Procesul de constituire a unei rezerve de personal în condiții moderne este o procedură foarte importantă, care permite nu numai să rezolve rapid problema înlocuirii unui angajat în timpul absenței sale, ci și să instruiască în mod corespunzător unul nou, care poate fi potrivit pentru ocuparea unei poziții calificate. Să luăm în considerare mai detaliat procesul de constituire a unei rezerve de personal.
Conceptul
În cadrul rezervei de personal trebuie înțeleasă o listă de persoane care sunt capabile să îndeplinească funcțiile și sarcinile specialiștilor într-o anumită poziție de rang superior datorită abilităților, cunoștințelor și abilităților lor.
Pentru a intra în rezervă, angajatul trebuie să aibă cunoștințe și ambiții ridicate în scopul avansării profesionale. O astfel de promovare trebuie înțeleasă ca ocupând funcții manageriale, ceea ce impune candidatului din rezervă să îndeplinească anumite cerințe și caracteristici.
Valoarea rezervei de personal
Numirea unei rezerve de personal este prevăzută în legislație la nivel federal. Astfel, de exemplu, decretul guvernului rus „Cu privire la aprobarea programului federal„ Instruire și recalificare a rezervei de personal managerial ”spune necesitatea formării managerilor calificați pentru toate zonele, în special organismele de stat, care este asociat cu schimbările socio-economice care au loc în stat. După adoptarea acestui document, s-au adăugat alte facturi care au determinat și au completat procesul de creare a rezervelor de personal în structurile și organismele de stat. Astfel de ordine au fost elaborate de numeroase ministere (Ministerul Afacerilor Interne, Ministerul Agriculturii, Ministerul Transporturilor, Roskomnadzor etc.)
Valoarea rezervei de personal este de asemenea ambiguă pentru organizații specifice care intenționează să lucreze mult timp și au perspective de creștere, să aibă grijă de reducerea riscurilor de personal, în special în funcții de conducere.
Obiectivele rezervei de personal
Obiectivele creării unei rezerve sunt următoarele:
- soluție promptă a problemelor asociate cu plecarea managerilor cheie;
- economii semnificative în costuri financiare și de timp pentru căutarea, selecția și instruirea personalului;
- creșterea profesională a angajaților;
- creșterea loialității angajaților și a motivației de a lucra (inclusiv lipsa de teamă în rândul „rezerviștilor” de dificultatea de a-și îndeplini sarcinile viitoare și sarcinile atribuite brusc);
- formarea angajaților care înțeleg propria valoare pentru angajator;
- instruirea specialiștilor pentru modificările viitoare ale organizației;
- capacitatea de a „lustrui” personalul dvs., care va răspunde cerințelor organizației dvs.;
- reducerea cifrei de afaceri a personalului;
- păstrarea personalului promițător în companie.
Procesul de constituire a unei rezerve de personal este destul de complicat. Necesită implicarea nu numai a șefului companiei și a serviciului de personal, ci și a altor specialiști (avocați, psihologi, sindicat etc.). În acest sens, problemele rezervării personalului sunt soluționate, de regulă, colectiv cu ajutorul unui organism special (sau al unei comisii).
Principalele sarcini
Formarea unei rezerve de personal are ca scop rezolvarea următoarelor probleme:
- identificarea potențialului existent în rândul lucrătorilor;
- posibilitatea de a ocupa locuri libere;
- continuitatea procesului de producție și eficacitatea acestuia.
Documente cheie
Componența unei astfel de dispoziții privind formarea unei rezerve de personal ar trebui să includă următoarele secțiuni:
- obiectivele și obiectivele rezervei de personal;
- principiile creației;
- o listă de posturi pentru care se constituie rezerva de personal;
- ordinea formării;
- criterii de selecție pentru candidați;
- program de formare;
- criteriile de deducere din rezervă;
- analiza eficienței muncii de rezervă.
Această prevedere poate conține, de asemenea, informații despre eșantioane de documente care trebuie emise în procesul de colaborare cu rezerva.
Tipuri de rezerva de personal
Candidații trebuie să respecte pe deplin cerințele pentru poziția pentru care sunt puși în rezervă. Cu toate acestea, aceasta include cei care au un potențial ridicat de avansare profesională, dar care au mai puțină experiență sau sunt insuficient pregătiți. De regulă, 2 candidați sunt selectați pentru fiecare post.
În funcție de tipul de activitate, se alocă o rezervă de dezvoltare și o rezervă de funcționare. Cu alte cuvinte, rezervistul poate face o alegere între două direcții de carieră - profesională și managerială.
În momentul numirii, în rezerva de personal se formează un grup de candidați care sunt nominalizați în prezent pentru o funcție superioară și un grup de candidați pentru următorii unu-trei ani.
Rezerva de personal poate fi internă și externă. Crearea unuia intern este un proces mai studiat care necesită cheltuieli financiare mai mici. O astfel de rezervă este mai des utilizată în practică.
