Clasificarea documentelor în contabilitate va fi discutată pe scurt în acest articol. Un document este o dovadă scrisă a unei tranzacții comerciale și dreptul de a-l vinde. Calitatea contabilității este determinată în principal de pregătirea corectă și la timp a documentelor. Rolul acestuia din urmă este extrem de important, deoarece sunt documentele care servesc la controlul siguranței proprietății, legalitatea și necesitatea diferitelor operațiuni comerciale. Deci, care este clasificarea documentelor în contabilitate?
Controlul documentației
Angajații conducători ai instituției efectuează un control preliminar prin semnarea documentului care stă la baza executării oricărei operațiuni (de exemplu, plata banilor, primirea materialelor etc.) Când un angajat semnează un document, acesta devine automat responsabil pentru operativitatea acestei operațiuni; permisiunea ta.
Controlul suplimentar se realizează în principal prin audituri documentare, când toate documentele primite sunt verificate în contabilitate, precum și prin audit.
Componenta contabilă
Documentarea ca mijloc de prelucrare a operațiunilor și baza înregistrărilor contabile este una dintre componentele metodei de contabilitate. Sunt strâns legate de elemente precum inventarul și facturile. Documentele justifică evidența tranzacțiilor în sistemul de conturi, sunt utilizate pe scară largă în analiza funcționării economice a organizației, pentru gestionarea și gestionarea la timp a instituției, deoarece justifică acțiunile angajaților. Doar documentele executate în conformitate cu cerințele pot reflecta operațiunile efectuate în sistemul contabil. Ele permit în fiecare zi să vadă mișcarea valorilor materiale, a mărfurilor, a resurselor financiare.
Clasificarea documentelor în contabilitate este importantă.
Diferențe între documente
Deoarece operațiunile efectuate în procesul de funcționare financiară și economică a instituției sunt diverse, există diferențe între documentele prin care acestea sunt executate. O varietate de documentație poate fi explicată și prin caracteristicile lor distincte în contabilitate.
Pentru a selecta cea mai potrivită formă pentru procesarea oricărei operații, documentele sunt grupate în funcție de:
- numire;
- o modalitate de a acoperi operațiunile în desfășurare;
- operațiuni de reflecție a comenzii;
- numărul de conturi;
- locul formării.
Organizațiile din activitatea lor de zi cu zi creează documente care acoperă diverse sarcini de activitate economică, socială, financiară, industrială: decizii, comenzi, acorduri, scrisori, protocoale, telegrame, acte, certificate, declarații etc.
Principiile clasificării documentelor în contabilitate
Documentele contabile sunt clasificate în funcție de următoarele tipuri de contabilitate:
- produse agricole;
- forța de muncă și plata acesteia;
- materiale;
- Fonduri de conducere și imobilizări necorporale;
- lucrări de mecanisme și mașini de construcție;
- munca în construcția de capital;
- munca în autovehicule;
- rezultatele inventarului;
- operațiuni comerciale;
- operațiuni de numerar.
Activitățile de gestionare sunt înregistrate în formularele prescrise în diferite moduri de informații relevante și creează astfel un document.
Cum se creează acreditările?
Documentele contabile pot fi create atât pe hârtie, cât și pe suporturi de calculator. Acestea sunt necesare, deoarece pentru o perioadă de timp bazată pe ele, puteți aplica informațiile de gestionare necesare pentru o varietate de scopuri. Un loc important îl ocupă clasificarea documentelor primare în contabilitate.
Întrucât obiectivul contabilității este furnizarea completă a datelor utilizatorilor externi și interni, indicatori de performanță ai companiei pentru o concluzie obiectivă cu privire la proprietatea și situația lor financiară, aceasta este rezolvată prin compilarea documentelor necesare, ceea ce a provocat o creștere serioasă a volumului de informații și creșterea cerințelor pentru conținutul și calitatea acesteia. În acest sens, este necesar să se aloce un control eficient asupra adevărului informațiilor contabile ca una dintre principalele surse pentru fundamentarea diferitelor decizii de conducere. De aceea, problema îmbunătățirii calității documentelor și a circulației acestora câștigă în prezent importanță științifică și practică. Cum este clasificarea documentelor contabile primare în contabilitate? Despre asta mai departe.
rechizite
Documentele includ elemente de sine stătătoare sau metrici numite rechizite.
Numărul total de detalii ale documentului afectează alegerea formei sale. Fiecare document trebuie să îndeplinească anumite cerințe și sarcini, de aceea este important să-l compunem în așa fel încât se obișnuiește în categoria din care face parte. Puterea legală, probatorie, este direct legată de calitatea și calitatea documentației, deoarece acționează ca dovezi care atestă fapte specifice. Orice detalii sunt împărțite în obligatorii și suplimentare.
Următoarele sunt cerințele pentru clasificarea documentelor primare în contabilitate.
Cerințe obligatorii pe documentele primare
În componența documentelor primare trebuie incluse următoarele documente:
- desemnarea angajaților responsabili de desfășurarea tranzacției de afaceri și executarea corectă a acesteia;
- semnături personale cu decriptare, inclusiv acele cazuri în care documentele sunt create folosind instrumente tehnice de calcul.
