Planificarea achizițiilor de bunuri este una dintre cele mai importante etape în activitățile oricărei instituții sau întreprinderi moderne. Este destinat formării documentației pregătitoare, dacă este necesar, pentru a achiziționa un produs, o lucrare de comandă, servicii. Zona cea mai relevantă pentru municipalități, companii de stat. Au fost dezvoltate mai multe metode de planificare care sunt considerate ca făcând parte din cursurile educaționale de specialitate. Desigur, calculele teoretice sunt aplicabile în practică, domeniul de aplicare al acestora este extrem de larg. Acest lucru se datorează în mare măsură cerințelor legislației actuale privind justificarea achizițiilor municipalităților și agențiilor guvernamentale.
Un început fără greșeli este cheia succesului
În prezent, se practică planificarea achizițiilor în conformitate cu Legea Federală 44. Acest document a declarat la nivel federal cât de importantă este procedura de elaborare a unui plan. Cerințele pentru redactarea achizițiilor au apărut pentru prima dată în 2013 și, de atunci, situația nu a devenit mai ușoară pentru instituțiile individuale. Standardele legale relevante pentru zilele noastre necesită să planificați achizițiile în conformitate cu legile, documentând cu atenție fiecare pas, orice operațiune.
Organizarea achizițiilor, întocmirea unui plan sunt sarcini care, odată cu invariabilitatea legii, sunt rezolvate în timpul nostru folosind metode mai moderne. Aceasta permite creșterea eficienței economice a rezultatului pentru a respecta standardele stabilite. Sistemul de planificare a achizițiilor este cheia unui rezultat pozitiv al întregului eveniment. Nevoile sunt importante de analizat, având în vedere suma fondurilor alocate întreprinderii. Desigur, cea mai bună opțiune este alocarea maselor financiare în sumele cerute de o anumită instituție pentru a implementa toate tranzacțiile planificate, însă constrângerile bugetare permit rareori realizarea a 100%.
Fă-l bine
De altfel, relevanța și complexitatea problemei planificării planurilor de achiziții publice, redactarea proiectelor este deja vizibilă din abundența publicațiilor de specialitate care au fost lansate recent, dezvăluind diverse aspecte și nuanțe subtile ale problemei. O mare parte se datorează situației economice dificile din țară, pe baza căreia sunt întărite cerințele legii, precum și monitorizarea respectării acestora. Există o latură pozitivă: este posibilă prevenirea eficientă a abuzurilor, a componentei corupției și a risipei ineficiente de economii bugetare.
Planificarea anuală a achizițiilor este cea mai comună opțiune. Nu va fi de prisos să se întocmească planuri pe o perioadă lungă de timp (plan de cinci ani), dar acestea sunt formate numai în termeni generali. Există planuri pe termen scurt (de exemplu, timp de o lună), dar acestea reflectă doar nevoile curente ale întreprinderii. Un plan anual nu este doar o listă de achiziții necesare, ci și un document care demonstrează perspectivele instituției, strategia de dezvoltare a acesteia și îmbunătățirea procesului de lucru. Adesea, o notă explicativă este atașată planului, justificând nevoia pentru fiecare dintre elementele enumerate. Acest lucru ajută la prevenirea suspiciunii de abuz și la dovedirea necesității alocării fondurilor.
Obiectivele principale: analizarea exemplelor de achiziții
Planificarea, achizițiile publice pot fi zona de responsabilitate pe care compania o neglijează.Într-o astfel de situație, calitatea serviciului furnizat ca urmare a activității instituției produsului va fi destul de scăzută, iar termenii vor fi prelungiți. Dacă nu a fost posibilă calcularea corectă a prețului contractului, planificarea achiziției, există posibilitatea unei cheltuieli ineficiente a fondurilor, care poate fi considerată o infracțiune cu consecințele care urmează.
Planificarea achizițiilor municipale ajută la prevenirea anulărilor neprevăzute. Inițiatorul blocului de tranzacții poate fi autoritatea de control, contractantul sau instituția în sine, care a constatat brusc o greșeală și, prin urmare, a fost forțată să încheie de urgență cooperarea prin acord. Aceasta duce la pierderi temporare, financiare. Un client care a finalizat incorect procesul de achiziție se poate confrunta cu sancțiuni. În special, din legile existente rezultă că un funcționar care a ales în mod incorect metoda de achiziție este obligat să răspundă: pedeapsa ajunge la 50.000 de ruble.
