În timpul nostru, documentele (managementul documentelor) trec treptat de la o formă de hârtie la una digitală. În acest sens, orice persoană educată modernă ar trebui să aibă o idee despre conceptul de „document electronic” și caracteristicile aplicării sale. Să examinăm acest fenomen mai detaliat și, de asemenea, să aflăm care este EDS.
Ceea ce se numește document
Înainte de a lua în considerare conceptul și structura unui „document electronic”, merită să ne amintim predecesorul său de hârtie.
În sens larg, acesta este numele obiectului lumii materiale, în care informațiile sunt conținute într-o formă fixă.
Într-un sens mai restrâns, un document este un mijloc de informație care confirmă fapte semnificative care sunt prezentate sub diferite forme (text, imagine, sunet sau înregistrare video, precum și combinațiile acestora). Este conceput pentru stocarea și transmiterea datelor în timp și spațiu.
Fiecare document are anumite detalii cu care poate fi identificat.
Dacă un astfel de mediu conține informații false sau când a fost creat, normele legislative stabilite au fost încălcate, se numește fals (fals) și nu are forță juridică.
Setul de transportatori de informații fiabile se numește documentație. Se formează pe baza concentrării lor pe o problemă specifică, fenomen, proces, persoană, instituție etc. Însuși procesul de creare / proiectare a unor astfel de media se numește documentare. Angajat în aceasta, este imperativ să ținem cont de normele legislației actuale, precum și să respectăm regulile naționale de compilare. De asemenea, nu uitați de competența compilatorului. Deci, directorul are dreptul să aprobe un certificat de maturitate, dar nu poate semna o diplomă universitară. Mai exact, se poate, dar un astfel de document nu va avea forță juridică.
Un alt concept important în acest subiect este „hârtia”. Acesta este un set de lucrări privind documentarea activității manageriale a unui obiect și organizarea în el a mișcării purtătorilor de informații de mai sus.
În diferite perioade istorice, acest proces a fost realizat pe diferite materiale. Acestea erau tablete de lut, piatră, papirus, piele, lemn, scoarță de mesteacăn, etc. Treptat, toate au fost înlocuite cu hârtie.
În funcție de tipul materialului de transport astăzi se disting:
- hârtie tradițională (hârtie);
- mixt (hârtie + dispozitive de calcul electronice);
- electronice (digitale).
În funcție de conținutul și scopul lor, documentele pot îndeplini o serie de funcții:
- Legal.
- Managementul.
- Social.
- Cultural.
- Istoric.
- Informații.
- Comunicativ.
Dezvoltarea conceptului de „document electronic”
De la inventarea computerelor, omenirea a început să caute o modalitate de a trece la documentația fără hârtie. În URSS deja în anii șaptezeci ai secolului XX au început să se gândească la crearea unui astfel de model de muncă de birou. Adevărat, la acea dată conceptul de „document electronic” (ED) nu exista încă. În schimb, a fost utilizat numele „mediu care poate fi citit de mașini”.
La mijlocul anilor optzeci, o astfel de tehnologie nu fusese încă dezvoltată pe deplin. În acel moment, conținutul conceptului de „document electronic” era deja precizat în legislație. Adevărat, atunci a fost numit și „cititor de mașină”. În GOST 1984, acesta a fost numele unui document potrivit pentru citirea automată a datelor conținute în acesta.
Odată cu începutul informatizării răspândite în anii nouăzeci și două mii, acest concept și-a dobândit treptat sensul actual.
Ce document se numește astăzi „electronic”
Conceptul modern de „document electronic” are mai multe moduri de interpretare, care sunt reflectate în cadrul legislativ. Cu toate acestea, aceștia sunt cu toții înțelegerea esenței acestui fenomen și necesită prezența unor astfel de componente:
- formă digitală de înregistrare;
- stocarea datelor pe suporturi electronice cu capacitatea de a citi și înțelege de către om.
Pe baza acestui lucru, se poate face o definiție generală a conceptului analizat.
Documentul electronic este un document ale cărui informații (inclusiv detalii) sunt înregistrate sub formă de date digitale. De exemplu, ca un set de caractere, sunete, imagini sau combinații ale acestora.
Un ED poate fi creat, salvat, transmis și transformat folosind mijloace digitale într-o formă vizuală inteligibilă pentru oameni.
Avantajul unui astfel de document
La fel ca omologul său de hârtie, ED îndeplinește același set de funcții. Cu toate acestea, are o serie de proprietăți care îl fac un operator de date mai promițătoare:
- Informațiile înregistrate în format electronic sunt ușor și rapid editate.
