Fiecare companie aflată în proces de funcționare este obligată să pregătească un număr imens de documente. Ele au legătură cu regimul fiscal ales, angajații sau cooperarea cu contractanții majori. Pentru ca fiecare angajat al întreprinderii să poată găsi documentația necesară, necesită stocare competentă și structurată. Multe documente trebuie să fie în companie mai mult de 75 de ani, deoarece conțin informații despre angajații întreprinderii. Prin urmare, arhivarea competentă a documentelor din organizație este necesară. Dacă compania este mare, atunci este indicat să vă creați propria arhivă completă. Dar în organizațiile mici, hârtiile sunt pur și simplu depozitate într-un dulap separat.
Reguli de arhivare
Arhivarea documentelor este un proces obligatoriu pentru fiecare companie, care este indicat în prevederile Legii federale nr. 125. În companiile mici, toate acțiunile necesare sunt efectuate de secretar, dar în organizațiile mari, un angajat separat este angajat în arhivare.
Angajatul desemnat trebuie să cunoască cerințele legii cu privire la arhivarea documentelor de personal din organizație și trebuie să înțeleagă, de asemenea, perioadele de păstrare a diferitelor documente. Pentru aceasta, se încep lucrări separate pentru diferite lucrări. Documentația referitoare la personalul companiei ar trebui păstrată timp de cel puțin 50 de ani dacă documentele au fost create după 2003 și dacă organizația are documente formate înainte de 2003, atunci acestea trebuie păstrate timp de 75 de ani.
Nuanțele creării unei arhive
În cadrul companiilor mari, un număr mare de documente sunt generate pe parcursul activității, astfel încât acestea sunt stocate într-o cameră separată numită arhivă. Este reprezentat de o unitate structurală separată, iar în timpul creării sale, un regulament special este emis de către conducere, care este actul de reglementare local al companiei.
În prezentul regulament sunt prezentate regulile de bază pentru arhivarea documentelor din organizație, precum și responsabilitatea funcționarilor implicați în acest proces pentru diverse încălcări detectate.
Reguli de proces
În timpul arhivării documentelor din organizație, angajatul responsabil desemnat trebuie să țină seama de următoarele reguli:
- documentația este transferată în arhivă numai prin inventar;
- dacă documentele sunt depuse în munca unui angajat, este important să se țină seama de cerințele orientărilor speciale, astfel încât în viitor să fie ușor să găsești documentul potrivit;
- fiecare departament al companiei trebuie să transfere documentele pentru depozitare către persoana responsabilă în termenele stabilite de lege;
- dacă din diverse motive programul este încălcat, pe baza căruia documentația diferită este transferată arhivei, funcționarul trebuie să informeze șeful companiei despre acest fapt.
Alfabetizarea compilării arhivei depinde de corectitudinea acestui proces.
Scopul procesului
Arhivarea documentelor din organizație este necesară pentru a optimiza toată documentația, precum și pentru stocarea competentă a acesteia. Dacă există o arhivă bine structurată, orice angajat al companiei, dacă este necesar, va putea găsi diferite documente legate de personal, comenzi sau contrapartide diferite.
Companiile trec din ce în ce mai mult la gestionarea electronică a documentelor, astfel încât toate documentele sunt stocate într-un computer, pentru care se creează o versiune electronică a arhivei.Dar acest lucru ține cont de faptul că documentele au forță juridică numai dacă există un format pe hârtie, prin urmare stocarea electronică a documentelor acționează doar ca o completare a arhivei standard.
Procedura de arhivare
Procedura de arhivare a documentelor este aceeași pentru toate companiile, dar fiecare organizație își poate face propriile ajustări. Procedura standard se împarte în următoarele etape:
- Inițial, sunt evidențiate caracteristicile documentelor care sunt pregătite pentru transmiterea în arhivă;
- dacă este necesar, sunt efectuate acțiuni suplimentare, care includ capcarea hârtiilor sau efectuarea de completări diferite;
- documentele sunt ajustate, ceea ce face posibilă în viitor găsirea cu ușurință a documentelor necesare în masa totală a documentației;
- documentele inutile sunt distruse legal, deoarece acestea nu reprezintă nicio valoare pentru funcționarea întreprinderii;
- documentele sunt sistematizate, după care sunt cusute în funcție de tipul lor;
- lucrările se împart în următoarele tipuri: contabilitate, personal sau conducere;
- dacă este imposibil de clasificat lucrările ca tipuri de mai sus, atunci acestea sunt combinate și introduse într-un caz separat;
- fiecare sigiliu este aplicat cu sigiliul organizației, precum și semnătura angajatului autorizat;
- se formează un inventar pentru fiecare caz care conține informații despre documentele care se află într-un anumit folder;
- sunt realizate cataloage de cazuri sortate după tip;
- toate cazurile pregătite corect sunt trimise pentru depozitare în arhivă, care este de obicei prezentată ca o cameră separată, în care există un număr mare de rafturi convenabile.
Procedura se realizează numai de o persoană autorizată, înzestrată cu autoritatea necesară de către șeful organizației. Dacă sunt încălcate regulile de arhivare a documentelor sau dacă documentația este pierdută complet, atunci acest angajat particular al întreprinderii este responsabil pentru încălcările identificate.
Caracteristici ale compilării nomenclaturii
Dacă compania are cu adevărat o mulțime de documente, atunci când arhivează documente în organizație, se întocmește un nomenclator de cazuri. Cu ajutorul său în viitor va fi posibil să găsiți cu ușurință ceea ce este potrivit printre numeroasele dosare.
