Activitățile economice ale organizațiilor includ o mulțime de acțiuni, operațiuni, tipuri de comunicații și alte aspecte ale rutinei zilnice. Conducerea organizației și angajații acesteia se confruntă zilnic cu nevoia de a aborda diverse probleme și de a lua decizii de management. Unele cazuri nu pot fi rezolvate în timp ce se află la locul de muncă, stând confortabil pe un scaun de birou la computer. Este nevoie de călătorii și călătorii de afaceri, negocieri în alte orașe și chiar țări. Acest articol discută în detaliu problema necesității unei călătorii de afaceri, obiectivele și exemplele sale, proiectarea conform legislației actuale, cerințele de documentare și, de asemenea, caracteristicile călătoriilor în Rusia și în străinătate. De asemenea, în acest articol va fi considerată întrebarea cine poate fi trimis într-o călătorie și ce ar trebui considerat ca o călătorie de afaceri.
Conceptul de călătorie de afaceri
Acest concept are o definiție clară, care este specificată în dreptul muncii. Conform Codului Muncii al Federației Ruse, o călătorie de afaceri este o direcție a unui angajat într-o călătorie cu o sarcină specifică. În același timp, destinația este destul de departe de locul principal de muncă, călătoria are un obiectiv clar formulat, care este prescris în documente, iar calendarul implementării sale este limitat. Înregistrarea documentelor de însoțire, raportarea la sfârșitul călătoriei, garanțiile pentru angajat sunt reglementate de legislația privind munca și impozitul. Sunt prezentate, de asemenea, posibilele obiective ale misiunii, dintre care sunt prezentate mai jos exemple.
De ce ai nevoie de călătorii de afaceri
Când un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri, conducerea stabilește pentru el o sarcină clară pe care trebuie să o îndeplinească în procesul său. Sarcina poate avea legătură cu diverse domenii ale activității organizației. Exemple de obiective de călătorie includ următoarele:
- încheierea de relații contractuale cu privire la livrări sau vânzări cu contrapartide;
- negocieri privind cooperarea;
- soluționarea litigiilor, conflictelor și a altor probleme referitoare la latura juridică a activității;
- achiziționarea de echipamente, materii prime și consumabile;
- conferinte de afaceri, participarea la intalniri si expozitii legate de directia companiei;
- promovarea bunurilor pe piețele noi, extinderea bazei de clienți;
- participarea la proiecte de cercetare legate de activitățile companiei;
- dezvoltarea personalului;
- cercetarea piețelor de vânzări, organizații concurente și alte probleme de marketing;
- crearea de hardware, software și colaborarea cu alte probleme tehnice în filiale sau divizii;
- efectuarea verificărilor rețelei de sucursale și a unităților.
Ceea ce nu poate fi considerat o călătorie de afaceri
Nu orice călătorie a angajaților poate fi considerată o călătorie de afaceri. Efectuarea unei călătorii este ilegală în următoarele situații:
- lipsa înregistrării oficiale a unui angajat în organizație, un contract de muncă neîncheiat, nicio înregistrare în cartea de muncă;
- contractul de muncă al angajatului definește natura călătoriei muncii;
- salariatul este un angajat independent care nu are un loc de muncă fix fix.
Tipuri de călătorie și calendarul acestora
Călătoriile de repartizare corporativă pot fi clasificate în funcție de diferite caracteristici. Deci, pe bază teritorială, călătoriile se fac pe teritoriul Federației Ruse și către state străine.După termenii călătoriei, se disting pe termen scurt și pe termen lung. Compoziția călătorilor - grup și singuri. Pot fi, de asemenea, călătorii programate și neprogramate.
Până în prezent, legislația nu are linii directoare clare cu privire la momentul călătoriei. Nu există restricții minime sau maxime. Conducerea organizației determină în mod independent complexitatea sarcinii și timpul necesar pentru finalizarea acesteia. Limitările existau înainte. Se credea că durata maximă a călătoriei nu poate depăși patruzeci de zile. În construcții, pragul maxim al călătoriei a atins un an.
Cerințe legale și reglementare
Pentru călătoriile emise ca afaceri, anumite cerințe sunt impuse de legislație. Sunt reglementate călătoriile Codului Muncii al Federației Ruse și ale Codului Fiscal al Federației Ruse. Codul Muncii definește reglementările pentru aceste procese în articolele 166, 167, 168. Acestea dezvăluie o serie de probleme care pot apărea în timpul executării acestei proceduri: ceea ce poate fi considerat o călătorie de afaceri, garanții pentru un angajat, precum și întrebări cu privire la rambursarea cheltuielilor pentru o călătorie.