Dacă este necesar, la document sunt adăugate detalii suplimentare: emblema întreprinderii, emblema de stat a Federației Ruse, nominalizarea unei autorități superioare, trimitere la data și indexul documentului de intrare, cod poștal, adresa telegrafului, număr, bară, restricționarea accesului, vize, rezoluție etc. Toate acestea sunt incluse în document, la discreția întreprinderii.
formă
Detaliile documentelor, localizate într-o anumită secvență, sunt numite colectiv formularul. Dacă este utilizat pentru un tip specific de document, este tipic (de exemplu, pentru protocoale sau comenzi). Un astfel de formular conține un set fix de detalii care sunt aranjate într-o ordine strictă, conținutul și plasarea lor sunt determinate de GOST. Cel mai adesea există o clasificare a documentelor contabile așa cum este prevăzut.
Orice document primar ar trebui să fie întocmit în momentul în care tranzacția de afaceri este efectuată, dacă este imposibil să îndeplinească această condiție, documentele vor fi executate imediat după finalizarea acesteia.
Activele, tranzacțiile comerciale și pasivele diverse sunt documentate în moneda Federației Ruse (adică în ruble) și în rusă. În cazul unui document într-o altă limbă, acesta ar trebui să aibă o traducere liniară în rusă.
Atât documentele contabile principale, cât și cele consolidate pot fi introduse pe suport de mașină și hârtie. Mai jos va fi prezentată clasificarea documentelor în contabilitate cu exemple.
Documentele privind operațiunile legate de împrumuturi, finanțe, bani trebuie semnate de către contabilul șef și de către șeful întreprinderii sau de către persoanele care își îndeplinesc atribuțiile și care au competențe speciale. Persoanele care au dreptul la prima și a doua semnături sunt prescrise în ordinea organizației.
Cerințe de document
Fiecare document de tip managerial trebuie să satisfacă următoarele cerințe: compilat într-o formă strict definită și, în unele cazuri, să respecte standardele; emise de o autoritate competentă sau o persoană cu competențe oficiale, precum și de către aceia cărora li se acordă acest drept prin lege sau directivă; publicate pentru a respecta normele legale și a nu le contrazice. Clasificarea documentelor în contabilitate și detaliile obligatorii ale acestora trebuie să fie controlate de șeful întreprinderii.
Textele din document sunt de preferință împărțite în două părți principale. În primul, motivele pentru formarea documentului sunt notate, în al doilea, sunt explicate propuneri, concluzii, decizii, cereri, ordine. Dacă documentul conține o frază, prima parte ar trebui să indice în continuare baza creației, iar a doua - ordinea directă. În unele cazuri, documentul poate conține doar partea finală, dacă această scrisoare sau cerere este fără nicio explicație. Textul documentului trebuie să fie precis și de înțeles.
Toate documentele contabile sunt legate de sistemul clasificat și de codificare (ESKK). Codul acționează în loc de nume și servește ca o modalitate de identificare a obiectului. Este utilizat pentru a simplifica procesarea informațiilor din documentele primare. De exemplu, codul 5002 denotă problema numerarului de la casieria într-o formă responsabilă.
Astfel de clasificări sunt un standard obligatoriu pentru toate entitățile comerciale. De asemenea, un rol important în standardizarea și unificarea documentelor îl au GOST-urile, soluții tipice de design intersectoriale, procesarea datelor folosind calculatoare și pachetele software de aplicații.
Mișcarea documentației sursă prelucrată de înaltă calitate de-a lungul anumitor rute de la locul formării sau apariției în instituție la arhivare sau trimitere către persoane fizice și juridice interesate de acestea se numește flux de documente.
Pe programare
Există o clasificare a documentelor în contabilitate în funcție de:
- Vouchere (executiv) - confirmarea operațiunii (chitanțe, acte, facturi).
- Administrativ - include o indicație a îndeplinirii oricărei operațiuni (comenzi, ordine de plată către bancă, cecuri, procuri, comenzi etc.)
- Executarea contabilității - documente care pregătesc conturile (situații de distribuție și grupare, calcule de referință etc.)
- Combinate - documente cu conținutul simultan al comenzii și confirmarea punerii în aplicare a acesteia (salarizare, raport privind calculul plății în avans).
Prin metoda de compilare
- Primar - emis pentru fiecare tranzacție comercială în momentul finalizării acesteia (cerințe, garanții de numerar etc.).
- Consolidat - întocmit pe baza documentelor primare (raport de depozit, casierie etc.).
Compoziția operațiunilor comerciale
- Numerar - arată mișcarea banilor și disponibilitatea acestora (obligațiuni, cecuri, comenzi în numerar).
- Material - conțin date despre prezența și mișcarea proprietăților aparținând organizației.
- Decontare - arată calculele companiei cu alte persoane fizice sau juridice (rapoarte în avans, ordine de plată, cecuri de decontare etc.).
Prin metoda de exprimare a tranzacțiilor comerciale și de elaborare a complotului
- O singură dată - reflectă una sau mai multe operații în momentul efectuării lor (comenzi în numerar, facturi).
- Cumulativ - realizat într-o anumită perioadă de timp prin acumularea de înregistrări repetate de același tip (de exemplu, foi de lucru). După ce criterii este încă realizată clasificarea documentelor contabile?
Prin metoda de umplere
- Realizate manual.
- Compilate folosind echipament tehnic.
La locul de înregistrare
- Intern - întocmit direct în organizație (salarii, rapoarte de mărfuri).
- Extern - primite de la alte organizații (de exemplu, situații bancare).
Fluxul de documente este o reflectare a structurii organizaționale a aparatului administrativ care s-a dezvoltat în instituție. Este foarte important să respectăm termenele de depunere a documentelor, deoarece încălcarea acestora duce la pierderea eficienței și a relevanței acestora.
Am avut în vedere clasificarea documentelor în contabilitate.