Una câte una
La întreprinderile moderne, planificarea achizițiilor este realizată printr-o abordare sistematică a problemei folosind sisteme electronice, informatice și software eficiente. Acest lucru reduce la minimum probabilitatea de eroare umană. Secvența operațiunilor este formarea planului, coordonarea acestuia cu autoritățile superioare, implementarea planului. Deja în faza pregătitoare, este necesar să se justifice toate operațiunile planificate, să se verifice respectarea obiectivelor stabilite pentru instituție și să se normalizeze achizițiile. Acesta din urmă implică controlul calității produsului achiziționat, serviciul comandat cu respectarea cerințelor actuale, calitățile consumatorilor preconizate. În stadiul planului, se analizează cantitatea necesară de produs și prețul marginal la care poate fi achiziționat.
Managementul planificării achizițiilor include organizarea unei discuții publice a evenimentului. Acest lucru este valabil mai ales pentru o serie de tranzacții pentru care publicitatea este prevăzută în legi. Există astfel de evenimente încât este pur și simplu imposibil de pus în aplicare fără cercetări publice preliminare, cu o evaluare a rezultatelor. În prezent, cele mai moderne mijloace și metode de comunicare, soluții tehnice și tehnologii informaționale sunt utilizate în mod activ pentru a organiza un astfel de pas.
Nu există sfârșit pentru lucrări!
Planificarea achizițiilor publice de stat și municipale implică formarea unui program, a unui plan de achiziții. Al doilea tip de documentație a fost introdus în 2016. Prima a fost practicată înainte, forma sa a rămas neschimbată timp de câțiva ani. Programul este format pentru anul. Planul de achiziții este întocmit pe termen mediu și include toate numele de produse necesare instituției și achiziționate de la furnizor. În mod normal, un astfel de document acoperă o perioadă de trei ani, întrucât pentru această perioadă se formează un buget.
Planificarea achizițiilor publice este o problemă deosebit de dificilă. Este necesar să ne concentrăm asupra Legii federale adoptate în 2011 cu numărul 223. El a declarat posibilitățile de a elabora un plan flexibil care să acopere o perioadă de doisprezece luni. Unele achiziții nu trebuie justificate. Aceasta se aplică listei care se încadrează în standardele celei de-a doua părți a articolului al cincisprezecelea din Legea Federală 44 menționată anterior. Angajații din sectorul public au dreptul să ajusteze planurile în conformitate cu nevoia. Nu există nici un termen sau motiv.
Toate conform planului
Achizițiile în planificarea bugetului într-un format grafic implică utilizarea documentației elaborate pe o perioadă de trei ani și care descriu nevoile de bază ale instituției ca fundație.Nu orice persoană juridică din prima dată poate forma cu succes un astfel de plan de achiziții care poate fi tradus în realitate, prin urmare, legea prevede posibilitatea de a face ajustări la acele documente care sunt deja publicate printr-un sistem informațional specializat.
Adesea, trebuie făcute modificări pe măsură ce sunt descoperite nevoile de bunuri care nu au putut fi identificate mai devreme. Prin bugetul electronic, planificarea achizițiilor este un proces destul de flexibil, puteți adăuga elemente noi, mai ales dacă oportunitățile financiare pentru implementarea lor se datorează economiilor la licitațiile care au trecut deja de momentul ajustării. Modificările pot fi făcute atunci când este stimulat de rezultatele discuțiilor publice, dacă a fost organizat în conformitate cu cerințele legilor.
Logistica achizițiilor
Pentru a vă asigura că planificarea achizițiilor (bugetul electronic, realizat prin produse software moderne, oferă asistență semnificativă specialiștilor) este cât se poate de eficient, organizați evenimente, ținând cont de cerințele logistice. La întocmirea planului, trebuie să vă ghidați de nevoile întreprinderii, de costurile asociate proceselor de lucru, de spațiile de stocare disponibile pentru utilizare. Rolul și cantitatea de materiale necesare procesului de producție, timpul în care trebuie livrat joacă un rol. Pentru a reuși, trebuie să ții cont de resursele furnizorilor, de capacitatea de a-ți organiza propria producție a unor materiale consumabile aplicabile pentru fabricarea produsului final, furnizarea de servicii.
