Pentru a evita furtul și pierderea, întreprinderile folosesc metode de control. Printre cele principale se numără un inventar de inventare. Cum este ea?
Informații generale
Pentru a evalua siguranța și executarea corectă a operațiunilor de circulație a stocurilor, se folosește un inventar al inventarelor. De asemenea, este necesar în cazuri:
- Transformarea unei întreprinderi unitare municipale sau de stat, vânzare, răscumpărare, închiriere de bunuri.
- Când se schimbă persoana responsabilă financiar.
- Înainte de pregătirea situațiilor financiare anuale.
- În caz de circumstanțe neprevăzute (inundații, incendii etc.).
- La reorganizarea sau lichidarea unei organizații.
- În caz de constatare a faptului de abuz, furt, daune la stocuri.
- În cazul unei alte nevoi, care este prevăzută de legea aplicabilă (de exemplu, cu instrucțiunile agențiilor de aplicare a legii).
Iată cazurile în care un inventar al inventarelor este obligatoriu. Baza pentru începutul acesteia este o comandă a șefului organizației (sau un alt document relevant, de exemplu, o rezoluție, o comandă).
Comisie de inventar
De obicei în organizații mari, o astfel de unitate funcționează constant. Acesta include șeful (sau adjunctul său) în rolul de președinte, specialiști șefi (contabil șef, șefi de departament, consilier juridic, șef de securitate). Dacă este necesar să se ia un inventar, atunci se formează direct o comisie de lucru, în care sunt înscriși toți oamenii necesari, a căror jurisdicție este zona de muncă. De asemenea, include adesea reprezentanți ai serviciului de audit intern sau specialiști de la firme independente.
Dacă există o cantitate mică de muncă și există o comisie de audit, atunci deseori i se atribuie un inventar. În cazul în care cel puțin un membru al grupului a absentat în timpul verificării, acest lucru oferă motive pentru a crede că rezultatele sunt invalide.
Moment specific
Când se realizează un inventar al stocurilor, atunci o persoană responsabilă trebuie să participe la el. Deși trebuie menționat că, dacă se sustrage îndeplinirii datoriei, atunci aducerea acesteia în justiție va fi destul de problematică, deoarece acest lucru nu este definit de legea aplicabilă. În acest caz (dacă nu există un motiv întemeiat pentru acest lucru), managerul trebuie să numească o nouă persoană responsabilă din punct de vedere financiar. După finalizarea auditului, acesta trebuie, în prezența celorlalți membri ai comisiei, să accepte inventarele confirmate efectiv pentru păstrare, ceea ce este confirmat prin semnătura acestuia în foaia de inventar.
Ce se întâmplă în proces?
În timpul inventarului este necesar să rezolvați o gamă largă de probleme:
- Identificați stocul efectiv prezent și comparați datele reale cu indicatorii contabilității (financiare, manageriale).
- Verificați condițiile care contribuie la siguranța stocurilor, corectitudinea înregistrării vacanței și primirea lor.
- Verificați dacă inventarul este corect.
- Verificați instalația de măsurare.
În timpul inventarului, persoana responsabilă material trebuie să furnizeze membrilor comisiei cele mai recente documente de la data verificării veniturilor și cheltuielilor sau a unui raport privind circulația materialelor.Pentru a stabili corectitudinea soldurilor și pentru a preveni manipulările, președintele marchează aceste lucrări cu cuvintele „Înainte de începerea inventarului la [data]”. Deși acesta este un pas simplu, dar, în același timp, un pas foarte important. De la acesta începe inventarul MPZ.
Ce urmează?
Apoi se realizează un inventar al articolelor disponibile din inventar. Adică este fixat de fapt în unitățile corespunzătoare de cantitate și cantitate de valoare. Pentru comparație, sunt luate informații din datele contabile. Sub fiecare pagină este necesar să se indice numerele de serie ale proprietății și numărul total de unități de materiale, precum și valoarea lor monetară. Această abordare elimină posibilitatea introducerii de informații suplimentare de la o persoană responsabilă financiar care denaturează rezultatul auditului. Până la urmă, nu trebuie să uităm că stocurile sunt resurse valoroase. Și persoana responsabilă le poate folosi pentru propria îmbogățire, încercând să-și ascundă crimele la maximum (dacă au fost comise).
Cum arată un inventar?
De fapt, soldurile rămase sunt înregistrate după calcul, cântărire, măsurare. Actele sunt atașate la inventar. Dacă există materiale care sunt depozitate în vrac, atunci greutatea sau volumul lor fizic se determină folosind măsurători și calcul tehnic. În cazul ambalajului intact, conținutul este inclus pe baza acestor documente. În același timp, verificarea selectivă a articolelor individuale este obligatorie.
La efectuarea acestor operațiuni, sunt necesare persoane responsabile semnificativ. Această situație ne permite să excludem în viitor posibilele probleme contencioase. Pe ultima pagină a inventarului, președintele și membrii comisiei ar trebui să înscrie astfel: „Au fost verificate toate prețurile și calculul rezultatelor pentru termeni, pagini și, în general, pentru lista de inventar a articolelor de inventar.” Semnăturile sunt utilizate pentru certificare. Dacă nu este cazul, atunci inventarierea și reevaluarea stocurilor sunt considerate nule. Dacă nu există nicio obiecție din partea persoanei responsabile din punct de vedere material, atunci își pune semnătura.
