Astăzi, afacerea se dezvoltă mai rapid. Timpul determină banii și invers. Cu cât angajații companiei sunt mai mobili, cu atât poziția sa pe piață este mai puternică. Prin urmare, mașina a devenit nu numai un mijloc de transport, ci și o modalitate de a profita și de a obține succesul.
În prezent, utilizarea unei mașini personale în scopuri oficiale este utilizată în multe întreprinderi în care personalul are o muncă de călătorie. De asemenea, managerii folosesc vehicule private pentru a rezolva diverse probleme de lucru pe drum.
Modalități de înregistrare a relațiilor cu angajatul privind utilizarea transportului
Acest articol va descoperi cum să documentați acest lucru. Relațiile sunt întocmite cu un angajat care își folosește mașina pentru a îndeplini sarcinile oficiale în diverse moduri.
În primul rând, puteți specifica clauza privind exploatarea bunurilor în contractul de muncă și să plătiți compensațiile prevăzute de lege.
În al doilea rând, puteți, de asemenea, să întocmiți și să semnați un acord cu angajatul (care se numește drept civil) care să indice închirierea propriului dvs. transport cu furnizarea de asistență de management și de utilizare tehnică. În același timp, respectarea normelor de utilizare a unei mașini personale în scopuri oficiale.
Avantajele și dezavantajele fiecărei opțiuni
Fiecare opțiune are avantaje și dezavantaje. Să le luăm în considerare mai detaliat.
Diferența față de alte mijloace de achiziție a vehiculelor pentru utilizare este că, în acest caz, mașina este funcționată atât la lucrători, cât și la propriile probleme personale. În consecință, plățile pentru utilizarea mașinii unui angajat pot fi mai mici decât o închiriere, ceea ce este implicat în conformitate cu un contract de închiriere auto cu un șofer. Dar, după cum arată practica, funcționarea propriei mașini este determinată de sfera de utilizare a acesteia: de obicei este vorba de călătorii de afaceri, unde este mai ușor să ajungeți la propria mașină sau acestea sunt locuri în care transportul public sau alt transport nu merge. Diverse întâlniri de afaceri implică adesea utilizarea unei mașini. Unde mai este nevoie de transport personal? De exemplu, activitatea unui angajat implică o mișcare constantă în oraș, de la un client la altul. A face acest lucru pe jos nu va funcționa, deoarece se petrece mult timp. Este benefic pentru o companie să angajeze o persoană cu o mașină. El va avea timp să meargă pe clienți, iar compania îl va compensa pentru cheltuieli.
De asemenea, funcționarea propriei mașini în cadrul unei relații de muncă poate fi considerată îndeplinirea de către un angajat a atribuțiilor sale oficiale. Iar compensațiile pentru utilizarea unei mașini personale în scopuri oficiale, care se datorează unui angajat, nu trebuie impozitate. Dar aceste compensații, de regulă, au nuanțe proprii în legislația muncii. Dreptul civil oferă părților unei relații o alegere. Acest lucru vă permite să luați în considerare diferitele opțiuni și sume de plată asociate cu funcționarea mașinii, astfel încât toți participanții interesați să fie mulțumiți. Dar acest lucru sugerează că taxele și contribuțiile vor fi scăzute din cuantumul despăgubirilor.
Utilizarea personală a unei mașini a companiei
Nu contează ce metodă este aleasă, compania este mai bună dacă angajatul călătorește pe propriul său transport.Compania nu va trebui să suporte cheltuielile mari cu achiziționarea sau închirierea unei mașini, respectiv costurile acestei perioade nu vor crește. Cheltuielile pentru întreținere și utilizare vor scădea: parțial compania plătește, în parte angajatul (proprietarul transportului), care îl folosește pentru nevoile sale. Pe lângă reducerea deșeurilor, compania reduce costurile de documente și forță de muncă pentru contabilizarea utilizării mașinii.
Relațiile dintre angajat și angajator sunt reglementate de regulile legislației muncii, care prevede plata compensațiilor pentru deprecierea vehiculului, deprecierea și delapidarea acestuia, care sunt asociate cu mașina proprie a angajatului folosită pentru nevoile oficiale. Prin urmare, trebuie emisă o comandă pentru utilizarea unei mașini a companiei în scopuri personale.
