Contabilitatea și îmbunătățirea operațiunilor din depozit este cheia muncii de calitate a oricărei întreprinderi moderne. Exact modul de ajustare a depozitului determină modul în care funcționează rațional compania, cât de eficient sunt utilizate resursele de producție. Debugging-ul, îmbunătățirea sistemului, contabilitatea automatizată a operațiunilor de depozit permit obținerea unei rentabilități și a unei productivități mai bune, iar produsul finit devine mai bun.
De ce avem nevoie de un depozit?
Scopul principal al depozitului în orice companie este stocarea stocurilor de producție - MPZ. Depozit - o platformă pentru diverse lucrări: aici materialele sunt pregătite pentru a fi utilizate ca parte a procesului de producție, sunt trimise consumatorilor. Organizarea și tehnologia modernă și eficientă a operațiunilor din depozit folosind cele mai recente metodologii, software-ul permite minimizarea pierderilor de materiale atât în timpul depozitării, cât și atunci când sunt utilizate în lucru. La rândul său, acest lucru afectează costul mărfurilor. Însă înregistrarea nepăsătoare a operațiunilor din depozit creează condiții în care furtul nu poate fi evitat. Șeful companiei, oricât de încrezător ar fi în fiecare dintre angajați, trebuie să fie conștient de faptul că există întotdeauna posibilitatea unui comportament neloial al angajaților provocat atât de calitățile personale, cât și de presiunea externă.
O parte integrantă a sistemului de depozit este specialistul în operațiunile din depozit. Depinde de calificările sale, atenție, educație, dacă depozitul va fi „la fel de exact ca un ceas” sau dacă vor fi rezolvate în mod regulat probleme. Atunci când selectați personalul pentru un depozit, nu este suficient să vă asigurați că candidatul deține 1C: Warehouse. Trebuie să aflați cât de bine înțelege logistica și dacă înțelege logica organizării zonelor de depozitare.
Subspecii de depozite
În funcție de destinație, există mai multe grupuri de depozite. Sistem clasic de clasificare:
- materiale;
- producție internă.
Al doilea grup este împărțit în depozite:
- între ateliere;
- în interiorul atelierelor.
Materialul, așa cum sugerează și numele, este necesar pentru depozitarea rezervelor de materiale ale întreprinderii. Iată tot ce are nevoie compania pentru un flux de lucru fără întreruperi. Acestea ajustează activitatea depozitului de materiale, conduc operațiunile de bază ale depozitului, astfel încât procesul de producție să fie întotdeauna prevăzut cu materiale cu marjă. Claritatea logisticii depozitelor determină succesul companiei, liniile de producție, capacitatea întreprinderii de a face față comenzilor și șefilor de departamente - cu sarcini.
Introducție - acestea sunt tipurile de depozite care există în interiorul magazinelor și între ele, care sunt necesare pentru MPZ. De asemenea, conține rezerve interoperaționale necesare pentru ca lucrările să fie deservite în mod clar și în timp util. Păstrarea evidenței operațiunilor din depozit se face atunci când ajustarea pentru schimbul introdus în producție. Adică, la fiecare nou program, la fiecare schimbare succesivă a lucrătorilor trebuie să existe toate materiile prime necesare funcționării normale.
Ce mai sunt?
În plus, contabilitatea depozitului vă permite să alocați locuri universale și specializate pentru stocarea MPZ.
Design universal, astfel încât să puteți stoca cu ușurință o varietate de valori pentru o lungă perioadă de timp, venind în companie. Acesta este de obicei modul în care sunt organizate depozitele centrale. Rezervele stocate aici sunt destinate gestionării și producției.
Cele specializate sunt cele în care rezidă doar varietăți specifice de valori. Poate fi metal sau vopsele, lacuri sau lemn, produse electrice, alimente congelate etc.