- Astfel de documente pot fi păstrate teoretic pentru totdeauna.
- Tehnologia ED simplifică, grăbește și reduce costurile procesului de hârtie.
- Astfel de documente pot fi semnate și trimise de la distanță, fără a pierde timp la întâlnirile personale.
- Puteți obține rapid numărul necesar de instanțe ED. Mai mult, toate vor avea forță juridică.
Proprietățile ED. metadate
Conceptul de „document electronic” se caracterizează prin trei proprietăți:
- Conținutul este componentele sale textuale, grafice sau sonore.
- Contextul reprezintă informații despre relația datelor documentate cu alte persoane fizice sau juridice.
- Structura unui document electronic este internă și externă. În primul caz, vorbim direct despre conținutul ED. În al doilea - despre mediul în care acesta există (mediu de stocare, formatul fișierului în sine, etc.)
Conceptul de „document electronic” este definit prin metadatele sale. Acesta este numele informațiilor despre toate proprietățile ED, precum și securitatea socială.
Metadatele sunt o parte integrantă a procesului de stocare a oricărui document electronic. Acestea conțin elemente de probă juridică, de afaceri, organizaționale și procedurale ale integrității ED, precum și autenticitatea acestuia.
Detalii ED
Un alt aspect important al conceptului de „document electronic” - detalii. Acesta este un fel de analog al fișei de date, care conține toate informațiile despre crearea ED.
Acestea includ:
- Numele documentului electronic.
- Data și locul compilării, precum și toate edițiile (dacă există).
- Date despre compilatorul sau compilatorii ED.
- Informații despre nivelul de securitate al documentului.
- Date care vor permite să se determine autenticitatea, autenticitatea și fiabilitatea semnăturii digitale electronice a ED.
- Date despre programele necesare pentru deschiderea acestui document. Este vorba despre formatul său. Pirateria informatică prospera în spațiul intern astăzi. În această privință, majoritatea utilizatorilor de PC folosesc software licențiat și nu suspectează întotdeauna că toți cei dragi .doc, .xls și .ppt sunt acceptate de programele Microsoft Office plătite. Deci, în condiții normale, trebuie să plătiți pentru utilizarea lor și nu descărcați versiunile hacked. Acesta este motivul pentru care cel mai folosit, universal și, cel mai important, format ED gratuit de astăzi în lume este .odt. Popularitatea sa a făcut chiar ca Microsoft să încorporeze posibilitatea de a-l citi în software-ul său. Printre principalele avantaje ale acestui format se numără combinația dintre funcțiile programelor precum Word, Excel, PowerPoint.
- Semnătura digitală
Semnătura digitală
După cum am menționat mai sus, una dintre cele mai importante componente ale conceptului de „document electronic” este necesară. În special, semnătura digitală, care este tradusă din engleză ca „semnătură digitală”.
Acesta este numele modului de vizualizare ED, care este obținut ca urmare a conversiei criptografice a unui set de date electronice.Această semnătură vă permite să identificați persoana care a pus-o, precum și să confirmați integritatea întregului document.
Conform legislației actuale, în majoritatea țărilor moderne, EDS este echivalat cu o semnătură „umedă” pe hârtie.
Este important de remarcat legătura inextricabilă dintre conceptul de „document electronic” și semnătura digitală. La urma urmei, prezența celei de-a doua este cea care dă forța juridică.
Fiecare EDS are o cheie certificată personal, care este o secvență unică de cifre cu 264 biți în dimensiune. Pentru a obține acest lucru, trebuie să contactați o companie specializată, din care există destul de multe astăzi. Merită să ne amintim că o semnătură digitală electronică are o anumită dată de expirare, precum și diferite niveluri de securitate.
La înregistrarea unei semnături digitale electronice, aceeași cheie individuală este înregistrată pe unitatea flash a clientului său. Funcționează numai în tandem cu cheia publică - un alt program folosit de către alți doi și terți pentru a autentifica semnătura digitală în documentele primite.
Datele se află într-un certificat digital care conține informații despre proprietar, numărul său de înregistrare (nu trebuie confundat cu o cheie privată) și durata semnăturii digitale.
Folosind o semnătură digitală electronică, puteți trimite documente la distanță la universități (uneori chiar și străine), să efectuați tranzacții bancare, să plătiți taxe și unele servicii ale organismelor de stat ale organizațiilor municipale.