Formarea, ținând cont de întregul plan de achiziții specificat în planificarea bugetară în legătură cu companiile de stat și private, vă permite să stabiliți un proces de lucru fără timp de dezactivare și pierderi financiare datorate achiziției excedentare, daune consumabile. Pentru a identifica cât de mult material este necesar (și anume, acest indicator este baza pentru calcularea majorității celorlalți), este necesar să stăpâniți mai multe metode standard de calcul. Pentru a le aplica la o anumită companie, mai întâi trebuie să colectați cea mai completă bază de informații despre utilizarea de materii prime similare în industrie mai devreme.
Cât de mult este nevoie?
Una dintre metodele de planificare a achizițiilor este evaluarea volumului de produse care trebuie produse, pe baza nevoii clientului de acesta. Știind cât de semnificativă este cererea pentru produs în acest moment, se poate calcula în mod rezonabil cât de multă materie primă va fi necesară. Pentru a simplifica listele de formulare de calcul cu produse, materiale, luați în considerare timpul necesar pentru furnizarea diferitelor articole, durata depozitării. Dacă unele consumabile pot fi realizate pe cont propriu, trebuie să calculați în avans cât de mari sunt costurile de timp.
Cunoscând intervalele de timp, acestea estimează nevoia brută a pozițiilor primite de la furnizor, fabricate pe cont propriu. Pe baza acesteia, cererea netă este determinată prin analizarea stocurilor existente, a comenzilor plasate și a volumelor de producție planificate. Printre comenzi pot fi cele care au fost făcute anterior pentru seria anterioară de mărfuri. Atunci când planificați un nou ciclu de producție, acestea nu trebuie să fie luate în considerare.
Fluctuațiile cererii
Această metodă de planificare a achizițiilor este relevantă atunci când interesul consumatorului poate fi descris printr-un grafic de valuri cu elemente care se repetă. Pentru a obține netezirea, este necesar să se evalueze cât de mare este consumul real al produsului în perioada trecută, pentru a identifica raportul cu indicatorii calculați anterior pentru acesta. Pentru o nouă perioadă, prognoza este un indicator calculat pentru perioada anterioară, la care se adaugă valoarea corectivă - cantitatea de mărfuri înmulțită cu coeficientul de semnificație.
Opțiune alternativă
O altă metodă de planificare a achizițiilor este determinantă.Ei apelează la acest lucru atunci când se știe pentru cât timp durează pentru a executa o comandă, cât de mult material este necesar pentru aceasta, în ce timp consumabile vor fi livrate.
Uneori, abordarea stocastică este cea mai aplicabilă în practică. La baza calculelor stau metodele statisticii, matematica. Folosind formule specializate, puteți evalua nevoia unui produs și, pe baza acestui plan, achiziționarea de consumabile.
Folosind experiența acumulată a personalului, puteți implementa o abordare euristică a planificării achizițiilor.
Există un timp pentru toate
Planificarea achizițiilor publice, privată implică disponibilitatea celei mai complete baze de informații cu privire la procesul de producție și rezultatul aplicării sale. Este necesar să le oferim analiștilor acces la informații precise despre circulația materialelor consumabile, a componentelor, a pieselor de schimb. Ar trebui să existe date cu privire la toate etapele de la momentul cercetării pieței achizițiilor publice până la primirea achiziționatului la depozit.
Pentru ca sistemul de achiziții logistice să funcționeze bine, trebuie să știți ce materiale sunt utilizate în procesul de producție. Formarea planului de achiziții implică interacțiunea coordonată a diferitelor persoane angajate la întreprindere. Planificarea achizițiilor publice (și în egală măsură în companii private) forțează să stabilească relații reciproce între diferite departamente, divizii, sucursale ale unei persoane juridice. Doar o interacțiune organizată cu atenție ne permite să garantăm corectitudinea calculelor, analizei și alegerea în favoarea metodei optime de formare a achizițiilor. Munca comună vă permite să decideți în favoarea celei mai bune politici de prețuri, să încheiați un contract rentabil cu furnizorul și să urmăriți cantitatea de materii prime primite, disponibile, cheltuite. Logistica include controlul calendarului livrărilor, plasarea materiilor prime pe teritoriile depozitului.