Echipamente și contabilitate
Contabilitatea efectivă a operațiunilor de depozit este posibilă numai atunci când valorile care trebuie înregistrate sunt stocate într-un sistem logic, sistematic. Acest lucru înseamnă că trebuie să existe un spațiu proiectat în mod clar, iar operatorii depozitului au și sunt capabili să utilizeze cântare și alte instrumente de măsurare. Aceștia evaluează la fața locului parametrii de calitate ai mărfurilor care intră și monitorizează siguranța acestora, măsoară volumul articolelor emise și identifică neconcordanțele, dacă există, și, de asemenea, determină cauza a ceea ce s-a întâmplat.
Volumele de materiale primite sunt luate în considerare pe baza unității de cont adoptate de companie. Pentru a controla poziția, măsurați, cântăriți, luați în considerare câte piese au ajuns. În unele cazuri, se folosește așa-numitul calcul teoretic.
Contabilitate: de ce este necesar acest lucru?
Pentru ce este programul 1C: Depozit? De ce trebuie să ținem evidența inventarelor la dispoziția întreprinderii? Această întrebare poate apărea în rândul managerilor care cred necondiționat în onestitatea angajaților lor. Cu toate acestea, indiferent de modul în care managerii au avut încredere în personal, contabilitatea este o parte obligatorie a oricărui depozit, nu există nicio scăpare.
Contabilitatea operațiunilor de depozit are ca scop asigurarea siguranței valorilor primite la întreprindere. Datele acumulate în sistemul contabil fac posibilă determinarea dacă compania are poziții cu mișcare lentă sau dacă există redundanță de materiale. Din activitatea sistemului de contabilitate este clar cât de mare este cifra de afaceri, nu numai în general, ci și în ceea ce privește un tip specific de material. În cele din urmă, în orice moment, baza de date răspunde la întrebarea: „Câte articole rămân în depozit?”
Depozit: acceptăm poziții
Una dintre cele mai importante operațiuni din depozit este acceptarea mărfurilor. Un program automat pentru contabilitatea stocurilor este de obicei creat pentru contabilitate cantitativă, dar pe lângă acesta, calitatea trebuie să fie realizată.
Operatorul responsabil pentru ocuparea pozițiilor verifică numărul de poziții primite și controlează calitatea fiecăreia dintre ele. În acest caz, mai întâi trebuie să clarificați conformitatea din punct de vedere al volumului, numai atunci din punct de vedere al calității. În unele depozite, acceptarea revine agentului de depozitare, persoana responsabilă de antrepozit, managerul, iar pentru unii, responsabilitatea este împărțită între manager și personalul tehnic.
Dacă materialele aparținând categoriilor speciale sunt acceptate în depozit - așa-numita numire responsabilă, o comisie este numită pentru acceptare. Procedura de acceptare a pozițiilor valoroase este similară. Programul pentru contabilitatea stocurilor trebuie să conțină nomenclatorul complet din baza de date, în conformitate cu comanda aprobată la eveniment. În același ordin se introduce comisia de selecție, numind compoziția după nume. În unele companii, responsabilitatea emiterii unei comenzi revine inginerului șef.
Contabilitatea depozitului: cum funcționează?
Deci, materialele de la depozit sunt acceptate, se verifică facturile, se înregistrează pozițiile, s-a studiat calitatea fiecăruia dintre ele: palpatat, mirosit, gustat. Ce urmează? Și atunci începe adevărata magie a controlului inventarului - cea care nu permite ca valorile care apar în companie să se împrăștie prin colțuri, așa cum le place șobolanilor.
Unul dintre asistenții principali ai administratorului depozitului, iar prin el - șeful companiei - sunt documente ale operațiunilor din depozit. Acestea reflectă materialele care au ajuns la depozit, care au mers, ce a fost folosit și cui a fost scris. O astfel de contabilitate ar trebui să fie operațională, să reflecte starea actuală, să țină seama de toți angajații responsabili și de modul în care își desfășoară activitatea. Alocați valori numerelor de inventar, apoi introduceți carduri de contabilitate, indicând numărul de poziții care au apărut în companie, consumul acestora.
