Istoricul dezvoltării unei astfel de categorii ca audit este considerat de diferiți autori. Definiția corespunzătoare în traducere din latină este interpretată ca „auz” și este utilizată în practică pentru a determina verificarea. Așadar, prin audit se înțelege un audit efectuat de un expert independent care vizează o anumită activitate sau fenomen. Acesta este motivul pentru care fac diferența între auditurile tehnice, operaționale, de mediu și logistice, care sunt discutate în acest articol. Ce se înțelege prin categoria prezentată? Cum este diferit de ceilalți? Ce tipuri de audit logistic există? Puteți găsi răspunsuri la aceste și alte întrebări la fel de importante în procesul de citire a articolului nostru.
Conceptul și organizarea auditului logistic
Astăzi, împreună cu conceptele de audit financiar, contabil, tehnic și alte tipuri de audit, o poziție importantă este luată de un audit logistic. În primul rând, acțiunea sa vizează reducerea costurilor logistice și creșterea eficienței întreprinderii în ansamblu.
Auditul logistic trebuie înțeles ca un audit complet al eficienței subsistemelor logistice. Rolul auditului logistic în alegerea unei strategii logistice este identificarea „zonelor cu probleme”. Deci, în procesul procedurii, se formează un arbore al relațiilor dintre ele, care au un caracter cauzal. În plus, se face un calcul economic la scară largă în ceea ce privește vânzările, utilizarea spațiului și gestionarea stocurilor. Organizarea auditului logistic și etapele desfășurării se referă direct la următoarele tipuri de inspecții:
- Auditul achizițiilor publice, adică logistica.
- Planificarea auditului conform schemei „vânzări - producție - achiziții”.
- Auditul costurilor de logistică pentru depozitare, ambalare, depozitare și circulație a produselor comercializabile.
- Distribuția auditului produselor comercializabile în conformitate cu lanțul de aprovizionare.
Rezultatele auditului logistic
Pe lângă problema organizațională, baza teoretică a sistemului de audit logistic include și rezultatul procedurii sub forma unui raport care conține următoarele informații:
- Evaluarea stării efective în raport cu sistemul logistic al întreprinderii.
- O listă de recomandări tehnice, informaționale, organizaționale și tehnologice pentru îmbunătățirea tuturor subsistemelor logistice.
- O evaluare a necesității anumitor modificări.
- Randamentul preliminar (potențial) al investiției.
Rezultatele care sunt anunțate după o procedură, cum ar fi un audit al sistemelor logistice, vorbesc de obicei despre adecvarea anumitor proiecte legate de următoarele puncte:
- Dezvoltarea unei strategii din punct de vedere al componentei logistice a structurii.
- Proiectare (proiectare) a unui sistem sau a unui subsistem de logistică. Un exemplu frapant al acestuia din urmă este proiectarea unui complex de depozite.
- Formarea unui sistem legat de reglementarea proceselor de afaceri logistice.
Auditul logistic și principiul său principal
Un principiu cheie al auditului logistic este mișcarea în evoluție de la general la particular. Cu alte cuvinte, procedura începe prin verificarea obiectivelor structurii globale și se încheie cu motivele ratării oportunităților, productivității scăzute și eficienței scăzute.După rezolvarea problemelor generale, auditul logistic al întreprinderii implică un studiu detaliat al domeniilor funcționale logistice ale companiei.
Deci, în conformitate cu principiul de mai sus, sunt studiate strategiile actuale ale întreprinderii, care pot influența pe deplin organizația în ceea ce privește mișcarea fluxurilor de natură materială. Pentru aceasta, în orice caz, este necesară o analiză a misiunii corporative, precum și a strategiilor de producție, marketing și achiziții ale companiei. Auditul sistemelor logistice cu etapa finală include formarea unei baze de date. Deci, poate fi utilizat pentru a evalua activitățile acestor sisteme în întreprindere.
Pentru a implementa procedura considerată în articol, este creată o echipă care include reprezentanți ai serviciului de logistică și a altor departamente funcționale ale companiei (contabilitate și finanțe, vânzări și marketing, achiziții și producție, servicii de informații etc.). Este important să adăugăm că, de exemplu, un audit logistic al sistemului de transport al întreprinderii se realizează în prezența unor experți terți. În plus, elevii instituțiilor de învățământ superior specializate sunt adesea atrași să implementeze procedura. Această mișcare este fără îndoială recomandabilă, deoarece pentru începători, într-un fel sau altul, avem nevoie de o bază practică pentru atingerea obiectivelor stabilite într-un plan profesional.