După cum sa menționat deja, normele de restituire a costurilor către salariat și cuantumul compensației sunt prevăzute de legislația muncii, iar în lipsa unor astfel de reguli sunt determinate prin acordul părților la contractul de muncă, care este încheiat în scris. Apoi se pune întrebarea în fața contabilului: cum să întocmească corect un act privind operațiunea de transport propriu de către un angajat?
Plata pentru utilizarea unei mașini personale în scopuri oficiale
Ca o opțiune, documentația de reglementare existentă pentru plățile compensatorii pentru funcționarea propriei mașini este luată ca bază, de exemplu, aprobată de Guvernul Federației Ruse (se referă numai la standardele de plată, dar nu și la dimensiunea acestora):
- Personalul organelor de afaceri interne.
- Angajați ai organizațiilor și organismelor sistemelor penitenciare, serviciilor federale de pompieri ale serviciilor de pompieri de stat, autorităților de control al drogurilor și autorităților vamale.
- Angajat al guvernului federal.
În ciuda faptului că documentația se adresează diferitelor subcategorii de persoane, principiile programărilor și plăților compensatorii sunt aceleași:
- Despăgubirea este plătită lucrătorilor care au o muncă de natură călătoare.
- Baza pentru ca angajatul să își folosească propria mașină pentru nevoile oficiale este ordinea conducerii.
- Pentru angajații care folosesc vehicule personale pentru nevoi oficiale prin procura proprietarului său, plățile de compensare se acumulează în același mod.
- Pentru a plăti compensații pentru utilizarea unei mașini personale în scopuri oficiale, un angajat trebuie să depună o cerere care să indice ce obligații de muncă au fost îndeplinite și de cât timp a fost folosită propria mașină.
Dacă totul este formalizat corect, atunci nu vor fi probleme cu primirea unei compensații. Să vedem ce pachet de documente ar trebui să colecteze angajatul.
Documentația oferită de angajați
Cu o declarație, angajatul furnizează alte documentații necesare:
- O copie a certificatului de înmatriculare a unei mașini personale sau a unui pașaport pentru un vehicul (PTS), o împuternicire care asigură dreptul de a conduce o mașină.
- Fișa de parcurs, detaliile necesare și programul de intrare sunt adoptate de autoritățile care implementează politica de stat și reglementările de reglementare în domeniul transporturilor.
- Documentație care confirmă risipa de utilizare a mașinii proprii pentru nevoile oficiale (verificări de combustibil, certificate de întreținere).
Contabilul trebuie să completeze și un formular, deoarece acesta este documentul principal care confirmă utilizarea transportului personal de către un angajat în scopuri oficiale. Formularul acestei fișe a fost aprobat prin Rezoluția Comitetului de Statistică al Federației Ruse. Alte organizații pot utiliza un formular de formulare sau un alt document care va confirma costul materialelor combustibile. Toate detaliile prevăzute de lege trebuie indicate:
- numele documentului;
- data emiterii;
- organizarea documentului;
- operațiunea de afaceri și conținutul acesteia;
- unități de măsură;
- pozițiile persoanelor responsabile;
- semnături ale persoanelor specificate.
În plus, trebuie să specificați locația specifică a vehiculului. În caz contrar, poate fi dificil să plătiți compensații. Când se aplică o formă uniformă, există mai puține conflicte.
Toate documentațiile furnizate ar trebui să confirme funcționarea pentru nevoile întreprinderii și nu pentru nevoile angajatului. Dar trebuie avut în vedere faptul că decizia de plată pentru utilizarea unei mașini personale în scopuri oficiale este luată de șef într-o anumită perioadă de timp, ținând cont de:
- Necesitatea de a opera mașina pentru a îndeplini obligațiile de muncă care sunt asociate cu călătorii frecvente de afaceri.
- Timpul de funcționare al vehiculului pentru nevoi oficiale.
- Suma fondurilor care au fost alocate companiei pentru lucrare.
Recuperarea costurilor întreprinderii
Utilizarea unei mașini personale în scopuri comerciale implică diverse costuri, dar nu toate vor fi rambursate de către întreprindere. Conform practicii de utilizare a propriului nostru transport, delapidarea dintre angajat și întreprindere ar trebui distribuită după cum urmează: angajatul trebuie să returneze delapidarea pentru achiziționarea de combustibil și lubrifianți, după faptul confirmat de documentație (cecuri, chitanțe etc.). Compensarea se plătește separat cu rambursarea delapidării enumerate.
