Depozitarea documentelor în organizație. Durata stocării documentelor organizațiilor

Activitatea vitală a unei singure organizații, companii, întreprinderi și chiar a statului este imposibilă fără fluxul de lucru eficient. Documentele, precum și necesitatea deplasării, creării sau primirii acestora înainte de returnare, expirare sau atașare la caz, au intrat ferm în viața unei persoane din momentul scrierii. Păstrate din cele mai vechi timpuri, acestea confirmă documentația diferitelor sfere de viață ale persoanelor sau afacerilor publice.

Istoria muncii de birou în Rusia

Primele documente care au înregistrat viața statului rus vechi au fost analele. Ei au povestit despre acordurile încheiate între Rusia și Bizanț, reflectau evenimente istorice. De asemenea, relațiile diplomatice au fost consemnate în scrisori. În plus, au vorbit și despre diverse acorduri, în principal între comercianți. Scrisorile, în funcție de scop, ar putea fi judiciare și indicative.

Toate documentele erau scrise pe pergament, care la acea vreme era considerat un material foarte scump. Până la sfârșitul perioadei de fragmentare feudală a Rusiei, a fost prea devreme să vorbim despre conceptul de lucru de birou ca sistem.

Istoria muncii de birou în statul rus constă din perioade: pre-revoluționare, sovietice și post-sovietice.

prerevoluționat

Lucrări prerevoluționare dezvoltate în secolele XVI - începutul secolului XX. La rândul său, această etapă este împărțită în mai multe perioade:

1. Lucrările clericale de ordin au început să se contureze după formarea unui stat rus centralizat. A fost desfășurat în colibe (ordonați, labial, zemstvo) grefieri. Sistemul însuși s-a dezvoltat în ordine - instituții centrale. De aici numele perioadei. O caracteristică distinctivă a lucrărilor administrativ-clerical este apariția unui „personal” separat de oameni care au fost implicați în pregătirea proiectelor, efectuarea de anchete, organizarea stocării de hârtii, copierea proiectelor.
2. Fluxul de lucru la colegiu dezvoltat după reforma administrației centrale. Colegiile au început să folosească cărți de înregistrare și arhive organizate. Depozitarea documentelor în modul prescris a fost organizată pentru prima dată tocmai în perioada activității de birou a colegiului.
3. Executivul (în secolul XIX - începutul secolului XX) a fost dezvoltat în timpul reformei. Noul sistem administrativ se bazează pe principiile unității de comandă - executarea exactă a ordinelor executivilor, precum și a ierarhiei - o distribuție strictă a responsabilităților între funcționarii de diferite ranguri și funcții.

Lucrare clericală sovietică

Lucrările de birou sovietice au început să se contureze din octombrie 1917 și au continuat până în 1991. În această perioadă, autoritățile au căutat să facă acest sistem cât se poate de rațional. S-au încercat introducerea standardelor în lucrul cu documentele oficiale. A fost întocmită o listă de documente tipice de management la întreprindere, care a stabilit perioada de stocare pentru o astfel de documentare. În anii șaptezeci, a fost creat special un sistem de stat unificat al lucrărilor de birou, care a stabilit forme și metode uniforme de lucru cu documentele.

Postsovietica

Lucrările de birou din perioada post-sovietică s-au dezvoltat din 1991 și se dezvoltă până în prezent. În anii 90 ai secolului XX, Federația Rusă a început să îmbunătățească cadrul legislativ și de reglementare care stabilește cerințele pentru documentare.

Depozitarea documentelor la întreprindere

În procesul de activitate al firmelor, instituțiilor, întreprinderilor, există un flux imens de documente, documentele sunt primite și create. Când nevoia utilizării lor în activitățile zilnice pentru a rezolva problemele și problemele curente dispare, este nevoie de acumularea și păstrarea informațiilor. În plus, este extrem de important să se asigure un acces facil și rapid la datele necesare în orice moment, chiar și după câteva zile, luni sau ani de la ieșirea din circulație a hârtiei. Dacă arhivele nu sunt organizate corespunzător și nu se respectă termenele, pot apărea probleme suplimentare cu găsirea hârtiei potrivite. O căutare rapidă și aplicarea documentelor în scopul propus este posibilă numai cu o distribuire clară a acestora în grupuri, segregare, de exemplu, în afaceri.

O carte specială de referință de sistematizare, care determină procedura de distribuire a valorilor mobiliare în cazuri, este nomenclatorul cazurilor.

Conceptele de „nomenclatură a afacerilor” și „afaceri”

Nomenclatura cazurilor se numește cel mai simplu clasificator al numelor de cazuri, ceea ce vă permite să sortați rapid hârtia pentru căutare rapidă, dacă este necesar, indicând perioada de stocare în forma prescrisă. Un astfel de clasificator are o importanță deosebită în organizarea funcționării fără probleme a unei companii sau instituții municipale.

Un caz este un document plasat sub o copertă sau o combinație a acestuia care se referă la o problemă specifică sau tip de activitate. În cazuri, este interzisă duplicarea versiunilor de proiecte ale valorilor mobiliare care sunt repetate sau au pierdut importanță, cu o durată de valabilitate standard expirată.