Nimic mai mult
Prin organizarea logisticii de achiziții, puteți realiza un inventar minim în depozit cu o furnizare neîntreruptă de consumabile pentru procesul de producție. Pentru ca planificarea să fie eficientă, este necesar să formulăm cu exactitate ce poziții sunt necesare și în ce măsură, în ce perioadă de timp ar trebui să fie exact la dispoziția atelierelor și cât de mari sunt posibilitățile furnizorilor cunoscuți. Logicienii evaluează capacitățile actuale ale depozitului, elaborează modalități de organizare a procesului de producție a consumabilelor folosind propriile capacități.
Cumpărăm cu înțelepciune
În multe privințe, planificarea achizițiilor este strâns legată de alegerea unui format specific pentru cooperarea cu furnizorii. Recent, cea mai răspândită opțiune este executarea unei licitații. Este la fel de aplicabil pentru întreprinderile, instituțiile de stat și pentru căutarea unui furnizor de către un comerciant privat. Conceptul de licitație a intrat în economie de mult timp. Organizarea ofertelor este responsabilitatea clientului, anunțând condițiile competitive pentru furnizarea produsului, furnizarea serviciilor. Ca parte a licitației, cei care doresc pot intra în competiție pentru dreptul de a încheia un acord cu clientul în condiții anunțate. Normele cărora va fi subordonată cooperarea trebuie să fie formulate, publicate în prealabil. Pentru aceasta, se completează un pachet complet de documentație de ofertă, care indică termenii tuturor etapelor muncii reciproce. Sunt enumerate numele produselor, serviciilor, prețurilor care se potrivesc clientului.
Licitația clasică este o procedură care implică o abundență de concurenți. Câștigarea dreptului de a încheia un contract nu este ușor, dar procesul în sine este rentabil, corect. Organizarea acesteia este atribuită șefilor întreprinderii, acționând în calitate de client. Compania colectează o comisie de achiziții, a cărei compunere este aprobată de personalul comandant.Acești specialiști pregătesc un pachet de documente, întocmesc tot ceea ce este necesar pentru a stabili condițiile pentru vizualizarea publică. Este necesar să ne amintim actele normative și legale actuale care reglementează licitațiile și licitațiile.
Cu atenție și minuțiune
Toate ofertele depuse într-un interval de timp limitat trebuie analizate de către participanții comisiei de achiziții. În ceea ce privește fiecare dintre opțiuni, este formulată o decizie generală: acceptați propunerea, numiți o persoană potențială ca antreprenor sau respingeți opțiunea. Determinând în favoarea unui rezultat specific, trebuie să verificați condițiile competiției, să analizați caracteristicile tuturor propunerilor primite. Rezultatul ideal al procedurii este un acord la cel mai mic preț posibil, sub rezerva tuturor cerințelor și condițiilor clientului. Principalele avantaje ale unei astfel de proceduri sunt imparțialitatea, deschiderea, transparența.
În formularea cerințelor pentru interpreți, unul trebuie ghidat nu numai de propriile interese, ci și de ofertele medii ale pieței. Dacă clientul stabilește condiții defavorabile în mod deliberat, aproape că nu există persoane care doresc să se înscrie la o astfel de cooperare, ca urmare a ofertei, nu va apărea o singură cerere. Pentru a nu fi într-o situație atât de neplăcută, ceea ce duce la o întrerupere a termenului de livrare, este necesar să formulăm propuneri adecvate. Unul dintre modurile la care s-a apelat din ce în ce mai recent este stabilirea condițiilor care sunt maxime posibile pentru client. Fiecare contractant potențial oferă propriile opțiuni, corespunzătoare în preț sau mai accesibile, iar pe baza unei analize a tuturor cererilor primite, puteți alege cea mai reușită modalitate de cooperare.
Cum să cheltuiți?
Atunci când planificați achizițiile sub formă de ofertă, este necesar mai întâi să analizați ofertele de preț ale pieței, să întocmiți o bază de cotație sumară, să comparați diferiți furnizori și apoi să treceți direct la organizarea ofertei. În documentația însoțitoare se indică cerințele pentru prețul contractului, calendarul execuției acestuia, nivelul calificării și calitatea produsului. Fiecare dintre participanți în urma rezultatelor ofertei primește un număr individual, primul este destinat câștigătorului. Dacă cineva refuză să încheie un acord, cel de-al doilea din listă și așa mai departe va avea prioritate. În cursul licitației, contactul membrilor comisiei și reprezentanții potențialilor contractanți interesați este interzis.