Nu se plătește compensația unui angajat în următoarele situații:
- în timpul vacanței;
- în timpul unei călătorii de afaceri;
- în timpul unei perioade de invaliditate temporară, care este confirmată de concediul medical;
- în alte cazuri când mașina nu funcționează.
La operarea propriului vehicul (după completarea consimțământului de a folosi mașina personală în scopuri oficiale conform modelului), angajatul nu va primi o plată separată pentru asistență în gestionarea și întreținerea sa. Însăși operațiunea vehiculului propriu se realizează în limita îndatoririlor de muncă, pentru care salariatul are dreptul la o remunerație, care este salariul. Calculul plăților de compensare pentru utilizarea unei mașini este analog cu o plată de închiriere, care include deprecierea unui vehicul.
În cazul în care un contract de închiriere de vehicule prevede chirie, acesta este supus impozitului pe venit personal, de regulă. Impozitul pe venitul personal nu se percepe decât pentru compensarea pentru funcționarea mașinii personale a unui angajat și pentru cheltuielile pe care le-a suportat. Acest lucru va fi descris mai detaliat mai jos.
Reflectarea cheltuielilor în contabilitate
Contabilitatea plăților de compensare pentru funcționarea propriului vehicul pentru nevoi oficiale și restituirea delapidării asociate cu utilizarea unui vehicul personal sunt păstrate în contul 302 12 „Alte plăți”.
În contabilitate, întreprinderile indică doar două înregistrări atunci când folosesc o mașină personală în scop oficial:
- Creditarea sumei de compensare și rambursarea cheltuielilor în urma faptului.
- Plata compensației către salariat în suma prevăzută.
În departamentul de contabilitate al unei întreprinderi bugetare sau autonome de educație fizică și sport, astfel de înregistrări de contabilitate pentru conținutul operațiunii sunt făcute:
- Reflectarea cheltuielilor pentru plata despăgubirilor.
- Implementarea problemei de compensare de la casieria instituției.
- A existat un transfer pe cardul bancar către un angajat.
Dar dacă utilizarea unei mașini personale a unui angajat în scopuri oficiale se realizează în baza unui contract de muncă, atunci utilizați contul 302 24 „Chirie și decontări pe acesta”. În coloana „Credit” pe acest cont se indică creditarea chirii, iar în coloana „Debit” - transferul acesteia în contul angajatului sau emiterea de la casieria companiei.
În departamentul de contabilitate al unei întreprinderi bugetare sau autonome de educație fizică și sport, astfel de înregistrări de contabilitate pentru conținutul operațiunii sunt făcute:
- Taxa de închiriere auto.
- Chiria a fost plătită de la casieria instituției.
- Transferat pe un card bancar unui angajat.
Însă, este de remarcat faptul că nu există înregistrări ale obligațiilor fiscale pentru tranzacții simplificate. Ar trebui să fie impozitate și utilizarea unei mașini personale în scopuri oficiale.
În ce situații se percepe impozitul pe venitul personal pe compensații?
Acum să vorbim despre impozite. Toate profiturile obținute de persoane fizice, inclusiv angajații întreprinderilor, sunt impozitate pe veniturile personale. Toate tipurile de compensații prevăzute de legislația muncii sunt scutite de impozitare.
Adică, suma neimpozabilă este cea indicată în contract pentru utilizarea unei mașini personale în scopuri oficiale. În acest caz, trebuie să existe documentație care să confirme proprietatea vehiculului în utilizare de către contribuabil. De asemenea, cu ajutorul documentelor, va fi necesară confirmarea funcționării efective a vehiculului în interesul întreprinderii și al cantității de deșeuri asociate acestuia.
Dar nici legile privind munca și nici impozitul nu conțin:
- O listă de documentații care poate confirma funcționarea propriului vehicul.
- Dispoziții care interzic șefului întreprinderii să ramburseze angajaților pentru delapidarea suferită în îndeplinirea obligațiilor de muncă.
Rezultă că, însuși, șeful întreprinderii poate crea reguli pentru stabilirea plăților de compensație fără taxe pentru angajații care folosesc o mașină personală în scopuri oficiale, asigurând dimensiunea proprie.
Dacă angajații folosesc mașini personale pentru muncă, atunci compensația nu este impozitată, ci în următoarele condiții:
- utilizarea transportului și a compensațiilor sunt stabilite în scris (se întocmește un acord separat sau este prevăzut de un contract de muncă);
- angajații au depus documente pentru mașină (certificat de înmatriculare, titlu);
- organizația întocmește foi de rute.
