Companiile trebuie să țină seama de cât timp lucrează efectiv toți angajații întreprinderii în timpul zilei sau în schimbul de lucru. Aceasta necesită menținerea unei fișe de timp pentru angajați. Acest document este pregătit într-o formă specială. Fiecare companie și întreprinzător individual trebuie să completeze această documentație. Pentru a face acest lucru, trebuie să utilizați formularele de înregistrare T-12 și T-13 elaborate de Comitetul de Statistică de Stat. Completarea fișei de timp este destul de simplă, dar pentru aceasta trebuie luate în considerare câteva reguli și cerințe, astfel încât raportul să fie corect. Din conținutul său depinde calculul corect al salariului angajaților.
Conceptul documentului
Formularul special al buletinului de raport a fost aprobat în 2004 de către Goskomstat. Gestionarea fișelor de timp în organizații este realizată de angajați ai serviciului de personal sau ai departamentului de contabilitate.
Pe baza acestei forme, conducerea întreprinderii poate efectua diferite acțiuni:
- ia în considerare toate orele lucrate de fiecare angajat al întreprinderii;
- monitorizează disciplina la locul de muncă;
- reflectă toate prezențele și absentismul angajaților;
- consemnați faptul că fiecare specialist întârzie;
- poseda informații care vă permit să determinați cât de desăvârșit a fost efectuată lucrarea de către un specialist în companie;
- utilizați aceste informații pentru salarii competente;
- introduceți date în forme statistice.
Acest document este cel mai adesea utilizat de angajații departamentului de contabilitate atunci când calculează salariul, bonusurile și indemnizațiile optime pentru alți angajați ai întreprinderii. Menținerea unei fișe de timp pentru angajați pentru serviciul de personal vă permite să controlați prezența și latența. Dacă se constată încălcări, atunci angajații relevanți ai întreprinderii sunt responsabili și se pot aplica diferite tipuri de sancțiuni disciplinare.
Nuanțele de utilizare a documentului
Codul fiscal conține informații conform cărora fiecare persoană care lucrează oficial într-o companie poate, la demitere, să solicite o foaie de timp împreună cu alte documente, care includ cartea de lucru. Aceste informații sunt indicate în art. 84.1 Cod fiscal.
Din 2013, managerii de întreprinderi pot să nu folosească formulare unificate atunci când mențin o foaie de timp pentru angajați, deoarece acestea au fost anulate. Dar, de obicei, specialiștii companiei folosesc aceste documente. Mai jos este prezentată o foaie de probă.
Este permis ca specialiștii departamentului de contabilitate sau ai departamentului de personal să efectueze în mod independent diferite modificări ale acestui document. Acestea depind de specificul întregii întreprinderi și de numărul de angajați din stat.
Forma introdusă de Goskomstat este considerată convenabilă, deci poate fi procesată și modificată cu ușurință. Adesea este folosit fără modificări.
Ce forme sunt convenabile?
Există trei forme de document care sunt considerate ușor de utilizat. Puteți face cu ușurință diverse ajustări la acestea. Alegerea depinde de direcția întreprinderii și de numărul de poziții din companie.
Menținerea unei fișe de timp poate fi realizată folosind trei formulare ca bază:
- T-13. Acest formular este de obicei utilizat de companii în care este instalat un turnichet sau un alt echipament la intrare, pe baza căruia este înregistrat automat atunci când un anumit specialist vine să lucreze.Documentația este completată atât prin metoda manuală, cât și folosind diverse programe de calculator.
- T-12. Această opțiune este o formă universală. De obicei, este completat manual de specialiștii întreprinderii. Are o secțiune suplimentară în care pot fi introduse informații despre suma de plată pentru munca prestată.
- 0504421. Acest formular este considerat specific, deoarece este utilizat doar de organizațiile bugetare. Cea mai relevantă dintre profesorii sau profesorii care lucrează în diferite instituții de învățământ.
Fiecare document are propriile sale caracteristici, de aceea este completat într-un mod specific.
Cine completează foaia de timp?
Mai exact, compania ar trebui să numească o persoană specifică responsabilă pentru menținerea fișei de timp. De obicei, pentru acest lucru este selectat un ofițer de personal sau un contabil. Pentru a face acest lucru, ar trebui emisă inițial o comandă, pe baza căreia puterile corespunzătoare sunt transferate specialistului.
Pe foaia de timp trebuie semnat de persoana responsabilă pentru menținerea fișei de timp și de șeful departamentului de personal. Nu este obligată să aloce separat o poziție pentru un astfel de angajat în companie, deoarece fiecare persoană înzestrată cu autoritatea corespunzătoare de către conducerea întreprinderii poate face față sarcinii. Obligația de a menține o foaie de timp este transferată pe baza unei comenzi. Acesta indică ce angajat al întreprinderii este responsabil pentru întreținerea acestui document.
În contractul de muncă al specialistului selectat trebuie înscrisă o clauză separată. Acesta indică faptul că un cetățean este învestit cu puteri specifice. Dacă acest proces nu este finalizat, atunci specialistul poate refuza lucrul suplimentar.
