Proprietarii de întreprinderi mici și mijlocii sunt nevoiți să lucreze o perioadă lungă de timp. Unii antreprenori chiar lucrează în weekend. Pentru a reduce volumele de muncă de urgență, este recomandabil să utilizați automatizarea diferitelor procese și acțiuni de rutină. Există însă unele operațiuni care sunt cel mai bine efectuate independent, pentru a nu întâmpina pierderi.
Caracteristici și avantaje ale automatizării
Întreprinderile mici au de multe ori nevoie de acestea, deoarece antreprenorii și angajații trebuie să realizeze de multe ori acțiuni de rutină și complet inutile. Plusurile includ faptul că nu trebuie să cheltuiți mult timp și efort în acțiuni simple și de rutină care pot fi efectuate automat.
Timpul liber poate fi utilizat pentru a stabili contacte cu contractanții, pentru a comunica cu rudele sau pentru a efectua alte sarcini importante care nu pot fi automatizate. Prin urmare, putem distinge mai multe procese de afaceri care ar trebui automatizate.
1. Răspunsuri la e-mailuri
Fiecare companie are un e-mail și de multe ori primește o mulțime de scrisori diferite de la parteneri, clienți sau doar clienți privați. Aproximativ 25% din timp, un proprietar al afacerii petrece verificând răspunsurile prin e-mail și scris.
În același timp, este posibilă accelerarea acestui proces, pentru care sunt utilizate șabloane. Aceasta nu este o automatizare completă, dar puteți reduce perioada de timp pe care trebuie să o petreceți pentru a scrie texte.
2. Facturi de umplere
Contabilitatea este un proces complex și consumator de timp. De obicei, un contabil cu experiență este angajat în ea, dar de multe ori, antreprenorii începători pur și simplu nu au capacitățile financiare pentru a angaja un specialist. Prin urmare, trebuie să pregătească în mod independent multe documente, care includ același tip de factură.
Pentru compilarea lor, este de dorit să utilizați programe speciale de calculator, care vă permite să schimbați doar informațiile de bază, lăsând celelalte informații neschimbate.
3. Salarizare
Compilația lor este o slujbă obositoare, care trebuie executată lunar, deoarece în fiecare lună se acordă un salariu angajaților companiei. Este dificil să automatizezi pregătirea salariilor dacă mulți angajați din companie își primesc încă salariile în numerar.
Prin urmare, este recomandabil să transferați toți angajații pentru a primi salarii sub formă de numerar. Pentru aceasta, sunt selectate băncile care oferă condiții optime pentru deschiderea cardurilor de depozit și salarizare. În astfel de condiții, într-un mod automat, fondurile vor fi transferate în conturile angajaților, deci nu trebuie să vă ocupați cu întocmirea de situații.
4. Managementul sarcinilor
Aproximativ 70% din timpul antreprenorului este alocat pentru gestionarea diferitelor sarcini din cadrul activității sale. Pentru a economisi timp și efort, este recomandabil să utilizați software specializat. Cu acesta, puteți coordona acțiunile între diferite sarcini, puteți scăpa de acțiuni repetitive și, de asemenea, puteți ajusta constant lista de sarcini digitale.
Astfel de programe amintesc de anumite acțiuni care trebuie efectuate de un antreprenor într-o anumită perioadă de timp. Prin urmare, nu trebuie să vă faceți griji pentru faptul că proprietarul companiei din diverse motive va uita de anumite sarcini.
5. Rapoarte și declarații
Fiecare om de afaceri plătește impozite pe baza unui sistem de impozitare selectat anterior. Pentru a raporta Serviciului Fiscal Federal, este necesară pregătirea și depunerea declarațiilor fiscale sau a altor documente în timp util. Pentru a face acest lucru, trebuie să fii bine versat în contabilitate.
Chiar și acest proces poate fi automatizat. Serviciul fiscal oferă antreprenorului posibilitatea de a descărca programe speciale de pe site-ul oficial al Serviciului Fiscal Federal. În aceste programe sunt introduse numai informații despre rezultatele activității companiei, după care calculele sunt efectuate automat. Datorită acestui software, puteți reduce în mod semnificativ timpul și efortul pe care trebuie să-l cheltuiți pentru compilarea documentației oficiale.
Ce sarcini nu pot fi automatizate?
Deși automatizarea are multe avantaje, există încă unele acțiuni care trebuie puse în aplicare personal de antreprenor. În caz contrar, omul de afaceri poate să nu țină cont de multe puncte importante, ceea ce va duce la pierderi ale companiei.
1. Probleme cu clienții
Nemulțumirea clienților și a clienților poate apărea oricând din diferite motive. Simpla imposibilitate de a rezolva astfel de dificultăți în modul automat, de aceea antreprenorul trebuie să ia parte la acest proces. El trebuie să rezolve problema astfel încât clientul nemulțumit să nu lase o reclamație pe Internet.
Atunci când rezolvați astfel de probleme, este important să vă concentrați pe comunicarea personală. Nu folosiți e-mailuri sau mesaje telefonice, de aceea este recomandat să faceți o programare și să vă schimbați mintea clientului.
2. Adaptarea clienților
Noii clienți care nu sunt siguri de oportunitatea cooperării intră constant în afacere. Prin urmare, este important să folosiți anumite procese de afaceri care să fie adaptate rapid.
În stadiul incipient al interacțiunii, un om de afaceri nu se poate baza pe automatizare, deoarece este probabil să piardă un client mare. Prin urmare, atenția personală este necesară pentru a stabili o relație puternică.
3. Recunoașterea angajaților
Angajații companiei sunt o resursă valoroasă pentru orice antreprenor. Prin urmare, dacă un om de afaceri dorește să învețe constant despre diferitele realizări ale specialiștilor, atunci va trebui să se ocupe de evaluare și analiză de unul singur. Este imposibil de automatizat acest proces, deoarece altfel lucrătorii încep să se simtă mai liber, ceea ce duce adesea la o scădere a productivității muncii.
Dacă vreun specialist atinge culmi în cariera sa, atunci antreprenorul ar trebui să-și sărbătorească succesul oferind premii sau premii.
4. Procese creative
Deși automatizarea îmbunătățește productivitatea, nu poate înlocui munca creativă pe care o fac oamenii. Programele nu pot reproduce creierul uman, prin urmare, punerea în aplicare și crearea de idei creative necesită implicarea unor profesioniști angajați experimentați și talentați.
Prin urmare, locurile de muncă creative sunt încă la cerere și sunt foarte remunerate. Pentru a rezolva probleme importante, angajatul trebuie să aibă o gândire critică și abilități inovatoare.
5. Construirea de relații puternice cu colegii și clienții
Acest lucru este posibil numai prin comunicarea personală a antreprenorului cu reprezentanții altor companii sau angajați. Nu trebuie să aveți încredere în automatizare, de aceea este recomandat să abandonați utilizarea constantă a e-mailurilor sau a altor sisteme.
Pentru angajați, trebuie să utilizați diferite cadouri sau scrisori de mulțumire scrise de mână. Dacă există o nemulțumire din partea clienților, trebuie să efectuați conversații personale.
Prin urmare, chiar și atunci când se utilizează tehnologii moderne, unele procese nu pot fi automatizate.
concluzie
Automatizarea poate economisi timp și efort al unui antreprenor, de aceea este indicat să îl implementăm în activitatea companiei atunci când efectuăm unele operații de rutină.Există însă unele procese de afaceri care necesită atenție personală din partea unui om de afaceri.