Primele de asigurare
Atunci când se calculează primele de asigurare, trebuie reținut faptul că acestea sunt percepute la plăți și premii care sunt încasate unei persoane în cadrul unei relații de muncă și a unui contract de drept civil. Calculul plăților de compensare pentru utilizarea vehiculului pentru a lucra în suma stabilită prin contractul dintre angajator și angajat nu constituie remunerație, remunerație pentru îndeplinirea muncii sau alte obligații, beneficii materiale. În consecință, o astfel de compensare nu este supusă unei prime de asigurare.
Dacă un angajat al organizației folosește o mașină oficială, în timp ce nu există documente justificative și alte documente justificative, atunci o astfel de persoană va avea un beneficiu economic în suma în care este estimată. Acest tip de venit este supus impozitului pe veniturile personale atunci când utilizați o mașină a companiei în scopuri personale.
În plus față de explicațiile oficialilor, devine clar că furnizarea unui autoturism prin procură nu are un transfer de proprietate, iar această mașină nu poate fi considerată proprietatea unui mandatar. În conformitate cu articolul 185 din Codul civil al Federației Ruse, o împuternicire este o misiune scrisă care este emisă de o persoană către alta pentru reprezentare în fața unui terț.
De asemenea, nu este impozitată plata compensației în cadrul unui contract de muncă pentru funcționarea propriului vehicul, care este furnizat salariatului pentru administrare prin procură. Trebuie amintit că șoferul este responsabil pentru utilizarea mașinii companiei în scopuri personale.
Decontările în cadrul unui contract de închiriere de mașini cu un șofer nu pot fi luate ca o compensație pentru un angajat căruia i s-a acordat o împuternicire să conducă un vehicul.Astfel, subiectul primelor de asigurare pentru fonduri extrabugetare nu există.
Când este necesară o curbă de drum?
Mulți contabili pun întrebarea: „Este necesară o declarație de plată pentru plata compensațiilor pentru funcționarea propriului meu vehicul?”. În același timp, toată lumea știe că o astfel de foaie te obligă să completezi Legea Federală „Carta transportului rutier și a transportului electric urban terestru”, care interzice transportul bagajelor, mărfurilor, pasagerilor cu transportul public (autobuze, troleibuze, tramvaie), mașini și camioane fără o curgere corectă transport, ca în cazul utilizării unei mașini a companiei în scopuri personale. Buletinul de călătorie este inclus în lista documentelor necesare pentru funcționarea unei mașini deținute de o persoană juridică.
Ce ne spune legea transporturilor despre asta? Instituțiile și întreprinderile care utilizează vehicule pentru a transporta pasageri și mărfuri nu vor face fără o curieră. Dacă autoturismul este operat de o persoană pentru propriile nevoi, nu este necesar să se întocmească o astfel de foaie, așa cum se presupune în actele normative de mai sus pentru persoanele juridice și antreprenorii care folosesc vehicule.
Curățare atunci când utilizați mașina personală a unui angajat
O opinie similară se formează cu privire la utilizarea de către un angajat a unei mașini personale în scopuri oficiale. Dar aici necesitatea executării sale nu este dictată de regulile legislației privind transportul, ci de normele legislației privind munca și impozitul, care obligă să confirme funcționarea oficială a vehiculului propriu al angajatului. Pentru a confirma deșeurile de la achiziționarea de combustibili și lubrifianți pentru nevoile lucrărilor generale de producție, avem nevoie de un formular de pregătire corect, care indică consumul real de combustibil. Informații care nu permit verificarea costurilor combustibililor și lubrifianților, deoarece producția generală poate juca în mâinile controlorilor.
În rezumare, trebuie menționate următoarele. Pentru ca plățile pentru funcționarea propriului vehicul al salariatului să fie compensatorii, este necesar să se respecte procedura de utilizare a unei mașini personale în scopuri oficiale:
- Funcționarea mașinii este legată de îndeplinirea obligațiilor de muncă.
- Plățile de despăgubire sunt emise pe baza unei comenzi de la angajator. Suma de rambursare a costurilor indicate este obligată să suporte cheltuieli justificate economic.
Dacă aceste reguli nu sunt respectate, merită să semnați un acord sau un acord cu angajatul privind utilizarea unei mașini personale în scop oficial cu șoferul și luând în considerare toate impozitele și taxele.