Ca și în alte domenii de activitate, specialiștii în achiziții oferă un avantaj asupra unui antreprenor sau a unui proprietar de afaceri mici, care află acest lucru pe măsură ce afacerea crește. În timp ce experții argumentează despre reducerea costurilor, dezvoltarea de noi piețe și minimizarea riscurilor, achiziția poate părea destul de intimidantă pentru un proprietar de întreprinderi mici. Mulți antreprenori nu sunt familiarizați cu aceste subiecte și sunt conștienți de impactul achizițiilor mai târziu decât ar trebui.
Companiile cu o echipă de achiziții eficiente fac de multe ori afaceri deosebite și se bucură de succesul clienților obișnuiți.
Pentru a descrie toată i, luați în considerare toate procesele de bază pe care le presupune achizițiile moderne. Acest lucru vă va oferi claritate cu privire la funcțiile de bază care constituie cea mai mare parte a responsabilităților de achiziții. Va trebui să căutați toate acestea în orice platformă de achiziții competente.
Verificarea cerințelor și a stocurilor
Înainte de a începe ciclul de achiziții înainte de plată, este necesar să se determine nevoia unui produs sau serviciu. În contextul întreprinderilor mici, cheia este evaluarea validității nevoilor. După cum vă va spune orice specialist în achiziții, verificați disponibilitatea anumitor produse / materiale din „stocul” dvs. Subliniază pentru tine ceea ce îți lipsește și din aceasta ștergi deja acele puncte care ți se par lipsite de sens. Dă preferință celor mai reale și eficiente achiziții, pentru ca mai târziu toate acestea să fie justificate. Este foarte important să verificați nevoile dvs. și să verificați dublul disponibilității înainte de a trece la pasul următor: creșterea solicitărilor de achiziție.
Ridicați o cerere de cumpărare
Aici, o echipă sau un membru al echipei care are nevoie de un anumit produs / serviciu va trimite o solicitare. Acesta poate fi un formular pe hârtie, un formular electronic sau o solicitare orală prin telefon. Dacă începeți, utilizați formulare electronice pentru a vă ajuta să stocați și să comunicați. Asigurați-vă că solicitările apar numai după îndeplinirea anumitor cerințe administrative. Aceasta este o metodă care vă va ajuta să vă asigurați că sunt executate doar cereri valide. După cum arată practica, tocmai această metodă la început joacă un rol imens, deoarece te dezvăluie ca antreprenor către furnizori din cea mai bună parte. Urmați regulile și reglementările clare în procesul de solicitare, iar afacerea dvs. va începe să se dezvolte așa cum trebuie.
Gestionați solicitările de achiziție
Începeți prin a atribui responsabilitatea principală pentru aprobarea cererilor de cumpărare. Cineva din departamentul de finanțe sau departamentul de achiziții ia în considerare fiecare cerere de cumpărare și fie o aprobă și emite o comandă de cumpărare, fie o trimite înapoi clientului indicând motivul respingerii. După aprobarea comenzii în numele companiei dvs., vă recomandăm să efectuați o verificare bugetară. Faceți acest lucru înainte de a trimite orice întrebări sau oferte (RFP, RFQ), după cum este necesar. Acest lucru este important, deoarece se întâmplă adesea să comandăm tot ceea ce părea necesar și atunci nu putem plăti comanda. A intra în datorii atât la început, cât și la apogeul creșterii unei afaceri este o politică proastă. Faceți totul bazat pe finanțe.
Un alt sfat: puteți evita acest lucru dacă este posibilă o achiziție în vrac. Aceasta este cea mai potrivită pentru achiziții unice, de o singură dată, de bunuri sau servicii cu valoare mică sau cumpărături neadministrate dintr-o anumită categorie.
Negocierea și aprobarea comenzilor
După ce trimiteți comanda de achiziție către furnizorul dvs., aceștia o pot aproba, respinge sau începe negocierile.În acest moment, puteți discuta despre variabile precum programări de livrare, articole alternative, prețuri și mod de transport. Vă rugăm să rețineți că acordul este un contract legal obligatoriu. După ce vânzătorul semnează unul, li se solicită prin lege să furnizeze serviciile sau bunurile enumerate în conformitate cu programul specificat la prețul indicat.
Primirea de bunuri și / sau produse
Vânzătorul îți trimite mărfurile sau furnizează serviciul și te introduce într-un document important privind primirea mărfurilor. Îl semnați imediat ce confirmați că produsul solicitat (sau serviciile furnizate) este în ordine și se află în depozitul dumneavoastră. În acest moment, efectuați și o măsură de securitate numită conformitate tripartită, ceea ce înseamnă compararea comenzii de achiziție, a listei de ambalare care vine cu produsul sau serviciul și factura furnizorului. De îndată ce vă asigurați că toate se potrivesc, numai atunci ar trebui să mergeți la plăți.
Munca de birou și productivitatea vânzătorilor
După ce ați finalizat toate procesele care duc de la „achiziții” la „plată”, luați două măsuri pentru a asigura coerența. Primul este înregistrarea, iar al doilea este analiza performanței furnizorului. După efectuarea fiecărei plăți, înregistrați-o pentru o înregistrare permanentă, utilă pentru un audit, iar atunci când va trebui să primiți detalii cu privire la comanda ulterior, acest lucru vă va ajuta. Trecerea la date digitale vă va ajuta să stocați toate datele dvs. de cumpărare într-o locație centralizată ușor accesibilă.
Activitatea furnizorului este poate singura cheie pentru achiziții eficiente. Aici evaluați fiecare furnizor prin factori precum calitatea bunurilor livrate sau serviciile prestate, cât de bine respectă programele de livrare și obligațiile contractuale, precum și viteza de răspuns. Dacă nu ați fost mulțumit de niciuna dintre aceste zone, verificați acest lucru în roșu. Analiza managementului performanței furnizorilor vă ajută să mențineți și să extindeți relațiile doar cu cei mai eficienți furnizori.
concluzie
Înțelegerea proceselor de achiziții înseamnă a face achiziții de primă clasă! Antreprenorii se gândesc mult și nu trebuie să simtă că trebuie să devină un expert în achiziții, astfel încât afacerea lor să funcționeze fără probleme. Începeți doar cu elementele de bază și înțelegeți cum să faceți cumpărăturile. Configurați câteva sisteme de achiziție automate, astfel încât să puteți fi sigur că funcționează în același ritm de fiecare dată.
Nu lăsați lipsa de cunoștințe să vă împiedice să concurați cu profesioniști cu experiență - stăpâniți aceste elemente de bază corect și veți avea deja un început bun!