Rezerva externă presupune implicarea candidaților din afară.
principii
Gestionarea rezervelor de personal ale companiei se bazează pe anumite principii. Luați în considerare principiile de bază ale formării rezervei de personal:
- principiul relevanței - înseamnă că necesitatea ocupării unei funcții ar trebui să fie valabilă astăzi;
- principiul conformității - înseamnă că candidatul trebuie să îndeplinească cerințele pentru funcție;
- principiul prospectivității candidatului.
Cum se formează
Sistemul actual de formare a rezervei de personal este o lucrare dureroasă pentru a identifica angajații promițători (sau recrutarea lor) ca fiind cei mai potriviți și pentru a răspunde cerințelor posturilor de conducere.
Sistemul are anumite reguli. Ordinea formării este următoarea:
- formați un corp care se ocupă de aceste probleme;
- elaborează reglementări interne, adică un document în care este necesar să reflecte toate procedurile pentru crearea unei rezerve;
- creează mecanisme de implementare a regulilor dezvoltate.
Crearea corectă a unui astfel de sistem este cheia succesului optimizării numărului de angajați într-o companie.
Schema de formare pe etape
Luați în considerare etapele de formare a rezervei de personal, care sugerează o anumită secvență de etape:
- analiza situației actuale:
- evaluarea nevoii de noi manageri sau specialiști pentru următorii 1-3 ani;
- compilarea unei liste de postări ale noii rezerve;
- determinarea disponibilității specialiștilor existenți care trebuie înlocuiți;
- specificarea listei de specialiști;
- analiza efectului rezervei care a fost creată anterior.
Selectarea candidaților necesari pentru includerea în rezervă are loc în următoarele etape:
- analiza datelor din chestionare de către angajați;
- efectuarea unui interviu;
- monitorizarea comportamentului angajaților în relațiile cu ceilalți colegi;
- evaluarea indicatorilor de performanță care caracterizează activitatea sa de muncă, precum și rezultatele sarcinilor sale specifice;
- certificarea unui angajat;
- identificarea conformității calităților identificate cu cerințele poziției;
- compararea rezultatelor pentru diferiți candidați;
- întocmirea unei liste a noii rezerve cu o listă de candidați la funcție.
Această listă are propriile sale caracteristici:
- o persoană poate să apară în mai multe secțiuni: pentru viitorul apropiat și îndepărtat, precum și pentru diferite opțiuni pentru poziții;
- colectarea cantității maxime de informații despre candidat, de exemplu, date cu caracter personal, rezultate ale certificării, evaluare potențială, recenzii ale colegilor etc.
- formularea de recomandări privind programul de educație continuă.
Lista astfel obținută este aprobată de șeful organizației.
Lucrările suplimentare sunt structurate după cum urmează:
- revizuirea listei de candidați din când în când;
- completarea listei, dacă este necesar;
- excluderea din lista angajaților care au încetat să mai satisfacă cerințele;
- ajustarea programelor de dezvoltare a personalului;
- analiza eficienței utilizării registrului, previziuni și modificări.
Procesul de evaluare a personalului
Principalele tipuri de evaluare a personalului:
- sistematic, care se realizează prin definirea clară a tuturor semnelor de evaluare (proces, frecvență, criterii, metode de măsurare);
- nesistematică.
Principalele proceduri de evaluare sunt următoarele:
- pregătirea evaluării - presupune colectarea de informații preliminare;
- evaluarea directă a angajatului prin crearea de grupuri de experți care evaluează nivelul de cunoștințe, abilități și rezultate ale muncii angajatului;
- etapa evaluării, incluzând o reuniune a comisiei în următoarea ordine: invitația angajatului și a conducătorului său, luarea în considerare a materialelor, ascultarea interlocutorilor, discuția rezultatelor, formarea unei concluzii, întocmirea unui protocol;
- etapa de luare a deciziilor, după care se formează o concluzie ținând cont de concluziile și propunerile comisiei; în același stadiu, se fac recomandări cu privire la necesitatea promovării unui angajat într-o poziție superioară.
Cum se desfășoară competiția
Separat, ar trebui să vorbim despre organizarea unei competiții în rezerva de personal. Procedura pentru această procedură este, de asemenea, reglementată în mod clar de documentele interne ale companiei. Pentru a realiza o astfel de procedură, în organizație se formează comisioane speciale de licitație:
- să desfășoare o competiție pentru ocuparea unui post vacant;
- să organizeze un concurs de constituire a rezervelor.
Procedura de licitație poate fi demarată numai dacă există cel puțin doi candidați la rezerva de personal. În caz contrar, competiția este considerată eșuată.
Principalele etape ale competiției:
- depunerea unui memoriu de către șeful unității la președintele comitetului de licitație;
- pregătirea tuturor documentelor necesare concursului;
- Cu 20 de zile înaintea concursului este publicat un anunț despre acesta;
- documentele sunt primite de la solicitanți;
- se întocmește procesul-verbal al ședinței comisiei competitive;
- efectuarea unui test competitiv prin testarea participanților, precum și emiterea unei misiuni competitive;
- evaluarea candidaților la concurs;
- selectarea concurentului se face;
- toate documentele necesare sunt întocmite pentru adoptarea sa.