Etapele de compilare a sucursalelor auditului logistic
Oamenii de știință moderni disting mai multe etape ale auditului logistic, dintre care sunt preliminare, principale și, în consecință, finale. Pentru început, ar fi indicat să luăm în considerare etapa preliminară a auditului logistic.
Astfel, în primele două-trei zile, specialiștii studiază domeniile funcționale de producție, furnizare, vânzare și comercializare de produse comercializabile. Apoi, de-a lungul săptămânii, experții logistici procesează rezultatele cercetării, precum și pregătesc o listă de funcții logistice care, într-un fel sau altul, sunt supuse unei verificări minuțioase. Etapa finală a auditului logistic în această etapă conține formularea întrebărilor pentru chestionare și interviuri, precum și compilarea unei liste de indicatori în conformitate cu care va fi realizată evaluarea funcțiilor logistice.
Etapa principală a auditului logistic
Pentru început, trebuie menționat că etapa principală a unei astfel de proceduri la scară largă este clasificată în audituri interne și externe. Acest capitol discută despre auditul costurilor de logistică folosind exemplul unei întreprinderi industriale și etapa principală a acesteia. Punctul de plecare al unui audit intern este considerat un interviu cu șeful întreprinderii. După aceea, un audit logistic se realizează în conformitate cu următoarele domenii:
- Prima direcție implică o anchetă a angajaților departamentelor funcționale ale companiei pe probleme care, într-un fel sau altul, sunt legate de logistică (vânzări, depozite, transport).
- A doua direcție implică lucrul cu un eșantion de documentație pentru întreprindere.
- Al treilea domeniu este colectarea de informații în conformitate cu contractele de furnizare pentru analiza statistică a vânzărilor și achizițiilor de produse comercializabile.
În procesul auditului intern al logisticii, se aplică un sistem de indicatori, care sunt clasificați în următoarele grupuri:
- Primul grup conține indicatori de deservire a consumatorilor externi și interni, precum și o evaluare a caracteristicilor de calitate ale serviciului, care ar trebui să includă capacitatea de a modifica fundamental caracteristicile comenzilor în conformitate cu solicitările clienților, timpul de execuție a comenzilor, precum și stabilitatea în acest moment.
- Al doilea grup include indicatori care sunt direct legați de costul fondurilor pentru implementarea operațiunilor și procedurilor logistice.În procesul de analiză a costurilor evaluați raportul „costuri - beneficii”. Aceasta implică beneficiile pe care clienții le primesc prin adoptarea și implementarea ulterioară a anumitor decizii în cadrul companiei.
- Al treilea grup are mai mulți indicatori privind utilizarea flotei proprii de vehicule (material rulant) sau instalații de depozitare, printre care coeficientul de aplicare a capacității de transport a vehiculului, coeficientul de aplicare a volumului de stocare și așa mai departe.
Audit extern
După cum s-a dovedit, etapa principală a procedurii luate în considerare în articol conține astfel de tipuri de audit logistic ca intern și extern. În acest capitol, este recomandabil să vă familiarizați cu acesta din urmă. Este important de menționat că are sens să setați punctul de plecare pentru un audit extern numai atunci când procedura de audit intern este garantată. Deci, în această etapă, studiul așteptărilor și cerințelor clientelei este realizat pentru a determina performanța optimă a întreprinderii; luarea în considerare a tehnicilor utilizate de concurenți; evaluarea nivelului fluxului de materiale pentru serviciile clienți ș.a.
Trebuie menționat că un audit logistic extern se realizează sub formă de trimitere de chestionare special pregătite sau interviuri selective direct cu reprezentanții companiilor deservite, precum și cumpărători din diverse locuri din planul geografic sau cu un volum diferit de achiziții. Este important să suplimentați chestionarele standard fără a se adapta complet pentru fiecare structură verificată. În plus, de regulă, cei intervievați sunt nu numai conducătorii companiei sau diviziunile individuale ale acesteia, ci și angajații specifici, în conformitate cu domeniul lor de activitate.
