Un proverb celebru spune: „Dacă vrei să faci ceva bine, fă-o singur”. În același timp, lucrul singur este departe de a fi la fel de eficient ca să îl împarți între mai mulți angajați. Delegarea de autoritate într-o organizație este un obstacol în activitatea multor companii. Cum să separați îndatoririle și responsabilitatea, în timp ce nu jigniți nici ei înșiși, nici angajații? Există o procedură specifică de delegare sau totul este formalizat prin acorduri verbale?
De ce nu?
De ce există probleme de delegare a autorității în organizație? Cel mai adesea, managerul nu vrea să transfere o parte din îndatoririle sale către deputați sau șefi de departament, deoarece se teme de incompetența lor în anumite probleme. Factorul în care unii lideri tind să creadă în indispensabilitatea lor, adică cred că nimeni nu își poate face munca, joacă un rol aici. După cum știm, nu există altele de neînlocuit. La început, după delegație, în orice caz, șeful va trebui să monitorizeze cu atenție activitățile celui care și-a obținut atribuțiile, pentru a se asigura că a făcut alegerea corectă. Dacă un angajat nu este în conformitate cu așteptările, el poate fi lipsit în siguranță de toate puterile suplimentare și poate alege pe altcineva în locul său, sau ia din nou toate responsabilitățile pe umerii lui de conducere. Procesul de delegare este ușor reversibil. Trecerea unor lucruri pe alte umeri îl va ajuta pe șeful companiei să descarce și să acorde atenție unor probleme din întreprindere la care nu a ajuns înainte sau pe care pur și simplu nu le-a acordat suficientă atenție. Un angajat care este onorat să ajute, după o astfel de încredere, este probabil să devină mult mai motivat, ceea ce va avea cu siguranță un efect pozitiv asupra calității muncii sale.
Cui să delegăm?
Chiar dacă realizează beneficiile distribuției și delegării autorității în organizație, unii nu se grăbesc să folosească aceste instrumente de management, neștiind pe cine să aleagă ca înlocuitor pentru ei înșiși. Există mai multe condiții în care o delegație va avea cu adevărat succes:
- În ciuda faptului că, în acest moment, atenția asupra oricărei probleme este pur și simplu vitală, aceasta îi poate fi acordată nu numai direct de către lider. Adică, întrebări, să zicem, livrările pot fi transferate către șeful departamentului corespunzător, care, datorită unor responsabilități reduse, va putea aborda această problemă sau acea problemă mai îndeaproape.
- Desigur, angajatul căruia îi sunt transferate îndatoririle trebuie să aibă o anumită experiență într-un anumit domeniu și, inutil să spun, cunoștințe relevante. Nu ar fi în totalitate logic să încredințați personalul de marketing angajați și să faceți logisticianul responsabil pentru publicitatea în aer liber. Această condiție este unul dintre principalele avantaje ale delegării: managerul este puțin probabil să aibă cunoștințe la fel de bune în toate domeniile care sunt cumva legate de activitatea sa, astfel încât delegarea unei părți din autoritatea sa unui specialist va ajuta să analizeze multe probleme într-un mod complet diferit.
- Nu putem spune că este posibilă delegarea autorității în gestionarea unei organizații sau a unei alte zone din viața acesteia, dacă șeful companiei nu are încredere în persoana căreia îi va atribui atribuțiile. Transferul frâielor puterii în alte mâini este departe de a fi ușor și transferul acestora către un străin complet care nu numai că poate îmbunătăți situația companiei, ci și o înrăutățește, este complet înfricoșător.Prin urmare, numai unul care se bucură de încrederea unui lider poate deveni delegat;
- Nu este suficient să transferați responsabilitățile către o singură persoană, ci este necesar să transferați și mijloacele prin care să le îndepliniți. Chiar și un expert contabil nu va putea analiza activitățile financiare ale companiei dacă nu primește rapoarte relevante pentru o anumită perioadă de timp. Prin urmare, nu numai funcțiile sunt delegate, ci și resurse fără de care există funcții care nu pot fi implementate.
Numai de bună voie!
Desigur, delegarea, ca orice altă formă de cooperare, ar trebui să fie voluntară. Este puțin probabil ca oricine, care suferă de concediere, să fie obligat să-și asume partea leului din îndatoririle șefului, să poată lucra cu adevărat productiv. Mai mult, înainte de transferul direct, părțile trebuie să înțeleagă pe deplin ce puteri și responsabilități sunt transferate. Delegatul trebuie să aibă o idee despre metodele utilizate de șef pentru a rezolva anumite probleme pentru a-și construi propria lucrare pe baza lor. Așadar, cel mai important lucru în transferul autorității este să explici clar ce i se cere cuiva care va fi onorat să ajute șeful companiei.
Ce să delegăm?
Deși delegația de autoritate este percepută de mulți drept o parte importantă a funcției organizației, chiar dacă importanța acestei proceduri este recunoscută, nu toată lumea înțelege întotdeauna ceea ce poate fi transmis unui subordonat. Este vorba despre dreptul de a lua o decizie? Nu, nu este atât de grav imediat.