Nomenclatorul afacerilor - un document polivalent care:

• Este baza pentru plasarea documentelor în dosare, pentru căutarea documentelor necesare.
• Indică indexarea documentelor și cazurilor.
• Definește termenul de valabilitate al documentelor.
• Este un fel de manual pentru prima etapă de examinare.
• Este un document care ține cont de stocarea temporară (până la zece ani).
• Este baza pentru formarea inventarelor de documente care vor fi stocate permanent și temporar.
• Este un loc de depozitare a actelor pentru distrugerea afacerilor unei întreprinderi cu perioade de depozitare expirate (distrugerea hârtiei).

Tipuri de articole din întreprinderi

Există trei tipuri de nomenclaturi. O nomenclatură standard este un document de reglementare care stabilește componența cazurilor care sunt instituite în lucrările clericale ale organizațiilor de același tip.

Nomenclatura aproximativă este de natură consultativă, stabilește un anumit set de cazuri (cu indicarea indicilor lor) care sunt inițiate în timpul funcționării organizațiilor cărora li se aplică nomenclatura.

O nomenclatură separată a afacerilor unei anumite întreprinderi este formată din personalul de asistență documentară și managementul documentelor al organizației. Procesul implică șefii diviziunilor structurale, deoarece au o idee despre dezvoltarea planificată a întreprinderii, ceea ce vă permite să asigurați eficient tipurile de titluri care pot apărea în organizație în viitorul apropiat.

Reguli de bază pentru stocarea documentației

În cadrul oricărei întreprinderi se formează un număr imens de lucrări, diverse în ceea ce privește valoarea și semnificația reprezentată. Tipurile de titluri pentru care ar trebui organizată stocarea documentelor în organizație, procedura și perioadele de stocare sunt reflectate în diverse acte juridice de reglementare, care pot avea legătură atât cu legislația corporativă a unei organizații individuale, cu legislația privind arhivarea, cât și cu legile contabile. Legile privind contabilitatea și arhivarea sunt la fel de valabile cu reglementările emise de consiliul constitutiv sau conducerea unei anumite organizații.

Actul legislativ de bază în acest domeniu este legea „Cu privire la chestiunile arhivistice din Federația Rusă”, care a intrat în vigoare la data publicării - 25 octombrie 2004.Acest act legislativ este cel care reglementează diverse tipuri de relații în domeniul managementului arhivistic în interesul populației civile a țării, societății și autorităților de stat, precum și relații în organizarea depozitării hârtiilor, indiferent de forma de proprietate a întreprinderilor.

Pe baza articolului 1. 17 din Legea nr. 125-ФЗ, antreprenorii, organizațiile private și de stat sunt obligați să păstreze documente de arhivă în perioadele de păstrare, inclusiv hârtie pentru personal. În funcție de statutul întreprinderii comerciale, se stabilește procedura pentru îndeplinirea obligației de stocare a valorilor mobiliare și perioada de depozitare a documentelor în organizație. Instituțiile comerciale au dreptul să înceteze stocarea documentelor la expirarea timpului.

Documente contabile

Articolul 17 din Legea nr. 129-ФЗ stabilește perioadele generale de depozitare pentru documente, documente contabile și rapoarte contabile. Conform actului, întreprinderea este obligată să asigure păstrarea documentelor contabile timp de cel puțin cinci ani calendaristici începând cu data de 1 ianuarie a anului următor celui în care este datată lucrarea.

Pentru a determina termenii pentru anumite tipuri de documente, trebuie să vă referiți la un astfel de act ca o listă standard a perioadelor de stocare a documentelor aprobate de Arhivele Federale la 6 octombrie 2000. Ceea ce este important, datele indicate în listă nu încep de la data versiunii finale a lucrării sau a publicării oficiale a documentului, ci de la prima ianuarie a anului calendaristic următor. Cu toate acestea, dacă șeful companiei a emis un ordin ținând cont de specificul activității, atunci termenul de valabilitate al documentelor poate fi crescut în comparație cu perioada care stabilește lista.

Declarații fiscale și alte acte de calcul fiscal

Perioada de timp în care o întreprindere sau o instituție municipală este obligată să țină raportarea deducerilor fiscale este stabilită la punctul 170 din lista de mai sus. Deci, perioada de stocare a documentelor în organizație, atunci când vine vorba de declarații fiscale pentru ultimul an calendaristic, este de cel puțin un deceniu, trimestrial sunt stocate cel puțin cinci ani calendaristici următori, perioadele lunare trebuie să fie stocate cel puțin un an calendaristic - aceste informații sunt indicate de lista perioadelor de stocare a documentelor. În absența raportării pentru anul calendaristic, alte tipuri de declarații se păstrează timp de cel puțin zece ani. Deci, alte tipuri de raportare ar trebui protejate cel puțin cinci ani calendaristici. Rapoartele pentru o lună calendaristică în absența rapoartelor trimestriale sunt stocate conform acelorași principii.