Codul fiscal descrie informații despre cum să reflecte cheltuielile de călătorie în contabilitate, ce poate fi debitat din ce sume sunt plătite fondurilor de asigurări sociale ale cetățenilor. Există, de asemenea, rezoluții care conțin cele mai complete informații despre modificările actelor legislative, inovațiile în contabilitate și asigurarea cerințelor organismelor de reglementare. Puteți găsi toate aceste informații în următoarele documente: Decretele nr. 749, 729, 812, 64.
Ceea ce este garantat angajatului
Garanțiile pentru angajat nu depind de scopul călătoriei, dar pot fi o mulțime de exemple. Dar, cu oricare dintre acestea, angajatorul are anumite obligații față de angajat. Angajatul care este trimis într-o călătorie de afaceri i se oferă următoarele garanții:
- menținerea funcției, a locului de muncă, a salariului mediu zilnic;
- plata zilelor libere petrecute într-o călătorie de afaceri cu tarifare dublă;
- rambursarea cheltuielilor care pot apărea într-o călătorie de afaceri în Rusia și în străinătate, inclusiv eliberarea unui pașaport străin, obținerea vizei, taxele vamale și alte taxe.
Toate aceste garanții sunt precizate în legislația muncii și sunt supuse obligativității îndeplinirii de către angajator.
Pe cine să trimiteți într-o călătorie de afaceri
Alegerea angajatului trimis într-o călătorie depinde de obiectivele călătoriei, de exemple ale postului, de durata acesteia și de gravitatea condițiilor preconizate. Diverse motive de călătorie necesită cunoștințe și abilități specifice din partea unui angajat.
Deci, executarea contractului de furnizare trebuie încredințată unei persoane care este pricepută în negocierile de afaceri și diplomația. Acesta poate fi un specialist ale cărui responsabilități de serviciu includ efectuarea de achiziții, planificarea și calcularea unui buget pentru relațiile de afaceri cu furnizorii sau o persoană care poate explica corect poziția sa și obține condiții optime într-un contract de furnizare.
Dacă scopul călătoriei este de a configura echipament sau software, pentru angajatul trimis nu sunt suficiente cunoștințe despre munca de birou și carisma obișnuită umană. Un astfel de călătorie este trimis unui funcționar cu pregătire tehnică. Aceeași situație când se efectuează audituri de teren și audituri. Un contabil sau un economist ar trebui trimis într-o astfel de călătorie.
Cui este interzis să trimită în călătorii de afaceri
Pe lângă factorul uman, întrebări despre calificările și abilitățile personale ale candidaților, există un alt aspect în alegerea unui angajat pentru o călătorie de afaceri. Există cerințe legale pentru categoriile de cetățeni care nu pot fi detașate în niciun caz. Acestea includ următoarele grupuri de indivizi:
- angajați minori, stagiari, stagiari;
- gravide;
- angajați ai companiei care lucrează în baza unui acord cu studenții (cu excepția călătoriilor de afaceri în scopul instruirii);
- membri ai campaniilor electorale, candidați pentru funcții politice;
- oameni ale căror capacități sunt limitate de boală.
Există, de asemenea, grupuri de persoane care pot fi trimise într-o călătorie de afaceri numai după primirea consimțământului scris:
- femei cu copii mici (până la trei ani);
- monoparental care crește un copil până la cinci ani;
- tutorii copiilor sub vârsta majoritară;
- Un angajat în familia căruia există un dependent care are nevoie de îngrijiri constante.
Autorizare de călătorie
Pentru ca o călătorie de afaceri să fie luată în considerare în contabilitatea fiscală, contabilă și de gestiune, este necesar să o aranjați corect. În primul rând, se întocmește o misiune, se stabilesc datele și datele. Candidatul la călătorie trebuie să se familiarizeze cu documentul întocmit și să își dea consimțământul sau refuzul în scris.
Dacă răspunsul este da, managerul emite o comandă pentru a trimite specialistul într-o călătorie de afaceri. Angajatului i se eliberează și i se eliberează un certificat de călătorie de afaceri și atribuirea unui loc de muncă. La sfârșitul călătoriei, angajatul detașat trebuie să furnizeze un raport asupra muncii efectuate și un raport în avans cu confirmări de cecuri, chitanțe și bilete.
Din 2016, legislația a fost modificată conform căreia eliberarea unui certificat și a unei misiuni oficiale au încetat să fie obligatorii. În schimb, folosesc o notă. Dar multe organizații, în scopuri de contabilitate internă, continuă să întocmească aceste documente.
Atunci când utilizați transportul auto personal sau corporativ, este necesară o notă de serviciu și un document de legătură, precum și o procură și alte documente care confirmă legitimitatea utilizării unei anumite mașini.
Informații din documente
O notă de serviciu este întocmită în formă gratuită, dar există o serie de detalii care sunt obligatorii pentru a indica: o perioadă de călătorie de afaceri datată, informații despre transportul utilizat, obiectivele stabilite pentru angajat și rezultatele implementării lor.