La întocmirea listei de cazuri, se vor indica următoarele informații:
- indexul cazului specific, reprezentat de numărul condițional alocat, prima parte a acestui număr fiind codul de departament de unde au fost primite documentele;
- numele cazului;
- numărul de hârtii stocate în dosar;
- perioada în care aceste documente ar trebui păstrate pe baza cerințelor legislative;
- diferite note care sunt lăsate de responsabil, de exemplu, puteți indica faptul că un anumit caz are o versiune electronică suplimentară.
În organizațiile mici, în care nu se transferă anual prea multe documente în arhivă, nomenclatura cazurilor nu poate fi compilată.
Reguli pentru publicarea „Regulamentului privind arhiva”
În cadrul companiilor mari, arhiva este prezentată într-o cameră separată, în care se păstrează o lungă perioadă de timp un număr imens de fișiere și documente. În același timp, organizația angajează un specialist angajat exclusiv în arhivarea documentelor. Pentru ca activitatea sa să fie reglementată în mod clar, directorii companiei publică și consolidează adesea un „Regulament special asupra arhivei”. Normele de utilizare a acestuia includ:
- este indicat ce fel de muncă ar trebui să fie executată de persoana responsabilă;
- se dau reguli pentru transferul documentelor din diferite departamente în arhivă;
- listează regulile de înregistrare a inventarului și nomenclaturii cazurilor;
- se introduc informații despre pregătirea corectă a lucrărilor care sunt transferate în arhivă;
- este indicat ca angajatul numit să fie implicat în concilierea compoziției documentelor, precum și la executarea acestora.
Dacă angajatul arhivei stabilește că există încălcări în documentație, documentele sunt trimise spre revizuire departamentului corespunzător al companiei. Dacă nu există erori sau neajunsuri, atunci hârtiile sunt acceptate pentru cusături. Dacă informațiile sunt greu de citit, se face o copie a documentului.
Cerințe de arhivă
Fiecare companie ar trebui să țină seama de cerințele de bază pentru arhivarea corectă a documentelor din organizație. Evidența ar trebui să fie supusă condițiilor de bază ale legii. În cadrul companiilor mari, arhiva este reprezentată de o cameră separată, care trebuie protejată de angajații companiei sau de persoane neautorizate. Prin urmare, în timpul creării acestei unități, se iau în considerare următoarele cerințe:
- spațiile trebuie izolate de alte departamente și birouri;
- stabilește o alarmă împotriva incendiilor și a furturilor;
- dimensiunea acestei camere depinde de câte documente sunt transferate în arhivă în fiecare an;
- în cameră sunt instalate rafturi lungi speciale și este recomandabil să alegeți structuri metalice;
- între rafturi există o distanță care nu poate fi mai mică de 75 cm;
- lungimea rafturilor poate fi diferită și depinde de înălțimea plafoanelor;
- În plus, în cameră sunt instalate seifuri speciale, în care se află cele mai valoroase și importante documente.
În fiecare companie, zona spațiilor selectate poate fi complet diferită, deoarece sunt luați în considerare diverși factori.
Cum sunt pregătite lucrurile cum trebuie?
Arhivarea documentelor contabile este permisă numai după pregătirea preliminară competentă a acestei documentații. Prin urmare, înainte de a trimite această sau acea hârtie în arhivă, trebuie să efectuați următorii pași:
- inițial, persoana responsabilă trebuie să se asigure că documentația cu adevărat transferată nu este necesară în procesul de desfășurare a activităților curente ale companiei;
- se face o descriere a documentelor și a cazului direct;
- se efectuează o examinare pentru a vă asigura că documentația și cazurile sunt cu adevărat valoroase, de aceea trebuie depozitate în companie pentru o anumită perioadă de timp;
- dacă este necesar, documentele sunt depuse, copiate sau ajustate și abia apoi transferate în arhivă.
Comenzile referitoare la angajații angajați și care au perioade de depozitare diferite ar trebui să fie stabilite pentru diferite cazuri, deoarece, dacă sunt mixte, poate exista o confuzie în timpul distrugerii anumitor acte.
Nuanțele de lucru cu interogări
Arhivarea documentelor de personal și a altor documente care se formează în timpul activității organizației este realizată de un angajat responsabil care primește un anumit salariu pentru activitățile sale. Dacă șeful sau alți angajați ai companiei trebuie să studieze orice documente disponibile în arhivă, aceștia trebuie să solicite persoanei desemnate o cerere specială.
Informațiile din arhivă sunt emise sub forma unui certificat de arhivă, copie sau extras. Certificatul este prezentat de un document, care conține informații de arhivare despre subiectul solicitat.
O copie arhivată este reprezentată prin reproducerea textului sau a unei imagini dintr-un document păstrat în arhivă. În plus, oferă date de căutare.
Un extract verbatim reproduce doar o parte din documentație. Pentru a face acest lucru, angajatul care face cererea trebuie să indice pe care problemă este necesară o anumită informație.
concluzie
Multe documente create în timpul activității companiei trebuie să fie stocate o perioadă lungă de timp. Pentru a crea condiții optime, o arhivă este creată în companie, prezentată de o unitate structurală separată. În plus, este numită o persoană responsabilă care este responsabilă pentru acceptarea documentației în arhivă. Același specialist răspunde la solicitările altor angajați și manageri.
La arhivarea documentației, trebuie luate în considerare anumite reguli și cerințe care vă permit să structurați corect hârtia, precum și să le oferiți condiții ideale de depozitare.