Mulți dintre cei care interacționează constant cu gestionarea electronică a documentelor au găsit probabil un concept precum semnătura electronică. Cu toate acestea, pentru majoritatea oamenilor acest termen rămâne necunoscut, însă cei care au reușit să încerce acest instrument nu au fost dezamăgiți. În termeni simpli, o semnătură electronică este un analog al unei semnături scrise de mână. Adesea această metodă este folosită atunci când lucrează cu documente electronice, indiferent de domeniul de activitate. Să aruncăm o privire mai atentă la ce este vorba, la ce se folosește și cum să obținem o cheie de semnătură electronică.
Pentru ce este semnătură electronică?
Persoanele care nu au avut încă timp să ia cunoștință de acest instrument au întrebări logice despre ce, în general, au nevoie de un EDS, când puteți doar să imprimați un document pe o imprimantă, să îl aprobați și să puneți tipăritul obișnuit?
Deci, există o serie de motive pentru care o semnătură electronică este mai valoroasă decât una reală. Să le analizăm mai detaliat:
1. Managementul documentelor electronice. În contextul informatizării moderne, nu este necesară salvarea documentelor sub formă de hârtie, așa cum s-a făcut anterior. Acum, toate organizațiile de stat recunosc forța juridică și comoditatea documentelor electronice din mai multe motive:
- nu ocupă spațiu;
- depozitate în siguranță;
- procesul de schimb de informații este mult simplificat și așa mai departe.
În circulația inter-corporativă a documentelor, semnătura electronică nu are deloc analogi, întrucât rezolvă complet problema călătoriei cu scopul de a semna documentația în filiale. Accesul de la computer la documentele companiilor combinate este asigurat prin semnătura electronică, ceea ce reprezintă o garanție a autenticității și facilitează, de asemenea, comunicarea managerilor.
2. Raportare. Documentația, susținută de o semnătură electronică, are forță juridică, ceea ce înseamnă că nu trebuie să trimiteți singur un curier sau să livrați documente, trebuie doar să deschideți documentul cu un raport, să remediați EDS și să îl trimiteți destinatarului prin e-mail. Toate acțiunile vor dura doar câteva minute.
3. Servicii guvernamentale. Principalul avantaj este că nu trebuie să petreci timp pe linii lungi. O persoană fizică poate introduce pur și simplu o semnătură electronică pe un card electronic universal (UEC), care are deja toate datele importante.
4. Licitarea online. În această situație, EDS garantează faptul că o persoană reală participă la licitație, care are o obligație materială pentru nerespectarea condițiilor contractului.
5. Tribunalul arbitral. Documentele electronice suportate de documente electronice sunt recunoscute ca dovezi complete.
6. Transferul documentației. Această opțiune este utilă în special pentru persoanele juridice, deoarece dă dreptul la:
- Introduceți raportare electronică în companie, realizând astfel schimbul de documente între departamente, structuri și alte orașe.
- Elaborarea și semnarea acordurilor legale cu partenerii din alte orașe și țări.
- Furniza dovezi în cadrul procedurilor electronice în proces, fără prezență personală.
- Trimite rapoarte către organele guvernamentale fără a părăsi biroul.
- Primește servicii de la stat, confirmând dreptul la acestea cu un document electronic.
Șefii de organizații cu un sistem electronic integrat de gestionare a documentelor vor scăpa pentru totdeauna de întrebările referitoare la prelucrarea și conservarea dosarelor cu documente importante.Vă gândiți cum să obțineți un certificat de cheie pentru semnătura electronică acum? Mai jos veți găsi răspunsul la aceasta și la multe alte întrebări relevante.
Cum funcționează?
Un tip calificat de cheie electronică este cel mai frecvent, deoarece principiul funcționării sale este extrem de simplu - semnătura digitală este înregistrată în Autoritatea de certificare, unde este stocată copia sa electronică.
Nu sunteți sigur cum să obțineți un certificat cheie de verificare a semnăturii digitale? O copie este trimisă partenerilor, iar compania proprietară are acces la certificatul cheie original.
După ce a primit cheia electronică, proprietarul instalează pe computer un program special care generează o semnătură, care este un bloc cu următoarele date:
- Data semnării documentului.
