Specialist AXO: cine este acesta?

Cheia succesului oricărei companii mari este în munca coordonată: trebuie să funcționeze ca un singur organism. Și, desigur, ar trebui să aibă acel „organ”, acel sistem care garantează munca confortabilă a tuturor angajaților, le oferă tuturor necesarul. Acesta este un departament special - AHO. Nu toată lumea știe exact ce se află în spatele prescurtării. Și cine este specialistul AXO? Să aflăm în continuare, prezentând pe parcurs descrierea postului angajatului.

Ce este aho?

Pentru a înțelege cine este acesta, specialistul AXO, vom explica mai întâi cititorului caracteristicile și funcțiile de bază ale locului de muncă al acestui funcționar. Prescurtarea AXO este departamentul administrativ. Este creat în aproape toate companiile în care numărul angajaților depășește 100 de persoane. Departamentul este angajat în procurarea consumabilelor pentru activitățile companiei, calculând nevoile acestora, răspunde de ordinea și confortul locurilor de muncă și asigură curățenia spațiilor publice și industriale ale companiei.

Dacă corporația este pe scară largă, atunci AXO în sine este împărțită suplimentar într-un număr de unități:

planificare și decontare;
materiale și resurse;
social și casnic.

Sarcinile principale ale departamentului

Cine este specialistul AXO? Un funcționar care îndeplinește toate (sau o parte - în funcție de dimensiunea organizației) funcțiile departamentului administrativ. Și sarcinile AXO sunt următoarele:

Achiziționarea, depozitarea, livrarea către angajați a diferitelor obiecte, a materialelor necesare activității lor.
Repararea defalcărilor bunurilor corporale ale companiei, restaurarea spațiilor.
Respectarea reglementărilor și regulilor de securitate la incendiu, controlul asupra angajaților care le urmează.
Răspunderea pentru proprietatea administrată de angajații companiei.
Căutați companii care oferă servicii de curățenie și utilități.
Încheierea tratatelor și acordurilor relevante - pentru internet, comunicații telefonice, colectarea gunoiului etc.
Furnizarea rapidă și completă a angajaților organizației cu activele materiale necesare activității lor.
Monitorizarea stării sălilor de lucru, eliminarea la timp a problemelor emergente.
Organizarea condițiilor confortabile pentru ca angajații să se relaxeze în timpul zilei de muncă.
Control asupra asigurării protecției spațiilor de lucru.

Personalul departamentului

Departamentul administrativ și economic nu este doar specialistul principal al AXO. Unitatea angajează o întreagă echipă de angajați - curățători de camere, ingineri de echipamente tehnice, agenți de pază, economiști, șoferi, expeditori de marfă, dulapuri, curieri etc.

Dimensiunea personalului departamentului depinde de mărimea companiei. În medie, există 15 specialiști AXO la 100 de angajați (conform instrucțiunilor). Acești angajați sunt împărțiți în trei niveluri profesionale:

Tehnicieni, instalatori, tâmplari, șoferi, electricieni, dulapuri, ingineri electrici, ingineri, secretari.
Ingineri șefi, administratori, experți de seamă, șefi ai AHO.
Directori adjuncți pentru AXO, manageri tehnici, șefi ai AHC.

Descrierea postului de specialitate AXO este un document care dictează îndatoririle unui specialist, administrator sau al altui angajat care deține o funcție de conducere. Procedăm direct la ea.

Cerințe de specialitate

Fișa postului (specialistul principal al instrucțiunii AXO) implică o serie de cerințe pentru angajat. Angajatul trebuie să știe:

Comenzi, ordine, rezoluții, alte documente de reglementare și normative legate direct de activitățile sale (specialist).
Structura organizației angajatoare, drepturile și obligațiile angajaților săi.
Reguli și recomandări pentru deservirea vizitatorilor, consumatorilor.
Tipuri de lucrări și servicii prestate.
Fundamente ale economiei, managementul personalului, organizarea muncii.
Fundamente de marketing, promovare.
Aspect, design estetic al spațiilor.
Fundamentele psihologiei sociale.
Dreptul muncii.
Reguli și reglementări privind protecția muncii.

Cerințe minime pentru pregătirea de specialitate:

Învățământ profesional secundar.
Educație profesională primară cu cel puțin 2 ani de experiență în specialitate.

Pentru ocuparea funcțiilor de conducere, este necesară cel puțin 5 ani de experiență de muncă în departamentul administrativ.

Calitățile personale ale angajatului

Cine este specialistul AXO? Un angajat cu următoarele calități personale:

Rezistența la stres.
Inițiativa.
Conducere și abilități organizaționale.
Onestitatea.
Integritate.
Capacitatea de a găsi rapid o cale de ieșire din situații dificile.

Funcțiile cheie ale postului angajaților

Conform standardului profesional, specialistul AXO îndeplinește următoarele sarcini principale la locul său de muncă:

Oferă activități comerciale ale companiei angajatoare.
Controlează utilizarea rațională a consumabilelor și a altor valori materiale.
Ca parte a competenței sale, păstrează înregistrări și furnizează, de asemenea, supravegherii imediate rapoarte despre activitățile departamentului.