Caracteristici ale serviciului public de stat
Pentru a facilita dezvoltarea sistemului de funcționare publică, precum și pentru a îmbunătăți procedura pentru formarea și utilizarea efectivă a rezervei de personal de conducere, în cadrul Președintelui Federației Ruse se formează o Comisie cu privire la problemele serviciului public și rezerva personalului de conducere.
Planificarea și formarea rezervei de personal a serviciului public de stat durează de obicei de la unu la trei ani. Timpul petrecut în rezerva de personal a specialiștilor individuali este, de asemenea, în medie de trei ani, dar, cu planuri pe termen lung pentru organizație, poate ajunge la cinci ani.
Indiferent de momentul implementării proiectului „rezervă” și de capacitățile financiare ale organizației, lucrul cu rezerva de personal trebuie desfășurat între părțile interesate într-o formă deschisă (informațiile trebuie să fie disponibile angajaților), acest mediu trebuie să fie competitiv (mai mulți candidați trebuie să fie selectați pentru o poziție de conducere).
Rezultatele activității profesionale sunt un criteriu de selecție foarte important, deoarece nu numai că poate judeca eficiența candidatului, ci și să evalueze beneficiile înscrierii acestuia în rezervă. O astfel de încurajare intangibilă a unui specialist, precum includerea în rezerva de personal va servi drept un exemplu bun pentru alți angajați și îi motivează la rezultate ridicate ale forței de muncă.
Acest set de cerințe nu este exhaustiv și poate fi format în funcție de nevoile organizației în prezent și în viitor, în funcție de nivelul cifrei de afaceri a personalului, precum și de caracteristicile sociale, de vârstă și de alte caracteristici ale personalului. Este important să înțelegem că selecția excesivă poate să discrimineze angajații.
Pentru a gestiona rezerva de personal, de regulă sunt emise acte normative interne și locale speciale. De exemplu, o dispoziție privind formarea unei rezerve de personal sau o dispoziție privind colaborarea cu o rezervă de personal. Într-o etapă timpurie a implementării acestui proiect, un document similar este destinat să consolideze:
- procedura de formare a rezervelor;
- sarcini care sunt rezolvate prin crearea unei rezerve;
- îndatoririle și responsabilitățile oficialilor de constituire a rezervelor
- ordinea și sistemul de lucru;
- reîncărcare a rezervei și modificări ale compoziției acesteia;
- sistem de raportare a muncii personalului și procedura de menținere a acestui raport.
Un astfel de document va sublinia importanța muncii, seriozitatea intențiilor conducerii și atitudinea atentă față de angajați.
Alături de regulamentul privind constituirea rezervei de personal, se întocmește o listă de posturi din rezerva de personal a serviciului public de stat, care determină, printre altele, numărul de candidați pentru funcția de rezervă. În majoritatea organizațiilor, există programe pentru dezvoltarea unei rezerve de personal, păstrarea personalului, precum și liste de rezerve în cazul ocupării posturilor vacante. Trebuie amintit faptul că angajații înscriși în rezerva de personal nu trebuie să fie doar conștienți de acest lucru, dar și să prezinte clar perspectivele și cerințele care le vor fi prezentate în cazul unei promoții reale.
Instruirea „rezerviștilor” poate lua forma unei formări avansate, obținerea unui al doilea învățământ superior, cursuri sau stagii. Un plus bun este întâlnirile de schimb de experiență, în care angajații își vor împărtăși cunoștințele și impresiile.
În același timp, este necesar să se acorde atenție faptului că așteptarea returnărilor de la specialiști rezervați și instruiți pentru o anumită poziție nu are rost dacă munca cu rezerva de personal nu are legătură cu strategia organizației, nu este susținută de întreaga cultură corporativă, dacă testarea intermediară și analiza cifrei de afaceri a personalului nu sunt efectuate în rândul angajaților loialitate scăzută, lipsă de dorință de a învăța. Dar dacă totul este diferit - rezerva de personal va deveni cu siguranță un factor motivant bun atât pentru angajați, cât și pentru organizație.
În conformitate cu legislația în vigoare, este prevăzută o lucrare permanentă cu rezervă, al cărei scop este pregătirea unei schimbări demne pentru angajații de frunte și asigurarea continuității generațiilor. Formele și metodele de lucru cu rezerva sunt determinate de șeful organizației sau de unitatea structurală a acesteia și de cerințele postului.
concluzie
Astfel, crearea unei rezerve de personal în companie are ca obiectiv actualizarea echipei de management existente și a specialiștilor, în detrimentul angajaților noștri proprii și atrași. Intrarea în această rezervă impune candidatului să aibă calități speciale, cunoștințe, experiență, abilități și presupune, de asemenea, posibilitatea pregătirii sale și a formării ulterioare la nivelul dorit. Lista postărilor și cerințele pentru aceștia din organizație sunt determinate individual în cadrul acesteia.