Care sunt regulile de bază ale fluxului de lucru?

Gestionarea documentelor este unul dintre domeniile importante de lucru cu documente pentru munca managerială. Pentru a putea merge pe cea mai scurtă cale și să ajungă la destinația finală cât mai repede posibil, fluxul de lucru ar trebui să fie organizat în mod corespunzător în conformitate cu regulile de flux de lucru stabilite.

concept

Prin managementul documentelor se înțelege procesul, în urma căruia există o compilare, coordonare, recepție și transfer, trimiterea lor.

Pe de altă parte, reprezintă mișcarea și mișcarea valorilor mobiliare din momentul apariției lor până la trimiterea în arhivă (sau primirea).

Toată documentația poate fi reprezentată în trei categorii:

• intrarea provine din mediul extern;
• iesirea intra in mediul extern;
• internul este creat în cadrul întreprinderii însăși și rămâne în limitele sale.

Categoriile prezentate determină fluxurile de documente în companii care au orientări diferite (orizontală și verticală).

Printre principalele forme de flux de lucru, sunt posibile următoarele.

Principii de bază

Există 4 principii de bază ale fluxului de lucru.

Încălcarea a cel puțin unuia dintre principii duce la distrugerea întregului sistem de circulație a documentelor.

Regula principală

Luați în considerare regula de bază a fluxului de lucru.

Gestionarea acestuia este un proces tehnologic dificil, caracterizat prin diverși parametri legați de întreaga activitate a organizației. Principala caracteristică a fluxului de lucru este calea mișcării, care acoperă toate situațiile de pe calea de mișcare a documentului din momentul creării acestuia (sau de la recepție) până la momentul aplicării. Este foarte important timpul petrecut în trecerea documentelor pe această cale. De aici principala regulă de menținere a fluxului de lucru al organizației: transferul lor efectiv pe cea mai scurtă și directă cale cu cea mai mică cheltuială de timp.

Alte reguli

Când organizați o muncă, trebuie să urmați următoarele reguli de bază pentru organizarea fluxului de lucru:

• cea mai mare reducere a cazurilor inutile și iraționale de transfer de documente (datorită excluderii operațiunilor tehnologice pentru procesarea hârtiei și a unităților de management care nu sunt o consecință a nevoilor comerciale ale companiei în sine);
• excluderea sau limitarea celui mai mare returnare a documentelor (în timpul procesării - executării și eliberării, în timpul pregătirii lor - verificare și aprobare etc.);
• cea mai mare consistență a concentrării și procesării principalelor categorii de documente, cu condiția să fie determinată fiecare mișcare a acestuia.

Implementarea acestor principii vă permite să întruchipați principalul mecanism organizatoric al companiei - specializarea, capacitatea de a efectua în mod central operațiuni tehnologice omogene.

Respectarea regulilor generale ale fluxului de lucru vă permite să prelucrați mai bine hârtiile aparatului de management prin:

• flux de lucru obișnuit, eliminarea operațiilor ciclice care sunt asociate cu pregătirea și procesarea hârtiilor;
• fluxul de documente, asigurând deplasarea lor uniformă și promovând volumul de muncă proporțional.

Regula nr. 1 - Recepție centralizată și expediere

Printre regulile lucrărilor și fluxului de lucru, cea mai importantă este nevoia de centralizare. Cu alte cuvinte, orice hârtie a organizației, atât de intrare (indiferent de metoda de livrare), cât și de ieșire (cu excepția celor primite sau trimise prin fax și e-mail și conectate la anumiți executanți), trebuie să fie procesată într-un singur serviciu responsabil - secretariatul sau administrativul unitate (birou). Drept urmare, puteți rezolva mai multe probleme simultan:

• să elibereze serviciile și departamentele rămase ale organizației de la acțiunile tehnice (verificarea documentelor primite, deschiderea sau sigilarea plicurilor, marcarea poștelor sau a faxurilor)
• pentru a crește productivitatea utilizării echipamentelor de birou în birou (copiator, fax, marcaj și alte mașini utilizate pentru procesarea documentelor).

Într-o formă centralizată a lucrărilor de birou, prelucrarea hârtiei este concentrată în serviciul de birou, iar departamentele structurale sunt scutite de funcțiile biroului (înregistrare și contabilitate, stocare fișiere etc.).

O formă descentralizată a fluxului de lucru implică faptul că în unitățile structurale ale organizației există o muncă de birou cu acestea. De obicei, această formă este justificată în cazul fragmentării teritoriale a organizației.