- Informații despre persoana care a semnat.
- Identificator cheie.
După primirea documentației, partenerii trebuie să primească un certificat calificat al unei chei de verificare a semnăturii electronice pentru procesul de decriptare, adică autentificare. Certificatul de semnătură digitală este valabil timp de un an și stochează următoarele informații:
- Placa de înmatriculare
- Perioada de valabilitate.
- Informații despre înregistrare în Autoritatea de certificare (CA).
- Informații despre utilizator și CA în care a fost fabricat.
- Lista industriilor unde puteți utiliza.
- Autenticitate garantată.
Este aproape imposibil să falsificați o semnătură digitală, din acest motiv nu este realist să o asigurați împotriva fraudei. Toate procesele care utilizează cheile sunt realizate exclusiv în cadrul programului, a cărui interfață originală ajută la implementarea gestionării electronice a documentelor.
Procedura de obținere a EDS. Instrucțiuni pas cu pas
După ce ai studiat toate avantajele EDS, ai decis să-l obții. Excelent! Dar aici apare întrebarea, cum să obții o cheie de semnătură electronică? Răspunsul este în instrucțiunea detaliată pas cu pas de mai jos.
- Alegerea tipului de semnătură digitală.
- Selectarea unei organizații de certificare.
- Cerere pentru producerea de semnături electronice.
- Plata prin factură după confirmarea cererii.
- Pregătirea unui set de documente.
- Obținerea unei semnături digitale. Este necesar să vină la centrul de certificare cu documentele originale (sau fotocopii certificate de un notar) care sunt necesare pentru semnătura digitală, cu o chitanță pentru plata facturii, în plus, persoanele juridice și antreprenorii individuali ar trebui să aibă un timbru cu acestea.
Procesul de obținere de la sine este foarte simplu, cu toate acestea, în unele situații, primirea unei semnături electronice poate fi refuzată, de exemplu, date eronate sunt indicate în cerere sau este furnizat un pachet incomplet de documente. În astfel de cazuri, erorile ar trebui corectate și aplicația ar trebui reaplicată.
În continuare, analizăm fiecare detaliu mai detaliat.
Pasul 1. Alegerea tipului de EDS
Nu sunteți sigur cum puteți obține o cheie de semnătură electronică necalificată? În primul rând, ar trebui să înțelegeți tipurile de semnături digitale, care, în conformitate cu legea federală, sunt mai multe:
- Simplu. Conține informații despre titularul semnăturii, astfel încât destinatarul documentației să înțeleagă cine este expeditorul. O astfel de semnătură nu are protecție împotriva falsurilor.
- Întărit. De asemenea, se împarte în subspecii:
- Necalificat - conține date nu numai despre expeditor, ci și despre modificările făcute după semnare.
- Calificat - cel mai de încredere tip de semnătură. Are protecție ridicată și deține și forță juridică, 100% corespunde semnăturii de mână. O semnătură calificată este emisă exclusiv în organizații acreditate de FSB.
Majoritatea clienților completează o cerere pentru o semnătură calificată, care este de înțeles, deoarece escrocii din diverse categorii vânează semnături electronice, precum și alte chei care oferă acces la informații personale și tranzacții legate de finanțe.
Etapa 2. Autoritatea de certificare
Nu sunteți sigur de unde să obțineți cheia semnăturii digitale? În centrul de certificare, este o instituție implicată în fabricarea și emiterea de semnături digitale electronice. Acum, în Rusia, există mai mult de o sută de astfel de centre.
Etapa 3. Cerere
După ce ați ales tipul de semnătură și organizația de certificare, este timpul să aplicați. Nu sunteți sigur cum puteți obține o cheie de semnătură electronică? Puteți completa o cerere în diferite moduri: personal, la reprezentanța companiei sau completând-o pe site-ul web. Atunci când trimiteți o cerere online, documentele sunt trimise către CA prin poștă sau prin curier, cu o vizită personală, acestea sunt transmise împreună cu cererea.