Persoana selectată pentru a menține fișa de timp trebuie să introducă informații pe parcursul întregii luni, după care documentația este transferată șefului departamentului de personal. Directorul departamentului verifică informațiile cu alte surse, apoi semnează formularul. Este apoi transferat la departamentul de contabilitate pentru a calcula salariul fiecărui angajat al întreprinderii.
Reguli de umplere
Un angajat al întreprinderii care este autorizat să completeze acest document ar trebui să înțeleagă nuanțele procesului de introducere a informațiilor. Normele pentru menținerea unei fișe de timp sunt considerate simple și de înțeles. Este recomandabil să le înțelegeți bine inițial, ceea ce va face convenabil și ușor să lucrați cu raportul. Productivitatea nu numai a serviciului de personal, dar și a departamentului de contabilitate depinde de aceasta. Pe baza datelor introduse corect, angajații departamentului de contabilitate vor putea calcula corect remunerația fiecărui angajat al întreprinderii.
Normele de bază pentru completarea unui document includ următoarele:
- de la bun început, forma actuală de menținere a unei fișe de timp este selectată corect;
- documentul este completat cu un singur exemplar;
- este permis pentru aceasta introducerea manuală a datelor sau utilizarea unui computer;
- angajatul implicat în acest proces trebuie să aibă autoritatea corespunzătoare, pentru care angajatorul emite mai întâi o comandă;
- pregătiți foaia de timp la începutul noii luni;
- informații despre numele companiei și diviziunile existente sunt introduse în pagina de titlu;
- este indicată data începerii contabilității;
- la sfârșitul lunii, data de raportare este stabilită;
- foaia principală a foii de timp este reprezentată de un tabel în care sunt introduse date despre fiecare angajat al organizației și este important să introduceți corect toate numele pentru a evita confuziile sau erorile;
- cu siguranță trebuie să fie disponibile informații de încredere despre fiecare angajat, iar numărul atribuit specialistului, care poate fi luat într-un dosar personal, este de asemenea înregistrat;
- Coloanele cu orar sunt reprezentate de zile specifice lunii;
- pe numele de familie opus, există celule în care sunt introduse informații despre toate orele lucrate sau despre ture;
- dacă există weekenduri sau sărbători, atunci aceste informații trebuie indicate cu note speciale;
- informațiile persoanei responsabile trebuie introduse zilnic, pentru care specialistul este ghidat de documente oficiale, care includ diverse comenzi, declarații, concedii medicale sau instrucțiuni ale conducerii companiei;
- dacă se înregistrează latență sau absenteism, atunci acestea sunt fixate cu coduri speciale constând din numere și litere.
Documentul este fixat cu semnătura conducătorului întreprinderii. Fără această semnătură, aceasta nu va fi considerată valabilă. Procedura de menținere a unei fișe de timp este considerată simplă, prin urmare, fiecare angajat al serviciului de personal poate face față acestui proces. Dacă sunt detectate erori sau încălcări, atunci specialistul desemnat este responsabil pentru aceste informații.
Nuanțele de introducere a informațiilor diferite
Completarea acestui document este de fapt destul de simplă. Pentru a face acest lucru, trebuie doar să înțelegeți scopul fiecărei celule. Persoanele responsabile cu autoritatea de a completa documentația ar trebui să înțeleagă bine compoziția documentului. Caracteristicile procesului de umplere includ:
- este permis să crească numărul de coloane;
- codurile de cheltuieli ale unei ore sunt afișate în partea de sus, iar partea de jos indică cât de mult a lucrat specialistul într-o anumită zi;
- fiecare angajat al organizației trebuie să aibă un număr personal în foaia de timp, care este utilizat pentru a calcula salariile și pentru a efectua alte acțiuni;
- două numere sunt atribuite lucrătorilor cu fracțiune de normă;
- este necesar să se indice atât zilele lucrate, cât și numărul de ore care au fost efectiv lucrate de un specialist în fiecare zi;
- la sfârșitul fiecărei luni, buletinul de raport este predat departamentului de personal, iar specialiștii acestui departament verifică corectitudinea pregătirii documentului și, de asemenea, se asigură că orele de muncă pierdute de angajați nu sunt absenteism;
- dacă iese vreun specialist, atunci din luna următoare numărul său nu este folosit la completarea fișei de timp;
- Indicați date despre absenteism, zile libere și, de asemenea, despre absenteism, vacanțe, călătorii de afaceri sau alte motive pentru care nu există un specialist la locul de muncă.
Dacă durata zilei de muncă este indicată în ore, atunci nu este necesar să se stabilească ore incomplete.
Specificități pentru organizațiile bugetare
Întreprinderile care sunt bugetare folosesc o formă diferită în timpul operațiunii. Se numește nr. 0504421. Această formă prezintă unele diferențe față de formularul standard T-12 sau T-13. Acest lucru se datorează faptului că reflectă toate nuanțele activității unei organizații bugetare. În tabel, puteți introduce diferite coduri care indică un weekend în timpul vacanțelor de instruire sau de studiu.
