Pe parcursul activităților sale, organizația întocmește o mare varietate de documente, fiecare având propria sarcină semantică. Completarea corectă, detaliile, completitatea informațiilor indicate sunt reglementate de lege. Organizațiile mici din contabilitate și raportare fac concesiuni tangibile de la serviciul fiscal. Companiile mai mari suportă întreaga povară fiscală. Cine poate semna documente primare și alte tipuri, cum să le întocmească și să le reflecte corect în contabilitate - aceste informații și alte informații vor fi luate în considerare în acest articol.
Tipuri de documente din organizație
Companiile efectuează zilnic operațiuni comerciale care trebuie să fie reflectate imediat în contabilitate, gestiune și contabilitate fiscală. Ce sunt documentele primare? Aceasta este doar o reflectare a acestor operațiuni, servind și ca dovadă că au avut loc. Apoi, în scopul analizei, sistematizării, controlului, previziunii și pentru implementarea altor proceduri economice, toate documentele de tranzacție sunt înregistrate în directoare și reviste speciale - registre contabile. Și la sfârșitul perioadei de raportare, pe baza informațiilor despre toate operațiunile, este pregătită documentația de raportare, care este reflectarea finală a activităților companiei pentru o anumită perioadă.
Care este documentul principal
Esența documentului primar este fixarea faptului operației efectuate. Documentul este redactat la momentul comiterii sale sau imediat după acesta. Acesta reflectă o serie de detalii necesare pentru a confirma realitatea operațiunii, pentru a stabili persoanele implicate în ea, precum și componența acesteia. Organizația trebuie să respecte toate cerințele stabilite de lege și de autoritățile de reglementare cu privire la documentația primară. Cerințele includ întrebarea cine poate semna documentele primare. Legislația a emis suficiente instrucțiuni, decrete și legi. Cel mai important act juridic care reglementează înregistrarea organizațiilor primare este considerat a fi art. 9 402-FZ „La contabilitate”.
Exemple de documentație primară
În fiecare zi, compania întreprinde anumite acțiuni: cumpără mărfuri, facturi, expediază produse, plătește cumpărăturile și impozitele, vine și cheltuiește numerar la casă. Toate aceste operațiuni sunt documentate în documente primare. Pentru a reflecta cu exactitate aceste acțiuni, sunt utilizate următoarele forme de documente:
- TORG-12 sau bon de transport;
- factură;
- garanții în numerar de credit și debit;
- acte de munca si servicii prestate;
- acte de transfer de active materiale;
- foii de parcurs;
- ordinele de plată și extrasele bancare;
- cerința pentru emiterea de active materiale.
La această listă puteți adăuga o mulțime de exemple ale documentației primare utilizate de companie. Principala sa diferență față de registrele de contabilitate și raportare este documentația în timpul operațiunii sau cu o ușoară întârziere.
regulament
Probele de documente primare sunt aprobate de Comitetul statistic de stat, Ministerul Finanțelor și legea privind contabilitatea. Cerințele și reglementările regionale apar și ele. Cel mai important act legislativ care reglementează activitatea unui contabil este 402-FZ. Art. 9 detaliază regulile de menținere a documentației.
Organele legislative emit aproape trimestrial modificări periodice ale reglementărilor existente, noilor acte juridice de reglementare și publică modificări în evidența și raportarea. Acesta este motivul pentru care contabilii își ridică constant calificările, abonează-se la publicații tematice specializate și încearcă să fie la curent cu toate noutățile privind impozitul și contabilitatea. Nerespectarea cerințelor poate duce la amenzi mari, la multe modificări ale raportărilor existente și la alte sancțiuni.
Detalii despre documente
Legislația prevede detalii obligatorii ale documentelor primare, care trebuie să fie indicate de organizație. Prezența acestora stabilește dacă documentele sunt luate în considerare în declarațiile finale la deducerea sumelor din baza de impozitare, dacă este acceptat faptul unei tranzacții comerciale, dacă Serviciul Fiscal Federal susține că tranzacțiile sunt legale.