În formă mixtă, o parte din hârtie este realizată de serviciul clerical, iar o parte de unități. Cel mai adesea, în formă mixtă, unele documente sunt înregistrate, monitorizate, puse în activitate și stocate de serviciul de birou. Acestea sunt în principal titluri dobândite de către conducere și care provin din aceasta. Documentele privind problemele care intră în competența departamentelor sunt înregistrate, controlate, executate și stocate în diviziunile structurale ale companiei.

Regula nr. 2 - Exclude returnările nerezonabile

Fluxul de documente ar trebui să fie organizat astfel încât să nu revină la serviciul (departamentul), care a trecut deja. Singurele excepții sunt situațiile care sunt justificate de necesitatea afacerii. De exemplu, un document pentru semnătura unui manager trece inevitabil prin secretarul său de două ori, deoarece el este în mod special un intermediar între manager și șefi.

Regula nr. 3 a fluxului de lucru - studiu preliminar al intrărilor

În masa totală a documentelor primite, trebuie să alegeți cele mai fundamentale și importante pentru organizație și să le studiați mai întâi. Dacă informațiile conținute de acestea pot fi luate în considerare de către un adjunct sau un alt angajat competent, este mai bine să îi trimiteți direct un document, ocolind managerul. Pentru ca metoda de transfer să poată fi găsită cu exactitate, acestea trebuie să fie examinate de un lucrător de birou competent, care cunoaște structura organizațională, funcțiile unităților și competențele managerilor și angajaților.

Regula numărul 4 - înregistrarea documentelor are loc o singură dată

Dacă a intrat în departamentul de management al afacerilor (secretariat), a fost înregistrat, iar după ce a studiat managerul (sau adjunctul) a fost într-unul din departamente, nu mai trebuie să fie înregistrat din nou. Dacă hârtia, ocolind managementul, a intrat în departament, aceasta este, de asemenea, înregistrată o dată în mod special în departament. Cu alte cuvinte, orice document poate avea un singur număr de înregistrare atribuit fie în serviciul de contabilitate, fie în unitate direct.

Regula nr. 5 - rezoluția documentului indică cu exactitate datele, interpreții și persoanele responsabile

În ciuda faptului că deciziile sunt luate de către managerii companiei, secretarul trebuie să țină sub control acest proces și îl poate influența într-o oarecare măsură.Cu alte cuvinte, el ar trebui să se asigure că textul deciziei este prezentat cât mai corect posibil, excluzând întrebările probabile ale interpretului.

Regula nr. 6. Separarea fluxurilor de documente

Un flux de document este o colecție de un singur tip sau destinație care are același traseu. De obicei, trei fluxuri sunt împărțite: intrare, ieșire și internă (nu este creată pentru a depăși granițele organizației). Fiecare flux de documente are de obicei sub-niveluri (fluxuri de nivelul al doilea). De exemplu, fluxul „Documente primite” include trei tipuri: documente de la compania-mamă, de la divizii și oficii, precum și companii partenere, apeluri ale persoanelor etc.

În fluxul de lucru al documentelor interne și interne, sublivele sunt distribuite în același mod. Hârtiile restricționate (secret comercial, secret etc.) sunt de obicei localizate separat. Serviciul de securitate al organizației își controlează activitatea.

Procese de contabilitate

Luați în considerare regulile de bază ale fluxului de lucru contabil.

Mărimea acesteia este exprimată prin numărul total de valori mobiliare primite de organizație și executate de aceasta pentru o anumită perioadă. Dimensiunea fluxului de lucru se referă la numărul de copii valide ale documentelor interne care sosesc. Atunci când se calculează dimensiunea fluxului de lucru, se iau în calcul și copii ale lucrărilor realizate cu introducerea diferitelor mijloace tehnice.

Indicatorii contabili sunt realizați sub forma unui rezumat, date de referință cu privire la mărimea documentelor. Forma lor este dezvoltată de organizație. De exemplu, o organizație poate seta orice frecvență pentru numărarea documentelor: în fiecare lună, o dată pe săptămână, o dată pe an, în fiecare trimestru. Se pot adopta atât studii calitative, cât și cantitative ale procesului de lucru.

Indicatorii obținuți la calcularea dimensiunii fluxului de lucru sunt utilizați pentru a determina numărul de angajați și structura serviciului de gestionare a documentelor. Și, de asemenea, să studieze volumul de muncă al unor organizații contractante și divizii structurale.

Astfel, în cadrul acestui articol, au fost luate în considerare regulile de bază pentru organizarea fluxului de lucru aplicate de companii.