Puteți începe cu transferul sarcinilor responsabile specifice. De exemplu, șeful instruiește un angajat să pregătească un raport important despre activitățile companiei pentru o anumită perioadă de timp, în loc să îl facă singur. Chiar și astfel de misiuni aparent mici fac deja parte din procesul delegării.
Transferul de proiecte întregi este următorul nivel care are delegarea autorității într-o organizație. Exemplu: o companie trebuie să proiecteze un ambalaj nou de produse. În loc să devină șeful acestui lucru, capitolul solicită angajatului responsabil să își asume îndatoririle unui manager: să selecteze persoanele cele mai potrivite pentru această sarcină, să organizeze munca și să monitorizeze calitatea acesteia. Șeful cu un astfel de transfer de atribuții va primi doar un raport asupra a ceea ce a fost făcut și, dacă ceva nu i se potrivește, va face anumite recomandări de care managerul delegat va trebui să țină cont atunci când va lucra în continuare la proiect. În ciuda faptului că gestionarea unui proiect specific este mai mult sau mai puțin apropiată de ceea ce șeful companiei face în fiecare zi, delegarea unor astfel de responsabilități îi va permite să se concentreze pe probleme care necesită atenția sa imediată.
Cel mai înalt nivel de încredere este delegarea unor domenii de activitate întregi. În companiile mari, exemple de un astfel de transfer de autoritate sunt șefi de departament. Ei se ocupă exclusiv de furnizare, comunicații, marketing și așa mai departe, furnizând doar rapoarte despre activitățile lor. Funcția liderului cu o astfel de delegare este minimă: el indică doar obiectivele și obiectivele, iar realizarea acestora este deja o problemă pentru delegați. Această metodă este cea mai convenabilă pentru organizațiile mari care își pot permite să descarce liderul în acest mod.
Cum să delegăm?
Astfel, liderul l-a găsit pe cel căruia va fi efectuată delegația de autoritate în organizație. Tipurile de puteri care pot fi transferate sunt demne de menționat separat?
Ar trebui să înceapă cu faptul că, ca în orice problemă, există multe opțiuni pentru clasificarea speciilor. Pentru unii, există zeci de categorii în care responsabilitățile transferate pot fi împărțite, pentru unele, mai puține. Cea mai comună clasificare a devenit, unde toate puterile sunt împărțite în două grupuri: liniar și personal.
Autoritatea liniară este fundamentul ierarhiei oricărei companii.Există unele responsabilități ale șefului, pe care îl transferă șefului de departament. Șeful departamentului, la rândul său, transferă o parte din aceste funcții unui angajat din aval. Adică, sarcina merge de la partea superioară a ierarhiei serviciilor la cea inferioară.
În cazul puterilor de personal, salariatul are dreptul să ajute pe cineva care îndeplinește puteri liniare. Adică al doilea angajat poate selecta informațiile necesare pentru cel care a fost instruit să întocmească un raport de vânzări pentru un anumit produs pentru o anumită perioadă de timp.
Dar înregistrarea legală?
Șeful cunoaște deja principiile delegării autorității în organizație, iar pe baza lor a stabilit candidatura căreia îi va transfera o parte din preocupările sale, a ales chiar ceea ce i-ar încredința noului angajat. Dar cum se întâmplă delegarea în sine? Se desfășoară oral, pur și simplu prin comandă, sau este formalizat cumva legislativ?
Pentru început, orice angajat poate refuza funcțiile delegate acestuia, acest lucru este prevăzut în Codul Muncii, care stă la baza relației dintre angajator și subordonatul acestuia. De remarcat că delegarea ulterioară (ca și în puterile liniare) este posibilă numai cu permisiunea șefului: în ciuda faptului că și-a transferat toate îndatoririle către o altă persoană, el este în continuare responsabil pentru acestea. Adică, dacă delegația merge la nivelurile inferioare ale ierarhiei, șeful companiei va fi responsabil pentru alți angajați cărora li se va delega sarcina.
Este posibil pe cale orală?
Organizarea delegației de autoritate se desfășoară, după cum sa menționat deja, pe baza Codului muncii. Potrivit acestuia, pentru ca delegația să fie formalizată în conformitate cu toate regulile, va trebui să semnați o împuternicire pentru a transfera anumite competențe. Desigur, funcțiile inițiale ale salariatului sunt prevăzute în contractul de muncă, astfel încât procura va fi necesară dacă șeful decide să extindă domeniul activității sale (chiar și temporar). Dar, în cele mai multe cazuri, totul se poate face fără documente suplimentare.
În același timp, unii alți angajați ar trebui să fie înștiințați cu privire la transferul de noi sarcini pentru a evalua competența delegatului și a-i oferi asistență posibilă în îndeplinirea noilor atribuții, astfel încât managerii preferă să emită ordine pe care toate părțile interesate să o cunoască. Pe de altă parte, toți cei afectați de această numire pot fi invitați pur și simplu la o întâlnire la care toată lumea va afla despre noile credințe ale delegatului.