Principalele nuanțe ale menținerii unei fișe de timp pentru angajații din sectorul public includ următoarele:
- este important să includeți în pagina de titlu nu numai numele instituției, ci și codul digital alocat;
- dacă trebuie să efectuați anumite modificări ale documentului, atunci este prescris codul de corecție;
- există grafice în care trebuie să introduceți informații despre subtotale.
Când utilizați acest formular, nu este necesară înregistrarea calculelor suplimentare. La completarea unui document, se folosesc reguli standard.
Ce coduri sunt utilizate?
La completarea acestui document, trebuie să aveți informații despre codurile care trebuie introduse. Ele constau din numere și litere. Pe prima pagină a acestui raport se află o transcriere a tuturor codurilor. Adesea este necesar să introduceți coduri suplimentare, pentru care șeful întreprinderii emite o dispoziție specială pentru menținerea unei fișe de timp.
Principalele coduri utilizate pentru completarea acestei fișe de timp includ:
- durata schimbării zilei - Я01;
- munca de noapte - Н02;
- activitățile pe care angajații trebuie să le desfășoare în weekend sau sărbători - PB03;
- ore suplimentare - С04;
- trimiterea unui specialist într-o călătorie de afaceri - K06;
- înregistrarea concediului plătit obligatoriu - OT9;
- acordarea de concediu plătit specialistului - OD10;
- găsirea unei persoane în concediu medical - B19;
- înregistrarea invalidității temporare fără plată - T20.
De obicei, codurile standard introduse de lege sunt suficiente pentru a completa corect un document.
Ce greșeli sunt adesea făcute?
Există unele nereguli comune care provoacă erori semnificative în document. Acestea includ:
- sunt indicate doar inițialele angajaților și, în același timp, nu există informații despre poziția pe care o ocupă;
- Sărbătorile sunt înregistrate ca zile lucrătoare;
- în ziua de dinainte de concediu, nu se observă faptul că schimbul de lucru este redus cu o oră.
Dacă un cetățean are un loc de muncă part-time la companie, atunci trebuie acordată multă atenție duratei exacte a zilei sale de lucru. Adesea, specialiștii merg într-o călătorie de afaceri și, în astfel de condiții, se folosește pur și simplu codul K06, deci nu este necesar să indicați câte ore lucrează un angajat pe zi.
Cum se completează plata cu lucrări?
Destul de des, întreprinderile folosesc salariile forfetare, ceea ce duce la dificultăți în completarea fișei de timp. Instrucțiunile pentru menținerea unei fișe de timp pentru lucrătorii sunt următoarele:
- remunerația depinde de cantitatea de muncă prestată de un specialist;
- documentul ar trebui să țină seama de producția pentru fiecare angajat al întreprinderii;
- este permisă măsurarea forței de muncă în ore, de exemplu, este necesară în școli sau în alte instituții de învățământ, prin urmare, foaia de timp trebuie să fie scrisă în foaia de timp;
- în alte situații, se utilizează codul I01, deci nu este necesară completarea ultimei linii a acestei documentații;
- munca în sărbători este plătită separat, iar valoarea plății depinde de informațiile cuprinse în contractul colectiv.
Astfel, chiar și cu un formular de salarizare pe o bucată, completarea unei fișe de timp este destul de simplă.
Responsabilitatea pentru erori
Un specialist specific companiei este autorizat să păstreze o foaie de timp, pentru care angajatorul emite o comandă corespunzătoare. El ar trebui să înțeleagă bine modul de populare a mesei corect. Pentru a simplifica procesul, un program special este adesea folosit pentru a menține o foaie de timp. Este suficient să introduceți date relevante în liniile necesare, după care documentul este tipărit și semnat. Dacă este necesar, faceți doar diverse modificări.
Dacă erorile sunt identificate în acest document de către autoritățile de reglementare, compania va fi trasă la răspundere. Cel mai adesea, inspectorul dezvăluie că există discrepanțe în informațiile indicate în foaia de timp cu datele conținute în documentele primare. Adesea, informațiile despre salarii diferă de datele din documentația de decontare.
Dacă se constată că există încălcări, societatea este răspunzătoare din punct de vedere administrativ, prin urmare, achită o amendă de 5 mii de ruble. Dacă se evidențiază o absență completă a acestui document, amenda crește la 50 de mii de ruble, iar aceasta este percepută șefului întreprinderii în baza prevederilor art. 5.27 din Codul infracțiunilor administrative. Pentru a preveni această situație, conducerea companiei trebuie să monitorizeze corectitudinea și actualitatea întocmirii unei fișe de timp.
concluzie
Astfel, menținerea unei fișe de timp pentru angajați este obligatorie pentru fiecare organizație. Acest proces este realizat de un specialist responsabil, înzestrat cu autoritatea corespunzătoare prin emiterea unei comenzi speciale de către șeful întreprinderii.
Este important să înțelegeți regulile pentru completarea tuturor celulelor din acest document. Dacă conține erori sau lipsește complet de la companie, autoritățile de supraveghere pot răspunde din punct de vedere administrativ al companiei.Pe baza informațiilor din foaia de timp, se face calculul remunerației specialiștilor. Este optim pentru managementul documentelor să folosească programe informatice speciale care simplifică acest proces.