Astfel, în conformitate cu rezultatele auditului extern, este posibil să se formuleze recomandări specifice pentru structură și să se indice acele modificări care trebuie implementate în sistemul logistic actual în momentul verificării.
Etapa finală
După finalizarea etapei principale a auditului logistic, este necesar să se pregătească următoarele rapoarte analitice:
- Primul raport, elaborat în conformitate cu analiza listei de stocuri, conține informații despre sortimentul de materii prime și produse comercializabile, stocuri pe grupe, categorii sau poziții, estimări ale cifrei de afaceri a articolelor în funcție de lista de stocuri.
- Al doilea raport conține o analiză a fluxurilor de numerar din companie și, de asemenea, dincolo. De exemplu, o descriere detaliată a mișcării fluxului de numerar prin depozit în general și a volumului fluxurilor de numerar în conformitate cu fiecare operațiune logistică separat. Este important de menționat că pe segmentele liniei dintre zonele de depozitare, este important să se indice și cantitatea de flux de numerar. Rezultatele obținute sunt utilizate pentru a determina numărul de autovehicule și vehicule pentru depozitare internă.
- Al treilea raport este dedicat echipării întreprinderii cu resurse. Astfel, informațiile relevante includ clasificarea și caracteristicile echipamentelor de manipulare a materialelor. Scopul principal al descrierii nu este altceva decât o evaluare a bazei materiale și tehnice relevante pentru întreprindere.
Rezumatul informațiilor
După cum s-a dovedit, auditul logistic este realizat pentru a identifica deficiențele sistemului logistic al structurii. După identificarea „blocajelor (zone cu risc crescut), într-un fel sau altul, experții în logistică elaborează recomandări pentru corectarea problemelor identificate. Desigur, aceste recomandări sunt utilizate ulterior pentru a îmbunătăți nivelul serviciilor pentru clienții existenți, pentru a găsi altele noi, precum și pentru a îmbunătăți gestionarea fluxurilor de numerar.
Exemplu de audit logistic
În acest capitol, ar fi indicat să luăm în considerare procedura de audit logistic folosind un exemplu specific.Auditul depozitelor nu este altceva decât o căutare de metode care să îmbunătățească activitatea depozitului în cadrul unui studiu expres al proceselor și resurselor depozitului. Evenimentul de mai sus poate fi realizat atât o singură dată cât și în mod continuu. Așa cum am menționat mai sus, auditul logistic vizează în principal identificarea deficiențelor în organizarea depozitului, precum și în activitatea sa. În plus, în acest caz, este oportun să se creeze anumite propuneri pentru a elimina deficiențele constatate. O sarcină particulară a procedurii considerate în articol este adesea justificarea faptului că depozitul trebuie automatizat.
Adesea, un audit logistic este considerat un pas obligatoriu precedent implementării unui sistem WMS. Deci, rezultatele cercetării și recomandările relevante ale experților în logistică ne permit să găsim cele mai optime opțiuni în ceea ce privește stocarea produselor comerciale, precum și să optimizăm implementarea operațiunilor de depozit, numărul de angajați, încărcarea ș.a. Cu alte cuvinte, un audit logistic, într-un fel sau altul, contribuie la realizarea a ceea ce trebuie făcut la depozit pentru a-l aduce în ordine absolută înainte de automatizare.
Auditul logistic în practică
Auditul logistic al unui depozit include următoarele operațiuni:
- Analiza infrastructurii.
- Analiza procesului tehnic.
- Analiza documentelor relevante.
- Analiza sistemelor informatice și informaționale.
- Elaborarea de propuneri și recomandări pentru îmbunătățirea situației.
- Calcul în termeni de studiu de fezabilitate pentru implementarea unui sistem WMS.
În procesul de efectuare a unui audit logistic al unui depozit, sunt utilizate următoarele instrumente:
- Intervievarea angajaților companiei.
- Supravegherea fluxului de lucru în depozit.
- Analiza documentației relevante, inclusiv instrucțiuni de lucru, rute, machete etc.
Rezultatele auditului logistic în depozit sunt următoarele elemente:
- Lista problemelor reale ale întreprinderii.
- Recomandări pentru soluționarea problemelor existente.
- Justificarea necesității introducerii unui sistem automatizat.