O aplicație online vă va permite să economisiți timp personal, în plus, conține o cantitate minimă de informații: inițiale, numărul de telefon pentru comunicare și adresa de e-mail. După trimiterea în termen de o oră, se va apela la un telefon de la un angajat al centrului de certificare pentru a clarifica datele introduse. În timpul conversației, el va putea să vă răspundă la toate întrebările și să vă sfătuiască despre tipurile de semnături digitale electronice.
Pasul 4. Plata
Nu sunteți sigur cum puteți obține o cheie de semnătură electronică? Mai întâi trebuie să plătiți factura, aceasta se face înainte de a primi EDS. Imediat după confirmarea cererii și acordul nuanțelor cu clientul, se emite o factură pe numele său. Costul unei semnături digitale variază, în funcție de organizația aleasă, zona de reședință și tipul de semnătură. Costul include:
- Generarea unui certificat de cheie de semnătură.
- Software-ul care este necesar pentru a genera o semnătură și a trimite documentația.
- Suport tehnic.
Costul unei semnături digitale începe de la 1.500 de ruble, media variază între 5 și 7 mii de ruble. Când comandați un număr mare de semnături, de exemplu, pentru întreaga organizație, costul minim poate fi mai mic.
Pasul 5. Pregătirea documentației
Nu sunteți sigur cum puteți obține o cheie de semnătură electronică pentru un IP? Lista documentelor pentru diferite categorii de cetățeni variază semnificativ: o persoană, o persoană juridică sau un antreprenor individual, prin urmare, vom analiza pachetul de documente necesare pentru a obține un EDS separat pentru fiecare grup.
Persoane juridice
- Pasaport original al CEO.
- Fotocopie de 2 și 3 pagini în 1 exemplar.
- Certificat OGRN.
- Documente privind înființarea organizației (Carta sau acordul constitutiv).
- INN.
- Snils.
- Cerere pentru fabricarea semnăturii digitale electronice.
- Extras din registrul de stat unificat al persoanelor juridice (formularul trebuie să conțină în mod necesar sigiliul Serviciului Fiscal Federal, precum și semnătura, prenumele și poziția angajatului departamentului).
Antreprenori individuali
Pentru a primi o cheie de semnătură electronică pentru o taxă, un antreprenor individual trebuie să furnizeze următorul set de documente:
- Pasaport original.
- O copie a foilor 2 și 3 din pașaport - 1 exemplar.
- Fotocopie a documentului privind înregistrarea de stat a unei persoane ca o copie IP - 1.
- Snils.
- O fotocopie a documentului de înregistrare fiscală - 1 exemplar.
- Extras din USRIP certificat de un notar public (termenul de eliberare nu trebuie să depășească 30 de zile).
- Cerere pentru fabricarea semnăturii digitale electronice.
- Cerere de aderare la Regulile Autorității de certificare.
- Sunteti de acord cu procesarea informatiilor personale ale solicitantului.
Dacă există o împuternicire și un pașaport, semnătura digitală a unui antreprenor individual poate fi preluată de reprezentantul său autorizat.
persoane fizice
Cum se obține o cheie de semnătură electronică pentru o persoană fizică? În primul rând, trebuie pregătite următoarele documente:
- Pașaport al unui cetățean.
- INN.
- Snils.
- Cerere pentru producerea de semnături electronice.
Pasul 6. Obținerea unei semnături digitale: etapa finală
Și în final, ajungem la ultima întrebare: de unde să obținem cheia semnăturii electronice pentru serviciile publice și alte servicii? Acest lucru se poate face la punctele speciale de distribuție situate în toată Rusia. Informații detaliate despre centrele de certificare se găsesc pe site-ul oficial al organizației, într-o secțiune specială.În general, perioada pentru obținerea unei semnături digitale nu depășește trei zile.
Posibilă întârziere din partea solicitantului, din cauza întârzierii plății facturii sau a erorilor din documentație.
Important! acordă multă atenție extrasului din registrul de stat unificat al persoanelor juridice și al persoanelor fizice, deoarece procesul de pregătire a documentului durează 5 zile lucrătoare!
Acum știți unde și cum puteți obține cheia semnăturii electronice. Procesul de înregistrare este destul de simplu, iar cu pregătirea corespunzătoare va dura foarte puțin timp.