Detaliile obligatorii ale documentelor primare includ următoarele informații:
- Denumirile furnizorului, cumpărătorului, destinatarului și plătitorului pentru transport;
- detalii bancare, TIN, adresa fizică și legală a companiilor;
- numărul și data documentului;
- nomenclatura care a fost mutată, cumpărată sau vândută în timpul operațiunii;
- unități de măsură, cantitate și expresie valorică a articolului;
- suma totală pentru toate pozițiile din document;
- semnături, poziții, decriptarea semnăturilor persoanelor responsabile;
- marca, numărul mașinii, datele șoferului în timpul transportului;
- numărul de locuri, greutatea și categoria încărcăturii transportate;
- baza de execuție a documentului, numărul și data contractului, informații privind caietul de sarcini, certificate, examinări, dacă există.
Cine poate semna documentele primare
O atenție considerabilă este acordată semnării documentelor. Este foarte important ca cei care atestă activitatea primară să fie autorizați să efectueze această acțiune. O altă condiție obligatorie pentru înregistrarea cu privire la semnături este aceea că toate persoanele care sunt cumva implicate în procesul unei tranzacții de afaceri și sunt persoane responsabile trebuie să își înscrie semnătura în document. Deci, cine poate semna documentele principale:
- CEO al companiei sau antreprenor individual;
- contabil șef;
- magazinul care a eliberat marfa;
- șoferul care a acceptat marfa pentru transport;
- depozitarul care a dus marfa în depozit;
- specialist care a acceptat documentația;
- transportator terț, dacă a participat la procesul de livrare.
Procuratura pentru semnătură
Dreptul de a semna documentele primare poate fi transferat unei persoane autorizate. Aceasta este o practică destul de comună în companiile în care există un număr mare de vânzări și încasări de bunuri, iar directorul este ocupat cu alte lucruri, călătorii și alte activități legate de funcționarea organizației. Pentru a încredința semnătura documentației primare unei alte persoane, trebuie respectate o serie de reguli. Deci, angajatul care certifică documentele trebuie să fie angajat oficial de către companie cu executarea contractului de muncă și o înscriere în cartea de muncă. Compania trebuie să stocheze toate datele necesare pentru angajat. Desigur, el trebuie să aibă o educație specială, să înțeleagă sensul și regulile documentelor. Ultimul și cel mai important - o împuternicire trebuie să fie executată în mod corespunzător asupra acesteia.
Procura este emisă pentru un anumit angajat, cu datele de pașaport, locul de reședință, locul de reședință și poziția în organizație. O scriu pentru o anumită perioadă. Dacă contractul de muncă este urgent - pentru perioada de valabilitate a acestuia. Dacă angajatul lucrează fără condițiile contractului, procura este emisă pentru un an.
În versiunea anterioară, un exemplu a fost considerat cu un operator al unei baze de contabilitate sau al unui contabil, ale cărui atribuții includ semnarea organizațiilor primare pe întregul timp de lucru.Există situații când procura este scrisă altor oficiali - șofer, agent de expediere, inginer, mecanic. Un exemplu de astfel de caz este preluarea de către șofer a mărfurilor cumpărate de pe teritoriul furnizorului. Pentru a întocmi documente, a obține dreptul de a colecta mărfurile și de a le transporta, organizația scrie o împuternicire. Este format din două părți - documentul în sine și coloana vertebrală. Prima parte rămâne la furnizor, coloana vertebrală este preluată de companie. O astfel de împuternicire este emisă pentru o perioadă de până la 10 zile care indică compania în care angajatul trebuie să primească bunuri și materiale.
Semnătura electronică
Primarul poate fi semnat în alt mod - electronic. O condiție este gestionarea electronică a documentelor, disponibilitatea de software și hardware adecvate și un certificat de semnătură electronică. De asemenea, este necesar să se emită o împuternicire pentru persoana al cărei nume apare în certificat. După parcurgerea tuturor procedurilor de configurare și executare a gestiunii electronice a documentelor și a semnăturilor, salariatul va putea să-și depună propria semnătură pe baza unei procuri în locul semnăturii contabilului șef, a directorului și a altor persoane prevăzute de procura.