual” și așa mai departe. Cu toate acestea, nu puteți face fără ele și, prin urmare, trebuie să instruiți clientul.