Dar dacă delegarea de sarcini și puteri în organizație este planificată pentru o perioadă lungă de timp, și totalitatea noilor responsabilități poate fi bine percepută ca un alt loc de muncă, este mai bine să formalizați legal transferul unui angajat într-o nouă poziție, decât să scrieți constant noi procuri.
Care este procesul de delegare?
Toate formalitățile necesare sunt soluționate, rămâne doar să aflăm care este procesul de organizare a delegării autorității. Desigur, nimeni nu-l va lăsa pe noul venit cu îndatoririle sale unul în unul chiar din primele zile de punere în aplicare, deci ce principii trebuie să urmeze liderul pentru ca delegația să aibă succes?
Chiar în primele zile, capitolul îi arată delegatului absolut totul, povestind în detaliu toate aspectele noilor puteri. Pe scurt: „Urmăriți cum se face”. Când șeful scrie un raport, delegatul își observă activitățile, amintind ordinea acțiunilor, caracteristicile programelor de lucru și așa mai departe; când șeful distribuie responsabilitățile într-un nou proiect, novice încearcă să analizeze alegerea liderului. În această etapă, delegatul primește cele mai multe critici, cu una constructivă. În viitor, toate sfaturile pe care șeful le-a dat în aceste zile de început vor fi foarte utile.
Următorul pas este începutul activității independente.Toate aceleași rapoarte, delegatul scrie deja sub controlul vigilent al șefului, care continuă să-l critice și să sublinieze erori. Începătorul însuși încearcă să distribuie rolurile în noul proiect, fără sfaturi și sfaturi din lucrul principal. Această etapă este mult mai dificilă decât cea anterioară, deoarece este departe de a-ți asuma responsabilitatea după ce ai urmărit cum să îți îndeplinești corect sarcinile curente. Dar, după depășirea dificultăților inițiale, totul va merge mult mai ușor.
A treia etapă, care are delegarea de autoritate în organizație, este relativă independență. În multe privințe este similară cu cea anterioară, doar aici există mult mai puțin control. În această etapă, angajatul are nevoie de sprijinul șefului, care îi apreciază eforturile și chiar explică problema mult mai ușor decât o făcuse înainte dacă o făcea. Acest timp este acordat pentru ca delegatul să-și dezvolte autonomia maximă în luarea deciziilor sale, apelând la sfaturile șefului doar în situații de criză. După aceea, începe cea mai ușoară etapă pentru persoana principală și cea mai plăcută etapă pentru delegat - libertatea completă.
S-a rezolvat?
Cum știu dacă o organizație a delegat cu succes? Responsabilitatea, autoritatea au fost pe deplin acceptate de angajații cărora managerul a avut încredere? Oricine a trecut deja pe întregul proces de transfer al puterilor ar trebui să aibă, desigur, autonomie absolută, în cadrul atribuțiilor sale. Prin urmare, dacă o persoană preferă să fie responsabilă doar pentru o anumită parte a lucrării sau încă mai are nevoie de sfatul persoanelor cu rang superior, se poate spune în siguranță că delegația a fost complet eșuată.
Pe de altă parte, dacă șeful instruiește persoana pe care a ales-o ca delegat, cantitatea minimă de muncă, își controlează mult mai atent activitățile, își îndrumă constant angajatul, atunci din nou putem vorbi despre eșecul unui astfel de proces cum este distribuirea și delegarea autorității în organizație. Din partea directorului, este nevoie de încredere, din partea subordonatului, disponibilitatea de a justifica această încredere. Acesta este principalul principiu al delegării.
concluzie
Delegarea autorității într-o organizație este un exemplu despre modul în care un lider își poate face viața mai ușoară prin complicarea acesteia pentru ceilalți, iar complicarea acesteia va fi o bucurie pentru alți angajați. Avantajele transferului de puteri, după cum am menționat mai sus, includ capacitatea principalului de a se concentra pe probleme mai grave, transformând asupra a ceva care nu necesită atenția lui directă asupra celorlalți. Un alt avantaj va fi identificarea celor mai talentați angajați care într-o nouă poziție vor putea să se demonstreze în toată gloria sa. Contactul constant al conducătorului și al angajatului îi va învăța să se înțeleagă mai bine, ceea ce va fi util în activitățile viitoare ale ambelor. Delegarea de autoritate în organizație creează o motivație suplimentară: ce angajat nu dorește să fie observat și crescut? Și având în vedere așteptarea constantă a acestei creșteri, angajatul va rămâne la locul său de muncă mult mai mult, fără a-l schimba într-o companie în care transferul taxelor de la o persoană superioară este imposibil.
Prin urmare, companiile care parcurg departe de pași simpli atât pentru manager cât și pentru angajați pentru a transfera puteri vor obține avantaje față de concurenții lor care nu doresc să împartă puterea în cadrul companiei. Deci este clar: delegarea autorității în organizație este necesară atât liderilor, cât și angajaților obișnuiți. Acest lucru ar trebui să fie mereu amintit.