Atribuții de specialitate

Responsabilitățile unui specialist AXO sunt neobișnuit de largi:

Acesta controlează siguranța bunurilor materiale.
Acesta ia măsuri eficiente pentru prevenirea și soluționarea conflictelor din departament.
Consideră pretențiile angajaților și clienților organizației pentru servicii de calitate slabă din partea subordonaților săi. Realizează măsurile organizatorice și tehnice necesare pentru eradicarea recurenței acestor cazuri.
Acesta controlează proiectarea corespunzătoare a sălilor de lucru și monitorizează, de asemenea, publicitatea interioară și exterioară - asigură actualizarea acesteia, are grijă de o stare atractivă din punct de vedere estetic.
Asigură curățenie și ordine atât în organizația în sine, cât și în teritorii adiacente spațiilor companiei.
Monitorizează respectarea de către angajații reparați a standardelor de protecție a muncii, salubritate și siguranță împotriva incendiilor.
El informează conducerea cu privire la deficiențele din activitățile departamentului, sugerează modalități de eradicare a acestora.
Monitorizează curățenia și comanda în birouri, organizează reparații în timp util de mobilă, echipamente și spații.
Organizează achiziționarea de mobilă de birou, papetărie și echipamente tehnice.
Organizează și controlează activitățile serviciilor de curățare.
Organizează felicitări atât angajaților organizației, cât și clienților cu ocazia sărbătorilor publice, zile de naștere, date memorabile.
Dacă angajatorul închiriază spațiile, atunci specialistul AXO va rezolva toate problemele legate de activitatea de închiriere.
Organizează restaurarea în timp util, reconstrucția sălilor de lucru.
Responsabil pentru depozitarea de articole de birou, echipamente, materiale de uz casnic, inventar. Oferă, dacă este necesar, tuturor angajaților de mai sus ai organizației.
Organizează mese pentru angajați.
Întocmește documentele contabile și de raportare necesare.

Interacțiunea cu alte unități

Atribuțiile unui specialist AChO includ interacțiunea cu alte departamente și funcționari din cadrul organizației.

Șeful AHO. Pentru probleme care necesită coordonare cu un manager principal.

Toate celelalte unități structurale ale organizației. Iată o listă de întrebări pentru a primi:

Aplicații pentru furnizarea de echipamente de uz casnic, mobilier, echipamente, dispozitive tehnice, papetărie etc.
Rapoarte despre utilizarea resurselor materiale furnizate.
Aplicații pentru servicii gospodărești la conferințe, seminarii, întâlniri etc.
Aplicații pentru lucrări de reparații de diferite dimensiuni.
Cereri pentru lucrătorii de catering.

La rândul său, AXO oferă tuturor unităților structurale ale organizației resursele materiale solicitate - papetărie, mobilier, aparate etc.

Oficiul de raportare și contabilitate. Întrebări de primit de la AXO:

Contabilitate pentru proprietăți, tranzacții comerciale, numerar primit etc.
Date privind circulația finanțelor.

Departamentul de raportare și contabilitate este furnizat de următoarele:

Documente cu limite privind eliberarea resurselor materiale și cheltuielile acestora de către unitățile structurale.
Propuneri de vânzare a materialelor neutilizate.
Estimări de costuri pentru întreținerea spațiilor de lucru, clădirile organizației, inclusiv și echipamentele aferente.
Estimări de costuri pentru achiziționarea de mobilă, papetărie, echipamente tehnice ș.a.

Departamentul juridic. Probleme cu primirea departamentului administrativ:

Consiliere juridică în probleme de interes.
Documente pentru expertiză juridică.
Răspunsuri la cererile legale.

Secretar asistent. Transfer de documente pentru trimitere și / sau duplicare. Departamentul primește corespondență de la secretar pe adresa sa.

Drepturi de specialitate

Specialistul AXO are dreptul:

Pentru a solicita diviziunilor structurale ale companiei informații despre starea spațiilor și echipamentelor, utilizarea consumabilelor.
Trimiteți șefului propunerii de propuneri pentru îmbunătățirea activității lor.
Solicitați angajatorului să asigure condiții normale de muncă.
Luă decizii responsabile în competența lor.

Responsabilitatea unui specialist

Angajatul este pe deplin responsabil pentru:

Furnizarea la timp a organizației cu materiale, echipamente, mobilier necesare etc.
Conservarea documentației.
Punctualitatea și corectitudinea rapoartelor scrise personal către management.
Dezvăluirea informațiilor care este secretul comercial al angajatorului.
Conservarea bunurilor materiale furnizate de companie pentru activități de muncă.
Nerespectarea cerințelor din fișa postului.

Specialistul AXO este o poziție responsabilă. Într-adevăr, în cadrul departamentului administrativ se păstrează o atmosferă confortabilă de lucru a organizației și munca deplină a angajaților săi. Uneori, posibilitatea de a lucra non-stop a companiei depinde de AXO.