Cu toate acestea, există o serie de cazuri în care un document electronic și o semnătură pe acesta nu sunt considerate legitime. De exemplu, obținerea unui certificat de moștenire sau emiterea de documente de migrare.
Tipuri de documente electronice
În acest moment, este departe de o clasificare a ED. Cu toate acestea, cel mai adesea aceste documente sunt împărțite în tipuri în următoarele categorii:
- Tip de conținut: text, grafic, sunet, animație și ED multimedia.
- Nivel de accesibilitate: deschis și ascuns. Documentele de primul tip nu conțin nimic secret, motiv pentru care se află în domeniul public și pot fi citite de toată lumea. Acestea sunt datele tehnice ale dispozitivelor sau compoziția produselor, acordurile de licență, listele de preț etc. ED-urile ascunse pot fi citite doar de un anumit cerc restrâns de oameni. De obicei, conțin informații reprezentând secrete comerciale sau chiar de secret. Aceasta poate fi o hartă a locației unităților militare secrete, a desenelor unui dispozitiv brevetat sau a compoziției drogului, date pe contul bancar al unei persoane fizice sau juridice etc.
- Prezența / absența unei semnături digitale electronice (EDS). Legalitatea / ilegalitatea documentului depinde de aceasta.
- Atitudine față de o anumită industrie. Sunt evidențiate documentele electronice general acceptate (forma și conținutul sunt aceleași pentru toate domeniile de aplicare) și sunt specializate în mod restrâns.
Semne de ED
Având în vedere conceptul și tipurile de documente electronice, merită să fim atenți la caracteristicile sale distinctive. Ei disting ED de alte obiecte ale lumii materiale.
- Semantica conținutului. Orice document de acest tip are neapărat sens și nu este un set aleatoriu de imagini, sunete sau simboluri.
- Forma materială stabilă.
- Completitudine și integritate.
- Concentrați-vă pe aplicația pentru comunicare socială.
Aspect juridic
Având în vedere proprietățile, detaliile, atributele, conceptul de document electronic, structura, precum și tipurile acestuia, merită să examinăm mai atent partea juridică a acestei probleme.
Dacă ED este întocmit în conformitate cu toate normele legale, iar semnătura sa are toate certificatele necesare, atunci are forță juridică egală cu omologul său de hârtie.
În mod firesc, în fiecare stat, reglementarea legală a conceptului de „document electronic” este oarecum diferită, dar acestea sunt fleacuri.În general, legislația diferitelor țări este la fel de fidelă ED, deoarece astăzi lucrările de birou de acest fel au atins mult timp nivelul internațional. În acest sens, se obține un paradox. Unele puteri sunt mai preocupate de gestionarea externă a documentelor electronice. În același timp, poate fi aproape nedezvoltat în stat. Iată un astfel de analog exagerat al nivelului de alfabetizare computerizată modern. Cu el, o persoană știe să instaleze diverse aplicații pe Android, dar nu cunoaște principiile de bază ale colaborării cu tabelele Exel.
Caracteristici ale muncii digitale de birou
Comparativ cu hârtia, munca digitală de birou are câteva avantaje semnificative:
- Oferă înregistrare operațională, contabilitate, stocare și acces la documente electronice.
- Necesită mai puțină finanțare.
- Are nevoie de o zonă minimă pentru a găzdui arhiva. De fapt, toată documentația pentru o întreprindere uriașă este plasată pe un hard disk într-un buzunar pentru geantă.
- Cu ajutorul lucrărilor de birouri electronice, costurile de neproducție din timpul personalului sunt reduse.
- Viteza diseminării datelor într-o gamă largă de utilizatori este în creștere.
- ED poate conține nu numai text și imagini, dar și informații multimedia. Și acest lucru este foarte important dacă activitatea întreprinderii este asociată cu evenimente de prezentare privată.
De remarcat este faptul că utilizarea documentelor pe hârtie este adesea permisă în lucrările de birou electronică. Cu toate acestea, prioritatea în acest caz este tocmai pentru ED.
Cele mai multe organizații private și publice din lume au ca obiectiv eliminarea treptată a documentației pe hârtie din documente. Dar chiar și în țările foarte dezvoltate, acest lucru este încă departe. La urma urmei, acesta este un proces foarte lung și costisitor.
Am examinat conceptele unui document electronic și gestionarea documentelor electronice, am sortat toate nuanțele problemei. Sperăm că informațiile v-au fost utile.