Cardul este baza tuturor lucrurilor
Cardul este utilizat pentru a stoca toate informațiile legate de valoarea căreia i se atribuie. Completarea cărților este încredințată persoanei responsabile semnificativ cu care încheie preliminar un contract de răspundere. Se deschide un registru special pentru carduri, din care se eliberează unul specific strict contra primirii.
Contabilitatea depozitelor poate fi păstrată fără registre, dar cu ajutorul cărților întocmite în modul prescris. Cu toate acestea, în practică, aproape toate companiile moderne au trecut la contabilitatea automatizată. În acest caz, cardul este menținut în formă electronică și au acces doar utilizatorii care au conturi în sistem. Programul salvează informații despre cine a făcut acele sau alte modificări la card, care servește ca analog la lista din registru atunci când primești o copie pe hârtie a documentului contabil.
Fără raportare - nicăieri
Contabilitatea operațiunilor de depozit presupune monitorizarea zilnică a soldurilor stocurilor deținute de întreprindere. În fiecare lună, persoana responsabilă pentru depozit, analizând documentația inițială, pregătește un raport pentru șeful întreprinderii. Raportul este trimis departamentului de contabilitate, fiind copiat cu documentație care reflectă primirea, pierderea valorilor.
Raportul trebuie să reflecte astfel de materiale, produse, cantități, a căror compoziție s-a modificat în perioada de raportare. La începutul fiecărei luni, se întocmește un raport separat, indicând în el cât de mari sunt soldurile pentru diverse poziții la dispoziția întreprinderii. Documentația principală a companiei servește ca bază pentru fixarea sosirii valorilor, a plecării. Pe baza acestor date, pregătiți un cod și solduri care să reflecte starea companiei la sfârșitul lunii. Informațiile indicate în declarații trebuie să fie similare cu cele prezente în sistemul de contabilitate a depozitului și în cardurile de poziție.
Cazuri speciale
În unele cazuri, contabilitatea operațiunilor de depozit se realizează pe categorii generale. De exemplu, dacă o companie are o linie de producție care permite repararea mașinilor, atunci contabilizarea tuturor pieselor de schimb mici poate fi considerată imposibilă. În acest caz, puteți introduce o categorie generală - de exemplu, „piese de schimb pentru mașini de frezat”. Acest lucru ajută la prelucrarea datelor să consume mai puțin forță de muncă și să consume mult timp. Contabilitatea se realizează în termeni totali, numele individuale ale valorilor nu apar în ea.
Unele companii au medicamente în stoc. În acest caz, contabilitatea operațiunilor de depozit este configurată astfel încât să știe întotdeauna cantitatea totală, dar nu să enumere anumite elemente. Cardurile speciale trebuie să fie completate numai pe medicamentele care conțin alcool sau substanțe toxice. Raportarea medicamentelor este atribuită medicilor, medicilor veterinari ai întreprinderii. Personal fac liste, care sunt apoi trimise contabililor.
Depozitare și logistică
Depozite diferite efectuează operațiuni diferite: acest lucru este determinat de specificul unei anumite organizații. În consecință, acest lucru determină tipurile de operațiuni de depozitare solicitate de companie. Cel mai mare număr de depozite din țara noastră este acum companiile de vânzare cu amănuntul, cu ridicata, cu servicii. Având în vedere activitatea companiilor angro, putem distinge următoarele operațiuni de depozitare:
- descărcarea autoturismelor cu mărfuri;
- acceptarea adusului;
- mutarea obiectelor în depozit;
- plasarea mărfurilor în secțiunile rezervate pentru aceasta;
- selectarea valorilor;
- personal;
- încărcare.
În general, acest lucru poate fi descris prin termenul „logistică”. În cazul nostru, logistica descrie încărcarea și descărcarea obiectelor de valoare.
