Planificarea proiectului: metode și pași

Esența designului este de a dezvolta o strategie pentru atingerea obiectivelor specifice. Se creează un model în conformitate cu care aceste sau acele acțiuni sunt etapizate pentru a se apropia de rezultatul final. Dar planificarea proiectului ca atare necesită o analiză și o elaborare atentă, astfel încât strategia de rezolvare a sarcinii implică utilizarea unor instrumente și metode optime care să crească șansele de reușită în atingerea obiectivelor.

Conceptul și scopul planificării

Chiar înainte de începerea proiectării directe, se formează un concept, principii și model, conform cărora va fi elaborat un plan de acțiune. Aceasta este baza pe care se construiește sistemul de pași concentrați care vizează obținerea de rezultate. Rezultatul este înțeles ca obiectivul final pentru care se dezvoltă o soluție de proiectare. Inițial, este creat un cadru al structurii organizaționale, în cadrul căruia sunt aprobate ordinea, secvența și natura lucrării. Sunt prezentate și sarcinile de planificare a proiectului, în care pot fi dezvăluite și tactica utilizării resurselor materiale și tehnice. Planificarea directă acoperă toate etapele creării unei soluții de proiectare, dar acest lucru nu înseamnă că acestea ar trebui dezvoltate după un singur model. În fiecare etapă, se poate aplica o abordare individuală, ținând cont de specificul acțiunilor de lucru și de complexitatea implementării lor. Cu toate acestea, etapele proiectului ar trebui să fie structurate în sistemul de planificare generală.

Modelul prin care va fi dezvoltat proiectul, în orice caz, este construit cu accent pe obținerea rezultatului final. Doar în acest caz se va putea conta pe crearea unei strategii de management optim pentru calitate. Un rol important îl joacă datele de intrare, care pot introduce reguli, principii sau restricții, a căror semnificație va deveni evidentă după implementarea proiectului. În același timp, obiectivul planificării proiectului ar trebui determinat, care va fi crearea modelului optim de acțiune în ceea ce privește implementarea sarcinii.

Planificarea domeniului

Una dintre etapele inițiale ale planificării, în timpul căreia se determină o parte din parametrii fundamentali ai proiectului. În acest caz, aria de subiect este înțeleasă ca un set de obiective și obiective, a căror realizare ar trebui să fie implementată în procesul de finalizare a proiectului. Mai mult decât atât, dacă direcții specifice de mișcare pas cu pas către un obiectiv stabilit punct de realizare destul de definit în termeni de parametri măsurați, atunci subiectul este definit ca o infrastructură mai largă a obiectivului final. Poate afecta și factori care se vor manifesta în timpul funcționării unui produs sau a unei soluții tehnologice dezvoltate. Ce anume la stadiul inițial poate planifica proiectul să țină cont de aria de subiect? Acest model vă permite să efectuați următoarele sarcini:

• Pe baza analizei obiectivelor, este specificată starea actuală a sistemului de control.
• Clarificarea parametrilor cheie ai deciziei de proiectare.
• Formularea detaliată a criteriilor pentru succes și eșec.
• Analiza și ajustarea ipotezelor de constrângere.
• Determinarea parametrilor pentru evaluarea rezultatelor intermediare și finale ale proiectului.

Compoziția proceselor de planificare

Pe măsură ce planul este dezvoltat, creatorii săi trec de la formularea generală și justificarea tehnică a obiectivelor la o descriere detaliată a activităților care vor trebui finalizate pentru a atinge obiective specifice.Și din nou, este imposibil să considerăm că sistemul de formare a structurii organizaționale a planului este închis chiar și după integrarea datelor de intrare. Chiar și fără primirea externă a informațiilor noi, poate fi nevoie de informații suplimentare sau de clarificări ale datelor anterioare. Din același motiv, procesele de planificare a proiectelor au o proprietate ciclică. Repetarea este necesară pentru operațiune ținând cont de datele actualizate.