Documentele pentru care se calculează impozitele și taxele nu sunt definite în lege. Cu toate acestea, paragraful al optulea al primului articol 23 din Codul fiscal al Federației Ruse indică faptul că contribuabilii trebuie să păstreze documente timp de patru ani: evidență contabilă și fiscală, orice alte documente care dovedesc profit, cheltuieli, plata și reținerea impozitului și a altor taxe. Același stabilește lista de documente care indică perioada de stocare. Este postat pe site-urile oficiale ale guvernului Federației Ruse și Rosarchive.

Durata stocării documentației la întreprindere

Perioada de valabilitate a documentelor este intervalul de timp definit de legislația Federației Ruse și valorile selectate de examinare, timp în care acestea trebuie păstrate până la distrugerea lor.

Ca urmare a activităților întreprinderilor și instituțiilor, sunt create lucrări cu semnificații diferite. O listă standard de stocare a documentelor permite distrugerea documentelor care au finalizat deja sarcina. Există însă cei care nu își pierd importanța de mai mulți ani. Și al treilea tip, conține informații semnificative științific sau practic. Acest tip are o durată de valabilitate constantă.

Deci, perioadele tipice de stocare pentru documente pot fi:

• temporar până la zece ani;
• temporar peste zece ani;
• constantă.

În diviziile care sunt angajate în lucrări de referință, cazurile rămân timp de doi ani, indiferent de starea afacerii: stocare permanentă și temporară (peste zece ani). În arhiva organizației sunt predate după acest timp.

Indiferent de forma în care este realizată documentația (hârtie sau electronică), perioadele de stocare a documentelor nu se modifică. Valoarea determinantă a duratei utilizării lor depinde de informațiile conținute de acestea. Această problemă este examinarea valorii.

O examinare a valorii documentelor constă în stabilirea semnificației de care depinde determinarea perioadei de economisire a acestora. Se efectuează o examinare pentru a determina care anumite lucrări pot oferi statului, societății, științei și persoanelor cele mai bune date necesare. Pentru documentele care au fost selectate pentru stocarea temporară, ar trebui să stabiliți cât timp ar putea fi necesare în viitor. O sarcină importantă a examinării valorilor mobiliare este, de asemenea, considerată pentru a determina perioada de depozitare a documentației.

Astfel, s-au evidențiat următoarele sarcini ale examinării valorii:

• Transfer pentru depozitare permanentă în arhivele de stat ale Federației Ruse a documentației importante pentru politică, economie, economie, știință, cultura țării, selecție preliminară pentru aceasta.
• Documentele care păstrează valoarea practică, dar care nu reprezintă valoare științifică și istorică, sunt selectate pentru stocarea temporară.
• Cei care și-au pierdut valoarea și nu au valoare științifică sunt selectați pentru distrugere.
• Stabilirea perioadelor de stocare a documentelor, schimbarea acestora.

În timpul examinării, se verifică calitatea organizării nomenclaturii fișierelor, arhivelor și stabilirea duratei de valabilitate a documentelor.

Modalități de organizare a depozitării valorilor mobiliare la întreprindere

Odată cu apariția tehnologiei electronice, nu este necesară utilizarea întregii clădiri pentru arhive, mai multe camere vor fi suficiente dacă vine vorba de o organizație mare, cu o istorie de zece ani. În orice caz, este necesară organizarea stocării documentelor în organizație.

Există mai multe opțiuni pentru modul în care puteți organiza o arhivă electronică:

1. Local - un mod accesibil de stocare, care constă în colectarea documentelor într-un singur folder de pe un computer sau, dacă compania are o rețea locală, crearea unui folder de rețea special și stabilirea drepturilor de acces la acesta. Dezavantajele acestei metode de stocare sunt lipsa garanțiilor de securitate, necesitatea de a controla în mod independent timpul de stocare, furnizarea de instrumente de vizualizare (vorbim despre programe pentru vizualizarea documentelor, imagini, videoclipuri, desene și alte documente) și verificarea semnăturilor electronice.
2. Arhivă electronică specială - sisteme electronice specializate de gestionare a documentelor sau arhive electronice. Astfel de sisteme de stocare nu repetă dezavantajele de mai sus ale arhivei locale. Adică EDMS oferă vizualizarea, controlează calendarul de stocare a valorilor mobiliare, vă permite să obțineți informații despre semnătura electronică. Minus - serviciul este plătit.
3. În cloud - o modalitate promițătoare de stocare a documentelor, acestea pot fi stocate direct în serviciul online și nu ocupă spațiu pe calculatoarele organizației. Angajații au întotdeauna ocazia să apeleze la documentația necesară, serviciul va oferi vizualizarea cu instrumente adecvate și va furniza date pe un certificat de securitate - nu va avea acces decât la rețea.

Legislația nu reglementează ce metodă de stocare ar trebui utilizată.Lista documentelor cu datele indică doar intervalul de reglementare. Este importantă numai respectarea regulilor de transfer a documentelor, a formei corecte de execuție și a unui certificat de semnătură.