Și cum lucrăm?
Caracteristica operațiunilor de depozitare de încărcare și descărcare depinde de ce fel de marfă trebuie să lucrați, cu ce fel de transport să serviți. O influență puternică asupra lucrării o are nivelul de mecanizare al celor mai simple procese.Acceptarea mărfurilor după calitate este unul dintre cele mai importante momente ale întregului complex legat de primirea pozițiilor la depozit.
Cum se decide exact controlul fluxurilor de active materiale, prin analizarea informațiilor despre cantitatea și calitatea pozițiilor din depozit. Practica arată că de multe ori în sistemele de contabilitate datele sunt incorecte, incomplete, ceea ce duce la erori manageriale și pierderi pentru companie. Operațiunile tehnologice care apar în timpul logisticii mărfurilor sunt asociate cu modificări neplanificate de cantitate și calitate. Marfurile pot fi furate, deteriorate, pierdute, există conceptul de „declin în exces”. Personalul poate face o greșeală, formează loturi incorect, livrează mărfuri incorect. Toate acestea duc la lipsuri, re-gradare, exces de volum.
Atunci când acceptați mărfurile, este foarte important să evaluați cu atenție solicitantul, comparând regulat valorile cu lista declarată. Prin urmare, pentru orice poziție, documentele însoțitoare ar trebui emise, de regulă, facturi. Documentarea fiecărei etape este cea mai eficientă metodă de obținere a datelor exacte privind poziția stocului.
Datele trebuie să fie la zi!
Cu toate acestea, este important să nu înregistrați corect toate pozițiile primite de companie. Este necesară introducerea unui sistem de contabilitate pentru operațiunile din depozit, care va menține baza de date relevantă în orice moment. Și aici cele mai moderne soluții tehnologice ajung la salvare. Acesta este un software specializat conceput special pentru depozite. Un exemplu tipic este un produs al companiei 1C, așa-numitul „Depozit”. Utilizarea unui astfel de software poate reduce la minimum erorile asociate cu pierderea informațiilor, precum și reduce factorul uman.
Pentru ca datele să fie cât mai precise și să reflecte situația reală în depozit în orice moment, trebuie să introduceți un sistem de control al mișcării valorilor care să reflecte orice mișcare. Toți pașii - de la sursă la consumator - trebuie să își găsească locul în documentația internă a companiei. Doar un astfel de control total poate oferi un nivel ridicat de fiabilitate a datelor utilizate pentru deciziile de management.
Depozităm și luăm
Mărfurile preluate de la furnizor în depozit sunt plasate într-o zonă destinată depozitării regulate. În cazul în care mărfurile au ajuns în containere sau sunt mărfuri, acestea pot fi stivuite. O opțiune convenabilă este instalarea rafturilor. Cu toate acestea, valorile nu pot rămâne pentru totdeauna acolo, așa că mai devreme sau mai târziu vine momentul următoarei operațiuni de depozitare - selectarea poziției stocate. Acest lucru se poate face fie ca parte a unui pachet, fie ca un întreg.
Se recomandă mecanizarea operațiunii, dacă este posibil, dar acest lucru nu este întotdeauna posibil și nu orice întreprindere are fonduri suficiente pentru a achiziționa utilajele necesare. Selecția se distinge folosind tehnici de mecanizare la scară mică și mecanizate complet.
Depozitele sunt mecanizate în grade diferite, pe baza acestei distincții: statistică, dinamică de mare altitudine. În primul caz, există rafturi pe care se deplasează angajatul care selectează celulele. De regulă, el funcționează ca stivuitor: captează pachetul de marfă dorit, îl scoate, îl deplasează pe o platformă în mișcare și îl livrează la selector. Dacă nu aveți nevoie de întregul pachet, atunci se ia cantitatea necesară de poziție, iar restul este returnat în rack.