În același timp, fiecare iterație ar trebui să aibă o secvență clară de execuție - atât în ​​etape separate, cât și în cadrul modelului de planificare generală. Procesele specifice includ următoarele:

• Dezvoltarea structurii conținutului proiectului care indică etapele principale ale proiectului.
• Defalcarea sarcinilor mari în cele mici - detalierea și segmentarea în procese separate.
• Elaborarea unui proiect de estimare, care va ține cont de resursele necesare atât pentru planificare cât și pentru dezvoltarea proiectului.
• Întocmirea unei liste de activități specifice de lucru. Formarea unei baze de documente în care să fie indicați parametrii lucrării, dependențele tehnologice ale acestora etc.
• Amenajarea activităților de lucru în structura planificării generale. Determinarea posibilităților de modificare a configurației implementării lor

În funcție de complexitatea execuției, sistemul de planificare a proiectului poate include diferite seturi de procese de susținere. Printre cele mai frecvente dintre ele se numără elaborarea standardelor de control și calitate, determinarea statutului subordonării și responsabilității, pregătirea mijloacelor de comunicare necesare și comunicarea. De asemenea, în timpul planificării, pot apărea nevoi pentru noi procese care nu sunt prevăzute în stadiul formulării obiectivelor și obiectivelor.

Etapele creării unui program

Indiferent de tactica de planificare aleasă, departamentul de management va trebui să dezvolte o structură cu conținutul lucrării, indicând riscurile și limitările. Dar nu va fi posibil să se determine un model specific de mișcare către un obiectiv fără programarea proiectului, care constă în următorii pași:

• Determinarea sferei de muncă utilizând lista. Lista operațională, care reflectă succesiunea pașilor în implementarea sarcinii printr-o metodă sau alta.
• Fiecărei sarcini și lucrărilor atașate li se atribuie parametri de rulare, luând în considerare limitările resurselor cheltuite. În această etapă, se utilizează de obicei metoda de descompunere a sarcinilor cu o evaluare paralelă a duratei lucrării.
• O etapă concentrată pentru a determina disponibilitatea și volumul bazei de resurse. O listă extinsă de tipuri de resurse poate fi luată în considerare, inclusiv informaționale, tehnologice, de muncă și financiare.
• Stabilirea limitelor. De regulă, acest lucru se aplică factorilor externi în funcție de sezon, procese logistice, evenimente aleatorii etc.

În această structură a planului, merită evidențiată etapele asociate riscurilor și limitărilor. Calitatea planificării managementului de proiect va depinde de modalitățile aprobate inițial de a răspunde anumitor factori. În special, există două moduri de a răspunde - activ și pasiv. În primul caz, proiectul stabilește tactici de acțiuni care reduc la minimum probabilitatea apariției riscurilor. Un răspuns strategic pasiv se bazează pe asumarea riscurilor, precum și pe compensațiile pentru daunele contingente din consecințele implementării lor.

Metode de elaborare a planurilor

Crearea unei strategii de management permite aplicarea a patru metode de dezvoltare, fiecare putând fi aplicată în mai multe etape ale planificării proiectului

• Concept. În acest caz, decizia de proiectare poate fi considerată ca un mijloc de realizare a unui obiectiv comun, la implementarea căruia vor participa toți participanții la sistem.În conformitate cu strategia conceptuală, proiectul este împărțit în mai multe etape separate, fiecare dintre ele reprezentând o sarcină specifică cu propriile tactici de realizare, limitări și resurse necesare.
• Planificare strategică. Se bazează pe obiectivele și obiectivele propuse, asigurând analiza modalităților alternative de obținere a rezultatelor. Acest plan se caracterizează prin luarea în considerare a unei game largi de factori și nuanțe de dezvoltare a proiectului, în care sunt evaluate laturile pozitive și negative ale diferitelor căi ale obiectivului. Principalele criterii de eligibilitate sunt calendarul de implementare, costurile proiectului și eforturile organizaționale.
• Plan tactic. Prezintă un grad ridicat de detaliere și rafinare a obiectivelor strategice. În timpul dezvoltării, procesele individuale de planificare a proiectelor, termenele, volumele de muncă și resursele cheltuite pot fi corectate.
• Plan operațional. De obicei este utilizat ca soluție auxiliară în raport cu procesul de planificare generală. Este construit pentru o perioadă de analiză pe termen scurt, ținând cont de abaterile identificate de la parametrii planificați.

Caracteristici de planificare a resurselor

Sprijinul logistic, informațional și organizațional în procesele de pregătire și implementare a proiectelor sunt de o importanță deosebită. Acestea determină în mare parte configurația și secvența pașilor și operațiunilor individuale pe calea de realizare a sarcinilor principale și intermediare. Prin urmare, merită să luăm în considerare separat metoda de planificare a proiectului din perspectiva distribuției bazei de resurse. Deci, dezvoltarea structurală a acestui model de planificare se va baza pe clasificarea resurselor în funcție de epuizare. Trebuie să se stabilească imediat că aceleași mijloace materiale și tehnice pot fi date complet sau parțial pentru implementarea unei etape separate. Principiul consumului rațional și redistribuirea resurselor va afecta și aici, în care planificarea competentă vă va permite să consumați eficient, de exemplu, combustibil în unele zone și să îl economisiți în altele.