Toate cheltuielile efectuate de angajat în timpul călătoriei trebuie indicate în raportul de cheltuieli. Această cerință se aplică absolut tuturor tipurilor de cheltuieli, inclusiv locuințe, transport, combustibil, alimente și alte cheltuieli. Pentru a confirma costul plății pentru locuințe, trebuie să furnizați departamentului de contabilitate la sfârșitul călătoriei un cec, chitanță sau chitanță care conține informații despre proprietar, cost și perioada de închiriere a spațiului.
Un ordin de administrare trebuie emis în consecință. În activitatea de birou, există o formă unificată nr. T-9, dar organizația nu este obligată să o folosească exclusiv. În politica contabilă a unei anumite organizații, propria sa formă de document poate fi stabilită. De asemenea, puteți profita de ocazie pentru a întocmi o comandă în formă gratuită. Condiția principală este conținutul următoarelor date:
- numele și detaliile organizației care a trimis angajatul în călătorie;
- informarea angajaților;
- datele întocmirii comenzii;
- datele de început și de încheiere ale perioadei de călătorie de afaceri;
- sarcini pentru angajat, scopul călătoriei.
Exemplu de călătorie de afaceri
Cu cât sarcina este mai responsabilă, cu atât conține mai multe niveluri. Cu cât o companie investește mai mult într-o afacere, cu atât mai multe rezultate intenționează să obțină. Nu toate detaliile minore pe care managerul dorește să le cunoască nu vor fi indicate în comandă. Unele dintre ele pot fi discutate verbal la întâlniri și în timpul informării despre călătorie. Dar, cel mai probabil, angajatul pe baza călătoriei va trebui să raporteze pentru toate punctele, chiar și pentru cele care nu au fost înregistrate oficial, dar au fost anunțate verbal. Pentru mai multă claritate, vom da mai jos un exemplu de atribuire a unui loc de muncă.
De exemplu, luați obiectivul - „Încheierea unui contract de furnizare, produse publicitare”. Pentru confortul reflectării, folosim tipul de document generat de 1C.Îl găsiți în documentele de personal, formularul nr. T-10a. Acest formular conține 11 coloane de completat: unitatea structurală, poziția de specialitate, țara, orașul și organizația la care a fost trimis angajatul, data începerii și încheierii unei călătorii de afaceri, numărul de zile calendaristice în total și exclusiv timpul de călătorie, organizația plătitoare, baza, conținutul sarcini și un raport scurt asupra implementării sale. Documentul este semnat de către șeful unității structurale, șeful organizației și angajatul însuși.
Comanda completează informațiile despre călătorie după cum urmează:
- Numele, prenumele, patronimicul salariatului și numărul personalului său: Sorokin Dmitry Evgenievich, 1 (numărul personalului într-o fereastră separată, conform evidențelor personalului).
- Subdiviziune: Departamentul de Marketing și Publicitate.
- Poziția (specialitatea, profesia): marketer principal.
- Locul călătoriei de afaceri (țară, oraș, organizație): Rusia, orașul Moscova, LLC "Compania".
- Pentru o perioadă de 14 zile calendaristice, începând cu 14 ianuarie 2018 și 27 ianuarie 2018.
- În vederea: campaniei de publicitate, încheierii unui contract de furnizare.
- Călătorie de afaceri în detrimentul fondurilor: LLC "Realizer".
- Baza (document, număr și dată): Alocarea postului nr. 3 din 13.01.2018
La finalul comenzii sunt semnăturile șefului și angajatului. Semnătura angajatului este plasată vizavi de inscripția că este familiarizat cu comanda.
Subtilități de proiectare
Dacă un angajat din anumite motive nu a furnizat documente justificative privind cheltuielile (cecuri, chitanțe), organizația nu îl va rambursa pentru aceste costuri. Prin urmare, în procesul de călătorie de afaceri este atât de important să nu uiți de raportare. Chiar și o călătorie într-un taxi sau autobuz trebuie confirmată prin chitanță de bilet sau șofer.
Un punct important este și indicarea unității structurale a organizației și a scopului călătoriei. În funcție de datele specificate, vor avea loc eliminări ulterioare ale cheltuielilor în contabilitate și contabilitate fiscală. Deci, dacă scopul călătoriei a fost repararea utilajelor, la efectuarea calculelor contabile, suma cheltuielilor va fi anulată pentru a amortiza echipamentul reparat. Dacă obiectivul era încheierea unui contract, anularea va avea loc ca cheltuieli generale de afaceri.
Și ultimul moment - o călătorie de afaceri cu un obiectiv neîmplinit. În cele mai multe cazuri, costurile unei astfel de călătorii nu sunt recunoscute de serviciul fiscal și nu reduc baza de impozitare. În cadrul ședinței, puteți încerca să vă apărați nevinovăția, dar în cele mai multe cazuri legea rămâne la Serviciul Fiscal Federal.