Dar cele dinamice de mare altitudine sunt cele în care funcționează ascensoarele automate. Acestea direcționează pachetele de marfă către selector și le returnează celulelor. Mecanismele sunt echipate cu furci pentru a ajuta la ridicarea obiectului dorit. Dacă selectorul are nevoie doar de o parte din conținutul pachetului de marfă, restul este trimis celulei de stocare.
Ajungem la o concluzie logică
Operațiunile de depozit asociate cu logistica mărfurilor, direcția valorilor către cumpărător este finalizată. Aceasta are loc pe un site destinat încărcării pozițiilor.Pentru ca depozitul să funcționeze fără probleme, este important să controlați două puncte:
- comoditatea și utilizarea eficientă a spațiului;
- documentarea fiecărei etape de lucru.
Documentarea, după cum am menționat anterior, este cea mai eficientă folosind baze de date electronice. Dacă compania este mică, nu este necesară nici măcar să instalați software special, puteți dezvolta o bază simplă pentru a înregistra singur circulația mărfurilor.
În ceea ce privește eficiența utilizării zonelor la dispoziția companiei, acestea sunt ghidate de cerințele:
- fiecare centimetru pătrat ar trebui să fie benefic;
- culoarul trebuie să fie lat;
- pasarele centrale necesare;
- site-urile pentru acceptare sunt organizate unde sosesc mărfurile;
- Zonele de transport sunt echipate de unde sunt trimise articolele;
- locurile de muncă ar trebui să fie în siguranță;
- fluxurile de marfă trebuie distribuite astfel încât să nu existe mișcări.
inventar
Poate că inventarul este o astfel de operație în depozit, ceea ce este cel mai îngrijorător atât pentru personalul liniar, cât și pentru manageri. Este destul de complex, deoarece implică o cantitate mare de muncă și, de multe ori, provoacă și situații de conflict. Le puteți evita dacă reușiți să configurați fluxul de lucru în mod impecabil. Cu toate acestea, în realitățile afacerilor moderne este foarte dificil.
Inventarul presupune studiul reziduurilor libere, evaluarea lor, identificarea locației. Există câteva etape principale ale evenimentului. Puteți minimiza probabilitatea unei erori dacă, până la începutul inventarului, veți scăpa complet de rezervele companiei.
Inventarul are următoarea secvență:
- formați o rezervă goală;
- Creați o achiziție planificată goală
- adăugați la rezervă toate pozițiile disponibile în soldul gratuit;
- valorile necontractate sunt incluse în achiziția planificată;
- mărfurile în rezervă gratuită sunt considerate lipsă și incluse într-o listă specială.
Rezultatul acestei secvențe oferă:
- sold liber liber;
- rezervă pozitivă, inclusiv toate pozițiile corespunzătoare;
- liste cu valori lipsă;
- Achiziții planificate, inclusiv tot ceea ce s-a dovedit a fi fără cont
Ca urmare a inventarului, valorile lipsă sunt de obicei scrise, o rezervă pozitivă este transformată în sold liber. În cele din urmă, achiziția planificată este achiziționată.
Pentru a rezuma
Contabilitatea operațiunilor de depozit din orice companie modernă care dorește să reușească și să evite pierderile ar trebui să se bazeze pe specificul companiei, pe sfera de aplicare și pe caracteristicile mărfurilor cu care este necesar să interacționezi. Este important să documentați toate procesele de lucru din depozit pentru a evita situațiile de conflict neplăcute.
Contabilitatea corectă și corectă a operațiunilor de depozit permite atât angajaților, cât și managerilor companiei să aibă acces rapid la informații despre starea actuală a companiei. Pe baza acestor date, conducerea poate lua decizii corecte de management. O schemă de contabilitate bine ajustată ajută nu numai la eliminarea unei erori în monitorizarea activității companiei, ci și la minimizarea pierderilor, la eficientizarea activității organizației și la eliminarea probabilității de furt și necinste.