Un factor esențial în planificarea resurselor proiectului este nevoia, care este determinată prin intensitatea costurilor. Faza de lucru va depinde de cantitatea de materii prime cheltuite. Drept urmare, împreună cu durata executării unei anumite operațiuni, va fi indicată și valoarea bazei de resurse necesare. Desigur, în funcție de natura sarcinii, se pot cheltui mai multe tipuri de resurse pentru o singură operație.

Planificarea etapelor proiectului

Este implicat grupul de procese de control, care închide planificarea, lăsând materiale suplimentare și îndrumări privind implementarea proiectului. Această parte ține seama de factorii de coordonare, receptivitate și calități de leadership ale executantului sau echipei de interpreți. Deci, planificarea implementării proiectului presupune dezvoltarea următoarelor etape:

• Construirea echipei. Sunt implicați specialiști și experți ai profilurilor necesare, care, în principiu, dețin tehnologii pentru îndeplinirea unor sarcini similare.
• Selectarea contrapartidelor. Aceștia pot fi furnizori de anumite bunuri, parteneri sau echipe terțe care furnizează anumite servicii necesare implementării proiectului.
• Dezvoltarea condițiilor pentru controlul calității muncii efectuate. Un set de condiții tehnice poate fi dezvoltat cu accent pe standardele existente în zona țintă.
• Crearea unui model de coordonare între diverși participanți la procesele de implementare a proiectului.

Planificarea riscului de proiect

Importanța creării prealabile a unui model de răspuns la risc a fost deja discutată. Un model specific de prelucrare a acestora se poate baza pe următoarele mecanisme de răspuns:

• Determinarea probabilității riscurilor. Poate fi utilizat un sistem de interese sau unul individual, cu propriile sale criterii de evaluare.
• Determinarea naturii riscurilor.
• Calcularea gradului de influență a unui risc specific pentru proiectul în ansamblu.
• Clasificarea riscurilor în funcție de prioritate în ceea ce privește impactul asupra proiectului.
• Dezvoltarea unui set de măsuri care să prevină o amenințare specială pentru proiect. Lucrările de planificare în această direcție prevăd crearea unui sistem pentru numirea celor responsabili pentru fiecare eveniment.
• Dezvoltarea acțiunilor model pentru eliminarea consecințelor unui eveniment de risc.

Greșeli comune de planificare

Multe calcule în diferiți factori și parametri ai creării unui plan pot apărea numai în timpul funcționării produsului sau soluției proiectate. Există, de asemenea, erori de model cu care este mai bine să corelați din timp materialele de proiect pregătite:

• Aplicarea obiectivelor greșite. De regulă, erorile din această parte sunt exprimate în formulări inexacte sau complet incorecte.
• Utilizarea datelor incomplete. Greșelile în planificarea managementului de proiect sunt frecvente în special în industriile de inginerie, unde este probabil să primiți date incomplete sau incorecte din cauza neregulilor din procesele de testare complexe.
• Conectarea unui grup restrâns de specialiști. Adesea, în lucrare sunt implicați doar planificatori, care rezolvă sarcinile aferente prin contrapartide, ceea ce reduce în sine calitatea rezultatului.
• Formalizarea planificării. O problemă comună atunci când procesele individuale sunt efectuate nu în scopuri concrete clare, ci pentru a finaliza o anumită parte a lucrării fără a se pune accentul pe efectul suplimentar.

concluzie

Viziunea imaginii structurii planului pentru implementarea acțiunilor care se apropie de obiectivul final este foarte semnificativă pentru participanții la procesele de proiectare. Acest lucru vă permite să luați în considerare întreaga gamă de nuanțe și factori care, într-o măsură sau alta, afectează cursul muncii. Prin urmare, o resursă strategică este stabilită pentru pregătirea unui concept pentru dezvoltarea ulterioară. Cel puțin, sunt formulate principii pentru implementarea sarcinilor. Doar cu această abordare putem conta pe realizarea cu succes a obiectivelor finale. În plus, o analiză de planificare profundă face posibilă optimizarea semnificativă a proiectului, ceea ce este benefic din punct de vedere economic pentru client.