Momente birocratice
Inventarul de inventar trebuie făcut în două exemplare. Unul dintre ei este transferat la departamentul de contabilitate, unde întocmește un extras de contabilitate. Celălalt rămâne la persoana responsabilă financiar. Dacă contabilul nu are obiecții după verificarea calculelor și a datelor, atunci va semna în inventar. De remarcat sunt valorile care sunt pe drum. Când un inventar al fabricii este realizat la întreprindere, acestea trebuie să întocmească un act separat.
Ce să facem dacă un contabil a identificat discrepanțe?
Este imposibil să ignori acest lucru. Prin urmare, se întocmește o declarație de colectare (formularul nr. INV-19). În a doua pagină, sunt afișate datele existente, precum și surplusul / deficiența, sunt furnizate informații privind rezolvarea discrepanțelor. Toate aceste informații trebuie să fie certificate prin semnătura contabilului. A treia pagină indică informații suplimentare cu privire la surplusuri, cheltuielile, deficiențele și acoperirea acestora.
Să ne uităm la câteva exemple despre modul în care ar putea arăta un inventar.
Surplus / deficit identificat
Ce să faci în acest caz? Cum să te raportezi la asta? În cazul în care a fost efectuat un inventar al inventarelor și au fost identificate excedentele, acestea ar trebui considerate alte venituri. Cum să aranjați cablarea? În acest caz, ne interesează debitul 10, precum și creditul 91 (subcontul 91-1). Primul ne permite să arătăm că avem de-a face cu materiale. Un împrumut este necesar pentru a arăta că acesta este un alt venit. Și dacă este detectată o penurie? În acest caz, indiferent de natura sa, trebuie să utilizăm contul 94. Toate deficiențele și pierderile cauzate de daunele cauzate de proprietăți sunt scrise.
deficit
Mai avem în vedere un exemplu. Se realizează inventarul inventarelor. S-a dezvăluit că există un deficit de materiale care a fost înregistrat la costul real de achiziție. În acest caz, este necesar să se utilizeze contul 94 pentru debit, în timp ce creditul - 10. Mai mult, cel de-al doilea include nu numai costurile reale de achiziție, ci și valoarea costurilor de transport și achiziții. Dar trebuie să țineți cont că acestea se referă la valoarea contractuală a stocurilor lipsă.
Dacă țineți cont doar de prețul contabil (contractual) al acțiunilor, atunci în acest caz, debitul de link 94, creditul 16 vă va ajuta. Dacă ultimul cont nu este utilizat din cauza anumitor probleme organizatorice, atunci în loc de 16 puteți utiliza 10. În acest caz, ar trebui să creditați suma costuri de transport și achiziții. Așa se păstrează inventarul ușor. Desigur, inițial pentru cei fără experiență poate părea complicat, dar puțină practică - și toate postările vor fi făcute fără probleme.
Orice lipsă sau daune care rezultă trebuie să fie anulate în funcție de motivele care au apărut. Acest lucru este foarte important. Este necesar să oferiți șefului organizației toate informațiile care vor confirma ce măsuri au fost luate pentru a compensa daunele materiale. Exemplu poate fi prezentat instanțele de arbitraj, agențiile de aplicare a legii și răspunsurile acestor structuri. În acest caz, debitul va interesa interesele pentru conturile 20, 23, 25, 26 (poate unele altele, în funcție de situație) și credit - 94.
concluzie
Desigur, stocurile sunt importante pentru funcționarea întreprinderilor. Pentru a evita furtul, pierderea și deteriorarea, trebuie să monitorizați cu atenție situația. Dar nu ar trebui să fii prea zelos și să efectuezi constant controale. Este posibil să se prevadă un inventar planificat al MPZ pentru un an și mai multe examene de suprafață pe trimestru. Deși, desigur, totul depinde de întreprindere, de situația din ea și de o serie de alte puncte.
Și în final, vreau să iau în considerare o altă nuanță importantă. Când se realizează un inventar al stocurilor la depozit și se identifică probleme, se întocmește o foaie de comparație. Când se analizează datele sale, este posibil să se identifice o recalculare după nume individuale. De ce apare acest lucru? Re-clasificarea este rezultatul faptului că aceleași nume de materiale vin la prețuri diferite. Motivul acestei situații poate fi acela că atunci când materialele au fost obținute din diverse materii prime, au existat anumite întârzieri.
Pentru înțelegere, luați în considerare un exemplu mic. Uleiul natural de uscare costă mai mult decât acesta, din material artificial. Un alt exemplu. O situație similară este observată pentru aceleași materiale care au același scop de producție. De ce diferit? Și au caracteristici diferite. De exemplu, a apărut o nevoie de fabricație și în loc de cuie de 100 mm s-au folosit consumabile de 90 mm. Dar sunt mai ieftine! În acest caz, apare o diferență pozitivă de sumă.